Uma verdadeira reviravolta. Assim, pode ser considerada a mudança empreendida na Cotrisoja – associação gaúcha de agricultores voltada à produção, armazenagem, transformação e comercialização de produtos agropecuários. Depois de registrar um prejuízo de 5 milhões de reais, em 2007, apenas um ano depois, a companhia já contabilizava um lucro de 6 milhões de reais. Um dos segredos para essa mudança foi a reestruturação dos processos internos, implementada com a ajuda de um novo sistema de gestão, o R/3, fornecido pela SAP.
No sistema de gestão foi investido 1 milhão de reais – 300 mil reais em licenças e 700 mil reais em serviços, prestados pela Procwork. Gilmar Wagner, gerente administrativo e financeiro da cooperativa, lembra que desse esforço conjunto resultou uma organização enxuta, com instrumentos tecnológicos confiáveis e foco no agronegócio.
“Antes do R/3, tínhamos um sistema adquirido de uma empresa local há cerca de dez anos, mas o fornecedor deixou de atualizar o produto e ele ficou tecnologicamente ultrapassado, deixando de ser confiável”, lembra. Além disso, a Cotrisoja estava com dificuldades para controlar os negócios. Os dados que estavam no sistema legado precisavam ser atualizados durante a noite e demoravam até sete dias para chegarem aos gestores. Após o diagnóstico foi planejada a revisão dos processos operacionais para melhorar a produtividade e estas mudanças só se tornaram possíveis com a implantação de um ERP confiável que trouxesse também a contribuição de melhores práticas para as nossas rotinas.
Após um período de análise dos fornecedores que durou cerca de seis meses, a empresa optou pelo sistema da SAP porque, segundo Wagner, ele atenderia a todas as necessidades da companhia, eliminando a possibilidade de novos investimentos em sistemas complementares. O projeto a consistiu na implantação dos módulos de Vendas e Distribuição, Administração de Materiais, Finanças, Controladoria e Qualidade.
O executivo lembra que a implementação do sistema trouxe melhores práticas de gestão à rotina da companhia, que passou a atualizar a movimentação financeira e o estoque em tempo real. Como anteriormente as vendas e os dados armazenados nos sistemas legados passavam sete dias sendo atualizados no estoque e no setor financeiro durante a noite, os gestores eram prejudicados com a falta de informações gerenciais precisas. “Hoje o fluxo contábil pode ser acompanhado sem interrupções e podemos assegurar nossa máxima produtividade”, ressalta.
Passados um ano e oito meses utilizando a solução, que foi implantada em sete meses, Wagner afirma que o resultado de todas as mudanças foi bastante positivo. “Do ponto de vista técnico, não temos processamento batch em nossos sistemas, o que representou redução em pessoas, horas trabalhadas e processos envolvidos” diz. Do lado gerencial, as áreas de negócio passaram a contar com informações em tempo real, acessíveis local ou remotamente.
Wagner lembra que o sistema foi integrado a outros, como folha de pagamento, vendas e cupom fiscal. “Aumentou também a integração com nossos parceiros e fornecedores. A Bayer, por exemplo, extrai informações direto de nosso sistema, assim como outros fornecedores que também utilizam o SAP”, explica.
Para este ano, as atenções da cooperativa estão voltadas para a adequação ao SPED, mas assim que for concluída, as atenções da área de TI devem se voltar para a implementação de aplicativos de BI, gerenciamento eletrônico de documentos e para a criação de um portal baseado na plataforma NetWeaver.
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