Reuniões desnecessárias drenam a produtividade dos funcionários, diz relatório

As organizações estão chegando a um ponto crítico quando se trata de produtividade no local de trabalho, com um grande número de funcionários dizendo que muito de seu tempo ainda é gasto em reuniões de “trabalho sobre o trabalho” em vez do trabalho estratégico e qualificado para o qual foram contratados, de acordo com o último relatório da Asana, o índice global Anatomy of Work.

O relatório inclui resultados de uma pesquisa com 9.615 trabalhadores do conhecimento – geralmente definidos como funcionários cujos trabalhos envolvem principalmente adquirir e usar informações de maneira criativa – nos Estados Unidos, Reino Unido, Austrália, França, Alemanha e Japão, e procura descobrir algumas das maiores barreiras que enfrentam atualmente no local de trabalho.

Em média, os entrevistados disseram que o trabalho sobre o trabalho ocupa 58% de sua jornada de trabalho, com o trabalho qualificado ocupando 33% e o trabalho estratégico apenas 9%.

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Trabalho sobre o trabalho, de acordo com a Asana, são todas as atividades que você realiza ao longo do dia que não são o trabalho qualificado real para o qual você foi contratado, como análise de marketing ou codificação. Em vez disso, são as tarefas mundanas que a maioria das pessoas assume que vêm com o trabalho.

A maior perda de tempo continua sendo as reuniões desnecessárias – 3,6 horas por semana para os cargos de liderança sênior e 2,8 horas por semana para os trabalhadores do conhecimento – um número que cresceu desde o relatório do ano passado. Os executivos também tinham 30% mais chances de perder prazos do que o trabalhador médio por causa de muitas videochamadas ou reuniões.

Além disso, não apenas os funcionários agora estão participando de mais reuniões, mas essas reuniões também estão ficando mais longas. A pesquisa constatou que, em geral, mais tempo é gasto em áudio, vídeo e reuniões presenciais do que há um ano, com 32% dos trabalhadores do conhecimento dizendo que as videochamadas estão consumindo mais tempo e 22% dizendo o mesmo para as chamadas de áudio.

Os profissionais do conhecimento pesquisados para o relatório também estimam que 4,9 horas por semana seriam economizadas se sua empresa tivesse processos aprimorados, como o uso simplificado de aplicativos. A pesquisa descobriu que o número médio de aplicativos usados no trabalho é de 8,8 para trabalhadores do conhecimento e 10 para aqueles em nível de diretoria ou superior.

Colaboração continua a ser a chave para aumentar a produtividade e o crescimento

Embora as reuniões desnecessárias afetem negativamente os trabalhadores do conhecimento, ter uma estratégia eficaz de colaboração cruzada oferece benefícios claros para as organizações e os trabalhadores, com o relatório mostrando que as empresas que priorizam a colaboração têm maior probabilidade de crescer e ter níveis mais altos de produtividade.

A pesquisa constatou que entre os funcionários do que a Asana chama de organizações colaborativas, 92% disseram que seu trabalho tinha valor, em comparação com apenas 50% dos trabalhadores de empresas com práticas colaborativas fracas.

Além disso, 79% dos trabalhadores em organizações colaborativas disseram que se sentem bem preparados para responder aos desafios, enquanto 87% disseram que sua organização é capaz de atender às expectativas dos clientes. Em comparação, para funcionários de organizações não colaborativas, esses números são de 20% e 37%, respectivamente.

Dado o clima macroeconômico atual, o crescimento é um item importante na agenda das empresas e o relatório mostrou que as organizações que possuem estratégias de colaboração eficazes têm maior probabilidade de crescer do que aquelas que não têm – 55% em comparação com 25%.

As organizações colaborativas também podem se beneficiar de níveis mais altos de retenção, especialmente se os funcionários receberem metas claras e conectadas que estejam vinculadas aos objetivos abrangentes da empresa. O relatório mostrou que 87% dos trabalhadores com metas claras disseram que poderiam se ver trabalhando em sua empresa atual no próximo ano – mais do que o dobro daqueles que disseram que sua empresa não tinha nenhuma.

A atual incerteza econômica exigiu que as empresas repensassem como as equipes colaboram para gerar maior eficiência e crescimento, disse Anne Raimondi, Diretora de Operações da Asana, em comentários publicados em anexo ao relatório. “Os líderes têm um impacto descomunal na criação de maneiras mais inteligentes e produtivas para suas equipes colaborarem. Em vez de adicionar reuniões e aplicativos a funcionários já sobrecarregados, eles podem optar por inovar e criar modos intencionais e assíncronos de colaboração e inovação, aproveitando ao máximo o tempo e o talento de seus funcionários e oferecendo melhores resultados para seus clientes”, disse ela.