Migração do Office 2003 para o 2010 exige cuidados

Atualizar todas as instalações com Microsoft Office em uma
empresa pode ser tarefa intimidadora, principalmente se os colaboradores
ainda usam a versão 2003 da suíte de produtividade. O temor predominante nas
corporações é referente à compatibilidade entre os formatos. Na mente dos
executivos passam cenários de queda dos serviços e de indisponibilidade.

Mas, em um relatório apresentado pela Forrester e
intitulado “Armadilhas a evitar na migração para o Office 2010”, os
pesquisadores Phillipp Karcher, Steven Powers, Christopher Voce e Joseph Dang,
mencionam a adoção em larga escala do Windows 7 e o aumento nas atualizações de
hardwares como fatores que devem puxar a adesão ao pacote Office 2010.

As recomendações para realizar tal migração de forma segura
incluem “uma boa dose de planejamento, investimento considerável, capacitação
de usuários e todas as precauções para prevenir eventuais riscos”.

Na avaliação da Forrester, empresas que recentemente
adotaram o pacote do Office 2007 deverão realizar a
adoção do 2010 mais para frente. Mas, para organizações que não deram o passo do XP para o Windows
Vista, nem rodam a versão 2007 da família Office, 2011 é definitivamente o ano
da atualização.

Na planilha de cálculos da Forrester está a previsão de um aumento
da ordem de 7% em aquisição de softwares para 2011. Nas previsões
da Gartner, outra respeitada instituição de pesquisas, esse número fica na casa
dos 7,5 pontos porcentuais, 1,4% mais que em 2010.

Apesar dos departamentos de TI atravessarem épocas de
orçamentos um pouco mais generosos, o processo de atualização entre as suítes de
produtividade da Microsoft andam a passos lentos. Toda operação implica em
migração de volumes de arquivos, ensaios com os aplicativos e em capacitação
dos usuários. Nesse panorama escondem-se armadilhas. Conheceremos quatro delas.

Ignorar o fator incompatibilidade
No relatório, a Forrester esclarece que o maior causador de
queda nos serviços é a incompatibilidade entre aplicativos e arquivos. É onde devem
ser concentrados os esforços e o planejamento. Os pontos mais críticos são a
falta de suporte ao VBA (Visual Basic para Aplicativos), sintaxes, comandos
escondidos, atalhos de arquivo quebrados, nomes de arquivo inválidos e
incompatibilidade de sistemas 64 bits.

Como se essas questões não bastassem, elas são
aumentadas nos processo Sde migração entre os pacotes 2003 e 2010. De acordo com
o estudo da Forrester, as empresas são orientadas a abordar seriamente
eventuais problemas de compatibilidade, que podem ocorrer com os arquivos e
modelos de documentos circulantes na rede. Avaliar a integração do Office 2010
com outros aplicativos normalmente usados na corporação é outra sugestão dada
pela Forrester.

Há várias ferramentas desenvolvidas pela Microsoft e
outras empresas para dar conta da verificação e da atualização dos pacotes necessários
para uma integração bem-sucedida. Contudo, a Forrester alerta que optar por um
produto de terceiros irá vincular as empresas aos softwares oferecidos.

Deixar o usuário às escuras
A atualização do Office 2003 para o 2010 é acompanhada por
uma curva de aprendizado imposta pela presença do Ribbon (barra de ferramentas
padrão) de toda suíte de aplicativos. Para a Forrester, é o momento propício
das organizações capacitarem os help desks para gerenciar o treinamento essencial, sem obrigar os usuários a descobrir sozinhos como realizar determinadas
tarefas no Office 2010.

Uma opção para tal é consolidar as perguntas mais frequentes
em um documento disponível junto à TI. De acordo com experiências anteriores,
cada usuário necessita de aproximadamente 45 minutos de instrução para cada
aplicativo da suíte da Microsoft. Depois do treinamento básico,
vale providenciar material de referência e dar condição aos usuários que se
acostumem com o sistema. Pode ser necessário providenciar aulas adicionais e
cursos virtuais.

Dadas as condições necessárias, os usuários se acostumam ao
Ribbon em questão de poucos dias. O quadro muda no caso de usuários avançados. A
esses cabe “desaprender” o que estão acostumados a manipular; não raramente
esses usuários levam semanas para voltar ao nível de domínio anterior.

Apostar em uso otimizado
É correto afirmar que vários recursos do Office 2010 podem
incrementar o ritmo de trabalho e prover um rápido retorno sobre investimento.
Todavia, empresas que apostarem nessa estratégia correm um sério risco de se
frustrar.

A Forrester encoraja as equipes de TI a educar os
colaboradores da empresa no que se refere a certas facilidades apresentadas pelo
pacote da Microsoft. Entre esses recursos está a edição compartilhada e
simultânea de um documento por várias pessoas e a criação de rotinas para
execução de várias tarefas com um clique apenas.

Ignorar a importância da colaboração mútua
Empresas costumam contratar apoio por parte do desenvolvedor
de softwares para ajudar na assimilação das informações sobre o funcionamento
das soluções. Comprar ferramentas que auxiliem no aprendizado é outra atitude
sensata. Contudo, as lideranças de TI podem facilmente esquecer da outra fonte
preciosa de informações sobre o funcionamento dos softwares: os colaboradores
internos.

A Forrester recomenda que sejam criados grupos de discussão
com colaboradores e que as experiências com o Office 2010 sejam partilhadas
entre os funcionários em encontros promovidos pela empresa.

“Treinamentos são uma grande ajuda, mas é sabido que quando
uma informação flui de outro participante em um mesmo ambiente, existe maior
chance de sinergia, além do conhecimento de causa”, finaliza Karcher,
integrante da equipe que fez o relatório.