Terceirização da modelagem de processos: é a melhor prática?

Com o crescimento dos projetos de Gestão de Processos, associado ao reconhecimento das vantagens proporcionadas pelo BPM (Business Process Management), os trabalhos demandados internamente aos Centros de Excelência em Processos têm crescido exponencialmente.

Mediante este cenário, muitos Centros de Excelência (CoE) não possuem  recursos suficientes para atender às demandas de modelagem, análise e redesenho de processos das áreas. Por esse motivo, uma das soluções adotadas têm sido a terceirização destes serviços, devidamente coordenados pelo Centro de Excelência, de forma a garantir os padrões e metodologia BPM adotado.

Em alguns casos, a organização sequer dispõe de pessoas internamente dedicadas à disciplina de BPM, por isso optam pela contratação de consultorias especializadas para realizar toda modelagem e redesenho de processos, além da definição de métodos e padrões.

Porém, é importante ter em mente que há risco associado às opções de terceirização. Os processos representam toda operação de uma organização. A prática de Gestão de Processos precisa ser adotada pelas pessoas de dentro da empresa, preferencialmente pelos donos dos processos. Repassar as práticas de BPM para projetos executados por agentes externos pode incorrer nos seguintes riscos:

– Risco da equipe interna não absorver conhecimentos em metodologia BPM: as técnicas de modelagem, análise e otimização de processos são amadurecidas enquanto a equipe executa o projeto. Ao terceirizar todas estas atividades, as pessoas da organização passam a gerenciar o contrato e perdem oportunidade de desenvolver qualificações técnicas necessárias para a continuidade de BPM.

– Risco da descontinuidade nas práticas de BPM após o término do projeto: a Gestão de Processos deve ser incorporada à organização como prática de gestão. Os processos continuarão a existir, com ou sem pessoas dedicadas a pensar em oportunidades de melhorias e weak points. Se as iniciativas relacionadas aos Processos só existirem enquanto houver o projeto, a organização não terá adotado o BPM como prática contínua, mas sim terá utilizado técnicas de BPM para atingimento do objetivo de um projeto, realidades totalmente diferentes.

Institucionalizar o escritório de processos é uma ação importante para manter os investimentos já iniciados em um projeto BPM. Entretanto, se a equipe do escritório não efetivamente arregaçar as mangas e trazer a prática de processos para a gestão da empresa, ainda haverá uma exposição perigosa aos riscos supracitados.

É sempre importante que a organização compreenda que a implantação de iniciativas BPM pode iniciar como projetos, mas após seu término, devem ser incorporadas como rotinas da organização. Os processos são ativos da própria empresa, portanto devem ser gerenciados por ela. Isso significa, por exemplo, que os profissionais da própria companhia devem refletir sobre a governança e melhoria de seus processos, e não depender de projetos onde consultores externos apontem estas melhorias.

* Nilson Yoshihara é consultor de PreSales da Software AG