Tok&Stok opta por desenvolvimento interno

Fábio Barros

A capacidade de administrar estoques e distribuir produtos é visceral para os negócios da Tok&Stok, rede nacional de móveis e acessórios para casa e escritório. Em 1995, com 13 lojas, a empresa descobriu que a abertura de novas unidades enfrentava o obstáculo da distribuição e, assim, redefiniu sua logística. Em 2002, já com 23 lojas, a companhia detectou a necessidade de investir em sistemas de ERP e decidiu desenvolve-los internamente.

A decisão não ocorreu por acaso. Hoje a rede é formada por 24 unidades distribuídas em todo País. Cada uma recebe diariamente de cinco a seis produtos novos em suas prateleiras, contabilizando a exposição de 8 mil itens e a comercialização de mais de 500 mil unidades por mês.

Por trás dessa dinâmica de vendas e pronta retirada, existe um planejamento estratégico de logística que permite coordenar trocas de informações entre seus 600 fornecedores de pequeno e médio portes, seu único estoque de 22 mil metros quadrados em Barueri (SP), as lojas e sua loja virtual. Assim é estabelecido o fluxo de produtos de forma adequada e sincronizada com as informações de vendas em tempo real.

Tudo isso implica configurações particulares no sistema de logística e de automação de informação, que começou em 1995. Durante aquele ano, um comitê, formado pela presidência, profissionais dos departamentos de logística, produtos, sistemas de automação e uma empresa de consultoria, reuniu-se para formatar o sistema de Gestão Comercial (GC), capaz de interagir com toda a cadeia de suprimentos.

Sob controle

Neste ano o GC foi complementado pelo GCAN – Gestão Comercial nas Áreas de Negócios. Também em linguagem Oracle, o GCAN completa a integração entre as lojas, o depósito central e todos os departamentos da empresa. “Precisávamos reunir, de forma integrada, em um único sistema de informações gerenciais, os dados de todos os processos da Tok&Stok, como compras, vendas, finanças, clientes, de forma que todo esse conteúdo ficasse sob controle”, explica Nilton José Carvalho, gerente de informática da empresa.

Desde então, no momento em que é feita a digitação de um pedido de mercadorias, o depósito fica sabendo da requisição online, agilizando ainda mais a entrega de mercadorias.

Carvalho comenta que “a proposta foi desenvolver um sistema de ERP in house. O GCAN começou a ser implantado em março de 2002, substituindo o antigo sistema de frente de loja, que foi desenvolvido há treze anos em linguagem Cobol”.

Além de contemplar as operações de logística, o GCAN coloca os profissionais da empresa acessíveis aos trâmites administrativos e operacionais, permite ainda estabelecer um melhor relacionamento com o cliente e viabiliza a oferta de novos serviços e vendas através do site. Isso significa, por exemplo, ter um banco de dados atualizado de 1,3 milhão de clientes totalmente interligado à central administrativa e às 24 unidades, permitindo o reconhecimento do cliente e seu perfil de compra em qualquer loja.