Governo baiano avança na renovação da gestão com SAP HCM

O projeto RH Bahia já é conhecido como o mais ousado e de maior porte no setor público no País em modernização de gestão de recursos humanos. Sua implementação foi concedida à Resource IT, vencedora do processo de licitação, com SAP HCM. Agora, passada a primeira fase da iniciativa, que consumirá cinco anos, o foco é a segunda etapa (em curso), não menos desafiante, com a missão de incluir mais 53 órgãos públicos e seus 150 mil servidores. A estimativa do governo baiano de finalização dessa segunda onda é início de 2018.

O objetivo do governo da Bahia é racionalizar e otimizar gastos com o funcionalismo público e, consequentemente, proporcionar mais transparência à sociedade. “O RH Bahia é uma iniciativa pioneira no Estado e ele vai muito além da modernização da folha de pagamento dos servidores, porque proporciona transparência aos gastos públicos em um momento crítico pelo qual passa o País”, diz Adriano Tambone, superintendente de Recursos Humanos da Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb).

O desafio, segundo Tambone, era modernizar o Sistema de Folha de Pagamento, que datava da década de 90. Afinal, ocupa o quarto lugar no País em valor: soma R$ 17, 2 bilhões. “Metade da receita do Estado da Bahia é gasto com a folha de pagamento. Por isso, a importância de tornar essa gestão o máximo eficiente”, reitera o superintendente.

A parceira da alemã SAP, Resource IT, comanda a adoção do SAP HCM (Human Capital Management – gestão do capital humano) na Saeb, em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado (Prodeb). A iniciativa (com go-live iniciado em janeiro de 2017), ressalta Tambone, representa o pontapé inicial para a transformação digital do setor na região, além de referência para outros órgãos públicos do País.

O projeto de modernização da gestão, quando finalizado com a “Onda 3”, irá beneficiar 61 órgãos (entre secretarias, autarquias, fundações, agências, empresas públicas e sociedades de economia mista) de 417 municípios do Estado, e seus 273 mil servidores públicos, e ainda automatizar 90% de processos de RH, em um universo de 187 fluxos de processos e 50 macroprocessos de RH. A tecnologia também vai eliminar o uso do papel em mais de 90% dos processos de RH do Estado, representando economia de R$ 4,5 milhões.

“A Bahia é pioneira nesse tipo de iniciativa no País e consumirá investimentos de R$ 38,3 milhões ao longo de cinco anos. Sem contar que o retorno desse aporte acontecerá em nove meses”, celebra Tambone, que se intitula um agente transformador por incentivar e promover a adesão em todos os órgãos envolvidos.

O superintendente ressalta que a ação promove a redução de eventuais divergências de recebimento de pagamentos, gerando informações mais confiáveis e um menor risco de fraudes para o Estado. “Somente na primeira fase do projeto, a tecnologia possibilitou o registro de zero erro em contracheques”, comemora.

Evolução da transformação

A primeira fase, iniciada em janeiro de 2017, a “Onda 1”, contemplou oito empresas públicas, 3 mil colaboradores nas categorias de Recrutamento e Seleção, Administração de Pessoal e Saúde e Segurança. Entre os benefícios proporcionados está a economia de 0,8% de economia mensal refletida em folha, o equivalente a R$ 1 milhão ao ano.

As organizações beneficiadas na “Onda 1” são Companhia Baiana de Pesquisa Mineral (CBPM), Companhia de Engenharia Hídrica e Saneamento da Bahia (CERB), Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia (Prodeb), Companhia de Transportes da Bahia (CTB), Empresa Gráfica da Bahia (Egba), Companhia de Desenvolvimento Urbano do Estado da Bahia (Conder), Bahiapesca e Companhia de Desenvolvimento e Ação Regional (CAR).

Dos 38 processos de RH, 80% já foram automatizados nessa primeira etapa, proporcionando resultados positivos e ainda a melhoria do relacionamento com os servidores por meio do Portal do Servidor – que se tornou chave para comunicação com o Estado e ferramenta vital para integração e segurança de dados.

Entre as facilidades que o portal proporciona estão solicitar inclusão de dependentes no plano de saúde, consultar contracheques, programar as próprias férias, obter informes de rendimentos e até mesmo agilizar processos de aposentadoria, que passa a ser concedida em até 15 dias e não mais em 90.

Gestão disruptiva no governo

“O projeto representa uma quebra de paradigma para todos os envolvidos. Para a Resource IT, significou grande passo na atuação em governo, ao mesmo em que registrou o pioneirismo da SAP com a solução HCM na área, desse porte, aqui no Brasil e na América Latina. E o Estado da Bahia também ganhou o selo de ineditismo nessa modernização, tornando-se, certamente, referência”, destaca Marcus Piombo, VP de Operações da Resource IT.

De acordo com o executivo, ao automatizar os processos de recursos humanos, o SAP HCM deixa livre os servidores para atividades mais estratégicas. “Isso porque a tecnologia integra todos os processos, proporcionando agilidade imediata e precisa. A unificação gera agilidade a todas as áreas de atuação da política de recursos humanos do Estado, aprimorando significativamente a gestão do gasto público.”

O SAP HCM, prossegue Piombo, traz mais segurança e confiabilidade das informações do quadro de servidores. “Evita fraudes para o Estado, promove a transparência e possibilita o acompanhamento profissional dos servidores em relação a admissões, promoções, capacitação e aposentadoria”, diz.

Outro ganho é que por meio do histórico atualizado do quadro de servidores, a gestão transformada proporciona uma visão mais ampla e assertiva para tomada de decisões estratégicas. Será possível, segundo Tambone, ter mais agilidade para identificar habilidades e competências para qualificar o servidor e direcioná-lo melhor para que atendam com mais eficiência à sociedade”.

A solução da SAP foi customizada para atender aos parâmetros da gestão do governo da Bahia, para ficar em linha com as particularidades do setor e em conformidade com a legislação. Sendo assim, foram necessárias muitas horas de trabalho para configurar e desenvolver processos sob medida. “Tivemos de envolver cerca de cem pessoas na equipe, que reuniu profissionais da Resource IT, da SAP e da Saeb”, relata Piombo.

Fato é que a adoção do SAP HCM vai proporcionar aos servidores e empregados públicos ativos, inatos e pensionistas da Bahia fácil acesso a informações, vantagens e benefícios, por meio da web. Na verdade, existirão outros ganhos, intangíveis, nessa aproximação providencial e transparente que irá encurtar sobremaneira a distância entre o governo da Bahia e os cidadãos.