O Hospital São Paulo (SP) – Hospital Universitário da Universidade São Paulo (UNIFESP) – foi além do empenho na economia de custos e buscou na tecnologia a melhoria do ambiente para seus colaboradores, com ganho de eficiência e produtividade. Essa meta transformou o principal objetivo da instituição: a assistência.
A instituição atende a todas as especialidades médicas, com área de cobertura que corresponde à região sudeste da cidade de São Paulo, além dos municípios da baixada santista, totalizando uma população de 4,5 milhões de pessoas.
Dr Nelson Akamine, diretor de Tecnologia do Hospital São Paulo
Mensalmente, são realizadas no Hospital São Paulo mais de 75 mil consultas ambulatoriais, 2,6 mil internações, 1,6 mil cirurgias, 300 mil exames laboratoriais e 30 mil atendimentos no serviço de urgência.
No front dessa estrutura de atendimento, estão profissionais de variadas áreas que necessitavam de uma solução para facilitar a comunicação e simplificar processos, integrando áreas e promovendo a metodologia de trabalho colaborativo e remota.
Tudo isso, sem a necessidade de acessar fisicamente uma rede. Essa modernização era vital para que a sinergia e a agilidade dos processos resultassem na elevação do nível de excelência em assistência à saúde da população.
Para que a atualização impactasse o menos possível, a decisão recaiu sobre o G Suite for Education, do Google por ser familiar e intuitivo. Foram aplicadas as funcionalidades básicas, entre elas, Gmail, calendário, conferência e chat (Hangouts e Meets), contatos, Google Drive e ferramentas de escritório para criação de conteúdo (documentos, planilhas, apresentação, desenhos, formulários e sites).
A implantação foi conduzida pela ilegra, empresa global de soluções de negócios e tecnologia e parceira do Google. Mas para um projeto ser bem-sucedido, é vital uma parceria de colaboração e sensibilidade, em que a tecnologia não é a única protagonista. “Sem o engajamento das pessoas, a melhor solução do mundo não trará os benefícios esperados. É no que acredita Dr. Nelson Akamine, diretor de Tecnologia do Hospital São Paulo.
No coração do projeto, portanto, bateu forte o serviço Human Change Management, da ilegra, que representou a base do sucesso do projeto, implantado em novembro de 2016 e colocado em operação em janeiro deste ano.
“Esse serviço prepara a empresa além da gestão da mudança técnica, envolvendo justo o que damos o maior valor, que são os fatores humanos para que os objetivos de negócios sejam atingidos”, destaca Akamine, acrescentando que ao preparar os colaboradores para a mudança tecnológica a ser realizada evita-se impactos negativos. “É a TI integrando pessoas ao projeto e contamos com a ilegra para essa missão.”
“Somos parceiros do Google desde 2012 e nosso foco é gerar valor aos negócios dos clientes por meio de colaboradores motivados. O resultado foi a migração de 5,5 mil usuários para a nova plataforma, dos quais cerca de 1,1 mil já estão ativos”, diz Felipe Santos, gestor de Desenvolvimento e Google, da ilegra.
Santos aponta que no Human Change Management a empresa une a experiência de comunicação com técnicas de design thinking para fazer com que os profissionais envolvidos enxerguem os ganhos com as mudanças. “Sabemos que mudanças tecnológicas causam desconforto, por isso, eles devem acontecer de maneira saudável”, ensina.
Para garantir o engajamento de todos, ele diz, foram usadas técnicas ou métodos de marketing e inovação paralelamente a um trabalho com multiplicadores preparados para auxiliar a todos e a disponibilização de um guia prático de uso.
Em uma primeira etapa, prossegue Santos, nos preocupamos em disseminar o entendimento da realidade, alinhar os variados níveis de colaboração, a área administrativa e de mídia. “Palavras, frases e cores podem retratar de maneira instantânea e intuitiva a realidade. Trabalhamos muito com isso. Trouxemos as cores do Google para as campanhas em e-mail marketing e para as peças de comunicação visual. Todas as ações foram trabalhadas em conjunto com a TI.”
“Tínhamos pouco tempo para fazer a migração, pois o nosso contrato com a antiga prestadora de serviço de e-mails estava acabando e queríamos trabalhar com as aplicações do Google. Em um processo acelerado, contamos com o apoio da ilegra, para nos mostrar o caminho, nos preparar e motivar os funcionários para a mudança”, comenta Akamine.
O diretor de Tecnologia do Hospital São Paulo ressalta que a vinda do Google facilitou os processos do dia a dia, otimizando tarefas e incentivando o trabalho colaborativo, por meio das ferramentas interativas. “Agora podemos acessar uma apresentação, planilha ou textos de forma conjunta, engajada e mais eficiente”, diz.
O executivo de TI do HSP revela que com o engajamento das pessoas nessa modernização da plataforma tecnológica o segundo passo será não somente a criação de um portal de trabalho (intranet), mas especialmente a adição de tecnologias de ponta como google glass, para aplicações de exames de Raio X, e machine learning. “Agora, o HSP está confiante na evolução.”
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