Simplificando rotinas fiscais: tecnologia como meio para automatizar e integrar

Não são poucos os desafios que marcam as rotinas fiscais. No Brasil, esse cenário é intensificado por um modelo tributário extremamente volátil, que historicamente, motiva análises e questionamentos sobre sua aderência entre o meio empresarial. Fato é que, hoje, apesar dos debates voltados para a reforma tributária e a simplificação do ambiente fiscal brasileiro, ainda é necessário que empresas se movimentem para sustentar uma relação de conformidade com órgãos fiscalizatórios, mantendo as obrigações em dia e recolhendo os impostos de forma devida.

O que muitos deixam passar, entretanto, é como a infraestrutura adotada pelas organizações no âmbito fiscal tem influência sobre o bom funcionamento da gestão tributária. Dentro de um contexto em que todos os processos são apoiados por ferramentas manuais, há, naturalmente, uma propensão maior à ocorrência de erros, seja na execução de cálculos complexos, no processamento de um volume elevado de informações ou na própria comunicação de ordem fiscal.

Nesse sentido, as consequências mostram-se inestimáveis. A longo prazo, uma cadeia de erros no departamento tributário pode colocar a empresa em uma situação regulatória prejudicial, sob o custo de multas e litígios, além, vale mencionar, dos danos provocados à reputação da marca no mercado. Mais do que nunca, é preciso discutir como a tecnologia pode reverter o jogo, mesmo para companhias com pouca ou quase nenhuma intimidade com o universo tributário. 

Automatização é caminho para eficiência

Para além de aspectos informacionais, o caminho da automatização é uma opção para gestores compromissados com a eficiência na área fiscal. Tarefas tributárias demandam tempo, e se designadas para profissionais, podem culminar em uma rotina de trabalho exaustiva, morosa e desagregadora para colaboradores que deveriam assumir funções mais estratégicas e subjetivas. Com o desperdício de recursos – e do próprio capital humano –, acompanhar e implementar mudanças fiscais torna-se uma atividade hercúlea, contribuindo para a falta de controle e a ausência de um planejamento tributário realmente efetivo.

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Com a automatização da rotina fiscal, essas tarefas mencionadas ficam a cargo de uma solução especializada, que por sua vez, concede um novo ritmo produtivo para etapas como a coleta de dados, o preenchimento de formulários e até mesmo o cálculo tributário. Pelo alto grau de confiabilidade e sistemas que asseguram a precisão dos procedimentos, os erros são reduzidos, oferecendo ganhos de conformidade e estabelecendo um espaço de harmonia com as regras fiscais.

Na linha de frente de plataformas cujo propósito é reformular a área tributária, algumas funcionalidades e diferenciais merecem destaque, como a parametrização adequada para a tributação, ferramentas de captura, validação e manifestação de documentos eletrônicos (DF-e), bem como soluções voltadas para o cálculo de tributo (motor de cálculo) e precificação (Tax Pricing e comparativo de compras).

Uma rotina fiscal dinâmica (e integrada)

Agora, com um plano de fundo de economia de tempo, inteligência fiscal e um setor tributário amadurecido em termos operacionais, é importante considerar se a plataforma escolhida dialoga com outros sistemas de gestão adotados internamente. Isso implica, na prática, em uma visão abrangente sobre os impactos tributários para a realidade empresarial como um todo, possibilitando que as estratégias conduzidas a nível tributário estejam alinhadas com objetivos de competitividade e expansão mercadológica.

Em suma, a busca por uma ferramenta que simplifique e automatize o departamento fiscal é mais do que justificada. Mas isso não significa que essa escolha não precise ser criteriosa, passando por funcionalidades e diferenciais que, se somados, podem, de certo, reformular o dia a dia tributário, convertendo os benefícios citados em mudanças reais. O resultado é uma empresa capaz de controlar suas atividades fiscais e descomplicar um segmento essencial para a saúde financeira do negócio.

*Karen Semeone é gerente tributária da Systax e advogada especialista em impostos

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