Erros na implementação de projetos de TI são frutos de falhas na gestão

A implementação de uma grande iniciativa digital da rede de mídia britânica BBC, estruturada pelo experiente Mark Thompson, naufragou. Meses depois do erro, quando o executivo já estava à frente do The New York Times como CEO, ele veio à público se desculpar a acionistas e funcionários porque o projeto, cancelado em maio, custou US$ 170 milhões aos cofres da companhia.

Em um tempo no qual a TI é voltada sobretudo para a eficiência operacional, apoiando o negócio como um todo, o CIO ocupa posição crucial na liderança de implantação de projetos envolvendo tecnologias. Mesmo as grandes iniciativas, quando bem administradas, podem ser barradas a fim de evitar ? ou ao menos mitigar ? prejuízos de grandes cifras, como o caso da BBC.

?Mesmo que o projeto seja pequeno, sempre há planejamento. E quando dá errado, o planejamento é o grande responsável. Você pode ter falhado na metodologia, por exemplo?, pontua a CIO do Grupo ABC, Regina Pistelli. A metodologia, aliás, é tida como fundamental pela executiva para acompanhamento de qualquer implementação. ?Ela envolve cronograma, acompanhamento tanto orçamentário quanto das etapas do projeto. Envolve comunicação e envolvimento da equipe, das pessoas-chave na empresa?, enumera.

Pode parecer um tanto quanto óbvio apontar o planejamento, porém, é crucial segui-lo à risca porque imprevistos acontecem. E aí que entra a boa gestão de projetos. Em metáfora, decidir qual caminho seguir quando a estrada se dividir em uma bifurcação. ?Um dos fatores importantes da gestão de um projeto é você ter mecanismos de governança. Quando se decide por colocar no ar, tem recomendações técnicas entre outras questões. A diretoria está envolvida, o comitê de direção do projeto também, que toma decisões de seguir ou não em frente. São várias fases onde você fala ?vai? ou ?não vai??, detalha o CIO da Sodexo Brasil, Roberto Newton Carneiro.

Ele resume em duas as principais causas para um erro de projeto: partir de uma premissa de benefício errada ou superestimar benefícios, subestimando custos.  Ele mesmo já se viu na sua carreira em uma situação dessas ? um projeto, após a implantação, não trouxe imediatamente todos os benefícios esperados. Os ajustes, assim, causaram despesas adicionais. ?Ele foi implementado de maneira incompleta. Vimos que havia falhas, e não dava para desistir porque já tínhamos gastado tanto, e o projeto era importante, portanto, justificava continuar?, explica.

Culpados?

Nessas situações, quando o prejuízo é inevitável, Regina recomenda ?deixar a emoção de lado? e evitar o primeiro impulso de apontar culpados. ?Você precisa de apoio. Nesse momento, você se fechar e sair acusando, não traz apoio?, resume. Por isso, o envolvimento das diretorias no processo é crucial para as correções, quando elas são necessárias.

Carneiro, por sua vez, volta ao tema da governança. Ele acredita que quando há um mecanismo de governança bem estabelecido, não existe a figura de uma única pessoa que toma decisão, tudo é compartilhado, evitando situações de apontar culpados. ?Não é se eximir da responsabilidade. Eu, como líder do projeto, sou responsável final. E também sou responsável pela fase dois, de consertar os erros, guiar esse processo?, defende.

E, vale lembrar que, mesmo quando o projeto for da área de tecnologia, é importante o envolvimento de outros departamentos. Mais uma vez, a TI como parte estratégica do negócio se faz latente e o envolvimento de um responsável pela área a qual o projeto problemático se destina também é relevante. ?Os fornecedores de TI ?vendem? a tecnologia como se fosse algo plug and play, soluções mágicas e infalíveis. Só que não é bem assim. Cria-se uma superexpectativa de que a tecnologia é solução para todos os problemas?, critica Carneiro, que evoca também a comunicação com a organização como um todo. ?Assim como se exige do pessoal de TI que conheça do negócio, e isso é muito legitimo, a contrapartida é verdadeira também. A pessoa de negócio tem que entender de TI, minimamente?, elucida o CIO da Sodexo Brasil.