Adotar ou trocar um software de gestão empresarial (ERP) traz, invariavelmente, impactos culturais, estruturais e tecnologócios em ambiente corporativo. Em maior ou menor escala, algumas companhias encaram a instalação da ferramenta como o marco de um novo ciclo de negócios, remodelando estratégias e fazendo ajustes finos em processos departamentais. Com isto, coisas que eram comuns tornam-se legados difíceis de serem carregados. Foi mais ou menos dentro deste contexto que, em 1996, uma revolução nasceu dentro da área de TI da Faber-Castell.
Até aquele ano, a subsidiária da empresa no Brasil tinha um software de gestão criado internamente e dois departamentos de tecnologia trabalhando paralelamente. Um cuidava da área de sistemas, criando soluções corporativas, e outro era responsável pela infraestrutura. Mas, em 1996, a companhia resolveu dar novo rumo à sua TI, partindo para adoção de uma plataforma distribuída e implementando o ERP da SAP, o que culminou em um projeto de 18 meses de instalação. Em julho de 1998, o software de gestão da gigante alemã começou a rodar.
Os aplicativos de apoio ao antigo sistema proprietário eram desenvolvidos internamente por especialistas em linguagem Cobol, Clipper, VB e Delphi. “Tínhamos uma miscelânea de coisas dentro da empresa”, recorda Renato Barreto de Aguiar, gerente de desenvolvimento de sistemas da Faber-Castell, salientando que isto gerava dificuldades nas manutenções das ferramentas de linguagens tão distintas.
O grande desafio do legado estava na complexidade. A opção de usar determinada plataforma de desenvolvimento para uma solução era muito conectada ao perfil do analista designado para a tarefa. A escolha, apesar de parecer boa para o momento, tornava-se um fardo a longo prazo. “O desenvolvedor virava dono do sistema”, comenta. Com o projeto do SAP concluído, os aplicativos foram conectados ao ERP e as áreas de tecnologia, reorganizadas. O time, que cuidava do desenvolvimento, passou a atender ao software de gestão e a pacotes corporativos; e o de infraestrutura foi designado a dar suporte a sistemas departamentais menores. No entanto, mesmo com esta divisão, o cenário de complexidade estava se repetindo a partir da manutenção de sistemas distintos.
Arrumando a casa
Ao perceber isto, em 2004, a Faber-Castell optou por uma nova reestruturação, centralizando os sistemas e a manutenção das soluções no time que cuidava do SAP. Três analistas da área de suporte foram migrados para a equipe de desenvolvimento, que passou a contar com 16 profissionais e a responder por todos os softwares corporativos da companhia. O gerente recorda que o período foi bastante complicado. Apesar do reforço, a carga de trabalho havia aumentado exponencialmente. “Temos um grande problema agora, mas não o queremos para sempre”, pensou Aguiar.
Nessa época, a equipe de desenvolvimento desenhou uma estratégia interna para reverter o quadro desfavorável. “Sentamos e discutimos o que era preciso para ter uma situação melhor no futuro”, revela, apontando que daí nasceu uma diretriz para resolver todos os entraves existentes e, com um número reduzido de profissionais, estabelecer um cenário desejado a longo prazo.
Estipulou-se a meta de encontrar uma plataforma única para desenvolvimento de todos os softwares, corporativos ou departamentais que fossem necessários. Mesmo que a ferramenta escolhida não resolvesse 100% das solicitações, ela deveria ser sempre a primeira opção para cobrir as demandas de sistema daquele momento em diante. “O passado está lá, mas no futuro queríamos uma solução passível de transferir conhecimentos de um analista para outro sem grandes traumas”, reflete o executivo.
Unificar a ferramenta de desenvolvimento traria ganhos como padronização, agilidade, facilidades para os analistas, simplificação e portabilidade. Os executivos de TI da Faber-Castell começaram a fazer reuniões de entendimento e avaliação de fornecedores. A conclusão pesou para o lado da GeneXus, plataforma da uruguaia Artech, que já era utilizada em algumas ocasiões desde os tempos do ERP proprietário. Aguiar conta que usuários foram visitados e discussões fomentadas dentro da equipe para compreender a aceitação. Depois disto, iniciou-se um trabalho forte de convencimento.
Estabeleceu-se, então, que o SAP deveria atender às demandas corporativas. Desta forma, o primeiro lugar onde os analistas deveriam procurar respostas era no próprio ERP. Se isso não bastasse, uma solução deveria ser buscada dentro do legado da empresa ou em sistemas de mercado. Nada disso funcionando, aí sim, abre-se a possibilidade de desenvolvimento e, neste caso, a primeira opção passou a ser o GeneXus.
Padrão
Na percepção do gerente, a Faber-Castell demanda um grande volume de desenvolvimento de software. A estratégia de adotar a plataforma vem evoluindo dentro da companhia. A resistência dos especialistas em sistemas que foram descartados, e que precisaram aprender uma nova linguagem, aos poucos foi vencida, com seis pessoas treinadas no GeneXus.
Para cada profissional capacitado gastou-se R$ 900 – configurando, de acordo com o executivo, o principal investimento na ferramenta. “Algo relativamente baixo em relação a outro tipo ferramenta”, comenta Aguiar, citando a compra de seis licenças para os desenvolvedores, “com investimento compensatório”, classifica. Da capacitação dos analistas até o início do desenvolvimento nas aplicações, a companhia precisou de apenas um mês.
Uma das principais vantagens percebidas por Aguiar é que o software da Artech trouxe boa aderência e integração com a base do SAP, não exigindo a criação de redundância na base de informações do ERP. Atualmente os sistemas entregues beneficiam de forma direta 50 usuários com acesso restrito e, indiretamente, 500 funcionários por meio da intranet. O gerente destaca que a plataforma vem sendo bastante utilizada para as demandas de recursos humanos. “A área comprou muito a idéia”, sintetiza.
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