Dicas práticas para planejar suas atividades

Creio que muitos de vocês devem ter lido vários artigos sobre planejamento, mas será que realmente colocamos em prática? Gostaria de compartilhar algumas dicas as quais me auxiliaram a ser mais produtivo no trabalho e com isso conseguir mais tempo para se dedicar à vida social e à família.

Portanto, vamos às dicas:

1 – Realize reuniões semanais de planejamento: realize fielmente reuniões com sua equipe de trabalho semanalmente, peça para todos dedicarem a manhã toda das segundas-feiras no planejamento de suas atividades da semana. Em seguida realize a reunião onde cada integrante deverá expor seu planejamento, este é um excelente momento para promover sinergia entre o grupo, e re-priorizar e redistribuir as atividades;

2 – Gerencie as expectativas de seus stakeholders: periodicamente realize reuniões de posicionamento e prestação de contas com seus stakeholders. As atividades advindas destas reuniões são inputs muito importantes para seu planejamento. Se não for possível reuniões circule nos corredores para colher percepções e expectativas;

3 – Saiba o momento de dizer ‘não’: no dia-a-dia acabamos nos deparando com uma séria de solicitações sejam elas para participar de uma reunião ou executar alguma tarefa entre outras. Caso isso ocorra, converse com o solicitante para avaliar o grau de urgência x importância e, dependendo da avaliação, tente sensibilizá-lo que isso comprometerá seu planejamento. Este comportamento também auxiliará seus clientes internos a melhor se planejarem;

4 – Não desperdice tempo com e-mails inúteis: você já parou para pensar quanto tempo você gasta lendo e-mails? Uma pesquisa realizada pela empresa americana Cohesive Knowledge revelou que 25% do tempo gasto lendo e-mails é perdido. Priorize a leitura de e-mails direcionados diretamente para você. Se você possui um cargo gerencial, converse com sua equipe para não lhe copiarem em assuntos operacionais, se necessária sua ajuda, peça para  direcionarem o e-mail para você;

5 – Não resolva conflitos por e-mail: não é raro recebermos trocas de e-mails onda a cada rodada o número de envolvidos aumentam exponencialmente. Procure utilizar o telefone ou falar pessoalmente sobre algum assunto cujas opiniões são conflitantes, utilize o e-mail somente para formalizar o acordado;

6 – Não perca de vista os Follow-Ups: o Outlook é uma ferramenta muito eficiente para estes controles, seja criando tarefas ou marcando os e-mails que necessitam ser revisitados, revise-os diariamente.

Seguindo estas pequenas dicas tenho certeza que você perceberá que seu dia foi produtivo e suas horas de trabalho direcionadas para atividades realmente importantes.