A Santos Energia deu um passo para atualizar sua operação e elevar a agilidade de resposta às demandas de negócio. Com atuação no setor de energia, a companhia é uma holding cujo único acionista é o Banco Santander Brasil. Como a instituição realiza pesados investimentos nas operações da Santos, é necessário que a empresa preste contas ao seu acionista de forma segura e rápida. Para isso, a holding optou pela utilização da solução Dealspace, da Intralinks.
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A empresa vinha encontrando dificuldades para enviar aos acionistas informações primordiais para análise dos investimentos, porque o padrão de segurança do banco adota medidas de segurança extremamente rígidas para todas as operações em que estão envolvidos, seja com pessoas físicas ou jurídicas. Com isso, foi necessário encontrar uma forma de enviar contratos, documentos com um tamanho elevado e outras informações relevantes de uma forma que atendesse aos padrões de seguranças tanto da Santos Eólica quanto do Santander.
Segundo o diretor financeiro da companhia, Haroldo Maia, foram feitas pesquisas de mercado para encontrar uma solução que atendesse às necessidades da empresa.
“Após algumas análises, decidimos utilizar a solução Dealspace por contemplar todas as nossas demandas, além de já utilizada pela matriz do Santander na Espanha, o que acabou facilitando a implementação”, relatou Maia.
A ferramenta opera através de uma interface simples. A partir do momento da contratação da empresa, é disponibilizado um aplicativo via internet, onde são criados usuários individuais para cada um dos funcionários e acionistas. A partir da criação dos perfis, é possível começar a fazer o upload de informações e documentos, que podem ser baixados de qualquer lugar.
“Nós já estamos em fase final de implantação e nossa expectativa é operar normalmente em agosto. Já passamos por três due diligences do banco, tanto da unidade brasileira quanto da sede, em Madri, e todas foram atendidas da melhor forma possível, num tempo bastante rápido”, explicou o executivo. Ele contabiliza também alguns retornos positivos das equipes, sobre a velocidade de análise de números enviados pela empresa, além de relatórios detalhados. “Com a adoção do Dealspace, os investidores tiveram reforçada a confiança na administração dos recursos e sentiram o especial valor dado pela Santos Energia à gestão transparente do negócio, que envolve recursos da ordem de R$ 300 milhões”, detalhou.
Apesar de não detalhar quanto foi investido para a implementação, Maia ressaltou que, além dos resultados operacionais da solução, a implementação também trouxe uma redução significativa no gasto com impressão de papéis e envio de documentação, visto que todos os relatórios precisavam ser impressos e enviados para as sedes do Santander em São Paulo e em Madri.
“A redução trazida no envio de documentos físicos foi significativa, se levar em consideração que hoje o sistema é responsável pelo tráfego de mais de 15 mil documentos mensalmente. São pilhas e pilhas de documentos que passaram a ser digitalizados, trazendo mais organização e controle para todos os envolvidos”, finalizou Maia.