Insourcing é uma boa opção?

O movimento de ‘insourcing’ – trazer de volta para dentro da empresa
os serviços de TI que se encontravam terceirizados – pode ser visto em algumas grandes empresas. Porém, pode ser mais complicado do que a hora de
definir pela terceirização dos recursos de TI.

Trazer a estrutura
de volta para a empresa pode custar mais do que foi investido para
contratar os serviços terceirizados. Na conta final incidem taxas de
quebra de contrato, preparo das instalações para abrigar a execução dos
serviços, bens compartilhados, migração de aplicativos, capacitação de
mão de obra e outras transições, como contratação de mais profissionais e
as licenças de software.

“É imprescindível entender a lacuna existente entre o que você está
habilitado para fazer e assimilar se a empresa tem condições de
preencher o que falta”, diz Bob
Mathers, diretor da consultoria especializada em outsourcing Compass
Management Consulting.

O especialista elenca oito pontos
que precisam ser levados em conta no momento de optar pelo insourcing:

1. Objetivos
Um bom ponto de partida é definir o que se quer atingir com o
insourcing, ou seja, espera-se economia, melhores serviços, ou aumentar a
dinâmica dos processos? Definidas as respostas para esses
questionamentos é chegada a hora de avaliar a atual estrutura da
organização e de descobrir se ela possui os requerimentos necessários.

Comparar o custo total implicado na transição com o investimento
necessário para manter a terceirização é outra tarefa que deve ser
atendida. Uma boa análise da questão leva em torno de três meses e
requer dezenas de revisões.

2. Avaliação de custos
No levantamento de custos envolvidos ao reincorporar as funções
outrora terceirizadas, a honestidade e as margens de cálculo são
absolutamente críticos. Existe uma série enorme de itens na composição
do cálculo, entre eles, o quanto isso pode impactar em aumento da conta
de energia elétrica, qual o custo para compra de hardware e de software e
o investimento para capacitação de pessoal.

Questões legais devem ser igualmente apreciadas. Nesse caso entram na
conta os custos para encerrar o contrato, a renovação das licenças e os
acordos de manutenção.

“Também faz sentido pensar no investimento mensal requerido para a
manutenção dos serviços. É comum as empresas subestimarem esse valor”,
ressalta Mathers.

Pode ser especialmente complicado avaliar a capacidade dos
funcionários na empresa e quantificar os novos recursos necessários para
realocar ou contratar novos empregados.

3. Questões contratuais
Se haverá despesas com taxas de quebra de contrato, é melhor pensar
nisso. Muitos instrumentos abrigam cláusulas para a proteção das partes
em caso de quebra ou encerramento antes do previsto. A empresa
contratada pode realizar investimentos enormes para assumir algumas
tarefas e livrar-se dessas despesas contraídas é complicado.

4. Conhecimentos
Ao decidir pela terceirização, a empresa contratada e a contratante
devem reunir as equipes técnicas para definir prioridades e
requerimentos. A decisão de realizar os serviços na empresa devolve às
costas da organização o peso de definir essas questões. Provavelmente
muitos dos técnicos que estavam na empresa quando essa decidiu
terceirizar os serviços, agora estão trabalhando para essas companhias e
não é de responsabilidade da empresa contratada desenvolver uma solução
sob medida. 

Procurar alguém com profundo conhecimento da estrutura da organização
é a saída para estabelecer um bom quadro do que precisa ser feito.

5. Suporte
“Independente da estratégia adotada, é importante considerar
demandas futuras”, diz Mathers. Desenvolver uma perspectiva futura
acerca das condições financeiras e de negócios e estudar de que maneira
os serviços reintegrados vão atender à empresa nesse momento faz todo o
sentido.

6. Fonte dos problemas
Se o fator motivador para o insourcing for uma decepção com o prestador de serviços, há a necessidade de uma profunda reflexão.

“Jamais esqueça que o cliente faz as coisas serem o que são. A não
ser que você passe um bom tempo identificando onde foi que participou na
construção dessa insatisfação, corre o risco de enfrentar o mesmo
problema em pouco tempo”, sinaliza Mathers.

 7. Apoio interno
Nada é mais fatal para reintegrar processos do que a falta de
compreensão por parte de executivos em cargos de chefia na organização. O
ideal é envolver o board nas discussões sobre a manobra o quanto antes.
É fundamental garantir que os projetos em andamento não sejam afetados
pela decisão.

8. ROI
Cada serviço terceirizado envolve entre 20 e 30 variáveis. Em um
nível macro, à complexidade de realizar o insourcing devem ser integrada
a questão de quanto da estrutura da empresa foi efetivamente
transferida para o prestador de serviços. Saber, por exemplo, se a base
de dados está abrigada na empresa contratada ou nos servidores internos é
fundamental. No que se refere ao ROI, para cada processo de insourcing,
devem ser calculados até 6 meses, no caso de processos complexos, esse
prazo vai de 9 a 14 meses.