A principal razão para a criação do site foi a distância entre as empresa de consultoria e seu cliente. A NV tem escritórios no Rio de Janeiro e em São Paulo. “O recurso foi também foi uma maneira de diminuir os custos, automatizar o processo e aproximar as equipes. Ao realizar as reuniões via chat as pessoas precisam ser mais diretas, afirma Cláudio Margini Júnior, gerente de projetos da NV. No fim do encontro virtual, o conteúdo é gravado e guardado para futuras referências. As reuniões têm duração média de uma hora e costumam contar com a participação de até cinco pessoas. “O nível de objetivididade é bastante alto, tal que conseguimos decidir a respeito de cinco pautas por reunião”, acrescenta o executivo.
Com o uso da Internet, houve uma redução de 90% no volume de papel e uma economia de cerca de mil reais por mês com viagens. A aceitação por parte dos usuários foi boa. “Estávamos preocupados com a distância geográfica entre nós e a NV. Mas os funcionários passaram a usar o chat para esclarecer dúvidas com os analistas de São Paulo, explica Jaqueline Pereira, gerente de informática da Unimed Vitória.
O site www.unimedux-nv.com.br é dividido em duas partes. Uma pública, com informações sobre o projeto, calendário das ações e últimas notícias, e outra de acesso restrito, que contem o cronograma do projeto, questionário de avaliação, matriz de responsabilidade, atas e outros documentos. Um sistema de busca ajuda a encontrar os documentos arquivados e cada usuário tem uma caixa postal de e-mail.
Os gastos de manutenção do site são pagos pela da NV. Essa é a primeira vez que a empresa utiliza a Internet para facilitar a comunicação com seus clientes. A tecnologia foi aperfeiçoada e será aplicada em outros casos da filial Rio.
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