Organizações que já partiram para projetos com base no modelo TI Bimodal devem adotar uma abordagem mais centrada no resultado dos projetos, de acordo com o Gartner. Isso deve ajudar as empresas a gerenciar as diferentes necessidades de uma TI tradicional (modo 1) e uma mais ágil (modo 2).
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Donna Fitzgerald, vice-presidente de pesquisas do Gartner, acredita que as áreas de project management organization (PMO) e gerenciamento de aplicações estão sendo desafiadas a adaptar seus processos de governança para lidar com o novo cenário. Mas o foco no resultado e o valor do projeto vão preencher a lacuna entre os modos 1 e 2.
O Gartner identificou três melhores práticas para permitir que PMOs façam a gestão de qualquer tipo de projeto de TI. Veja abaixo:
1. Use uma abordagem simples para determinar qual modo faz sentido para um projeto
Determinar qual modo usar em um projeto muitas vezes tem mais a ver com a cultura da empresa do que qualquer outra coisa. Donna relata que enquanto o modo 2 pode ser aplicado a qualquer tipo de novo projeto, o Gartner recomenda considerar o modo 1 para sistemas de registro e o 2 para sistemas de diferenciação, ou inovação.
O que isso significa? Um sistema de registro é o sistema central que uma organização usa para executar o seu negócio, como aplicações financeiras ou e-mail. Ele é vital para as operações, mas não gera qualquer vantagem competitiva. Por isso, eles podem seguir o modo 1, o tradicional.
Enquanto isso, sistemas de diferenciação geralmente encaixam-se no modo 2, mais ágeis, porque o valor dessas tecnologias reside no fornecimento de capacidades que os concorrentes não têm. Sistemas de inovação essencialmente são experimentos.
2. Defina o resultado de negócios à medida que obtém sucesso no projeto
Parte do problema para determinar como medir o valor de um projeto no modo 2 está na forma como é medido o projeto no modo 1. Com um típico projeto no modo 1, por exemplo, a área vendas pode solicitar a implementação de um sistema de gestão de relacionamento com o cliente, com um benefício final de aumento da receita. Caso a demanda seja aprovada, TI trabalharia com a equipe de vendas para estabelecer exatamente os aspectos do sistema, suas capacidades, seus resultados etc.
Projetos no modo 2, no entanto, são exploratórios e podem não ter uma lista óbvia de capacidades que permitam definir seu sucesso desde o início. Em vez disso, o Gartner recomenda a identificação de um resultado de negócios específico, como, “melhorar a conversão de chumbo X por cento com base em uma melhor segmentação de campanhas de marketing”, e concordar com isso – tudo antes do início do projeto. Donna assinala que esse cenário funciona bem em ambos os modos de projetos, porque o resultado define o escopo, e o cumprimento do escopo determina a conclusão, em vez de apenas depender de completar uma lista de requisitos.
3. Separe claramente o portfólio e o projeto de governança para facilitar a governança Bimodal
A última área na qual os PMOs observam desafios é como garantir uma abordagem consistente para o projeto. Donna acredita que aqui é preciso fazer com que as pessoas que participam do projeto tenham um sentimento de dono. Eles precisam ter responsabilidades para fazer as coisas acontecerem.
Independentemente do modo, lembra a analista, o PMO suporta a governança por meio de relatórios sobre os progressos em direção à entrega bem-sucedida. Esse critério, lembra, continua a ser o mesmo se o projeto está substituindo um sistema financeiro central de registro, ou construindo um aplicativo móvel que permite que os consumidores comprem bens da empresa. Ele garante uma abordagem consistente em todos os modos, finaliza.