Escritório cria software que integra atividades de funcionários, clientes e terceiros

O avanço digital deixa suas marcas no tradicional mundo do direito. Escritórios e bancas de advogados apostam fichas para colher os benefícios da TI. Em linha com essa visão, o Manhães Moreira Advogados Associados (MMAA) procurou na tecnologia uma forma de estruturar suas operações de gestão de processos com o máximo de controle e recursos possíveis. O caminho começou a ser percorrido em 2002.

Como os softwares encontrados no mercado naquela ocasião eram considerados rígidos demais, e não atendiam totalmente as expectativas da empresa, resolveu desenvolver uma ferramenta de gestão baseada na plataforma ASP. O sistema nasceu focado em web e funciona como o ERP da empresa. Ao longo dos anos, advogados e administradores acrescentaram ?inteligência jurídica? ao software. ?Esse é um movimento constante?, comenta José Oliveira Filho, diretor de TI da MMAA, listando que hoje a tecnologia contempla módulos de agenda, documentos, contratos e de relatórios.

Cerca de 70% do sistema já foi atualizado para .NET. Além disso, com o tempo, começou-se a abrir leque e agregar serviços. Com isso, pode-se fazer conferências eletrônicas de todos os detalhes do processo, como, o de juntada de documentos e custas exigidos para a apresentação de recursos.

A ferramenta de gestão de processos integra atividades dos cerca de 120 funcionários e mais de 800 prestadores de serviços do escritório. Cada documento que chega no Manhães Moreira é digitalizado e alimenta o sistema com novas informações. Já são mais de 250 mil processos cadastrados e, no momento, a MMAA tem mais de 24 mil processos em andamento.

A tecnologia permite gerir contratos do início ao fim, de maneira integrada, facilitando a vida dos advogados, que trabalham de maneira organizada. O software calcula todos os prazos automaticamente e faz dupla checagem de cada processo, minimizando ainda mais qualquer possibilidade de erro.

Cada cliente também acessa suas pastas no sistema. Os prestadores de serviços que atuam como correspondentes em diligencia têm uma página própria para consultar o sistema via web. ?Já fizemos a pesquisa para entender como estamos em comparação com ferramentas de prateleira. Hoje conseguimos customizar da forma que queremos?, acrescenta Oliveira, citando que dois, dos quatro funcionários do departamento de TI, trabalham full time no software.

?Olhando enquanto advogado do escritório, o sistema facilita o controle de todas as atividades?, avalia Ricardo Ciconelo, um dos sócios do MMAA, listando uma série de providências que são tomadas no andamento de processos. A tecnologia faz com que pequenas tarefas, antes desencadeadas, sejam concatenadas de forma sistemática. ?Além disso, permite analisar principais aspectos e itens críticos e faz com que a gerência-geral do escritório controle níveis de trabalho dos funcionários?, acrescenta.