Encare gestão de projetos de forma diferenciada

Projetos de tecnologia podem construir ou destruir um negócio, o que torna gerenciamento de projetos um assunto sério. Infelizmente, a pressão pelo sucesso de tais projetos pode cegar alguns líderes de TI ou de negócios aos benefícios do fracasso. O emergente conceito de princípios lean em gerenciamento de projetos encoraja a ideia de fracasso imediato – ou seja, antes que grandes investimentos sejam realizados.

A ideia geral por trás de uma organização enxuta é a aplicação eficiente de recursos e aperfeiçoamento contínuo. Um exemplo real é a abordagem de fabricação “em tempo” da Toyota. O livro “The Lean Startup”, de Eric Ries, popularizou o conceito entre as empresas mais jovens, mas termos como “produto minimamente viável” alcançou o mundo dos negócios de forma geral, e as lições das lean startups sobre tamanho de lote, métricas e aprendizado contínuo estão começando a influenciar as principais equipes de gerenciamento de projetos e os líderes de negócios que trabalham com eles.

A abordagem enxuta (ou lean) foca no resultado completo de um projeto, incluindo se é um projeto que deve ou não ser levado a diante, além do foco tradicional do gerenciamento de projetos em controle de atividades. Muito parecido com os princípios de desenvolvimento ágil, os princípios das lean startups medem os resultados parciais e desafiam as exigências conforme necessário, como parte de um loop criação-medida-aprendizado. Uma imagem real do sucesso ou do fracasso começa a surgir – e uma imagem real de fracasso pode induzir até mesmo o mais rígido patrocinador de projeto a fazer mudanças significativas antes que as coisas saiam dos trilhos.

Por exemplo, números de uso são frequentemente expostos para mostrar que tudo deu certo com um projeto de sistema. “Eles usam o sistema; devem ter amado”, é o raciocínio. Esta métrica cresce conforme o sistema se torna mais submerso. Mas é uma “métrica de vaidade”, porque a maioria dos sistemas, conforme se estabelece, recebe mais usuários e é mais usado.

Uma métrica melhor é uma que responda à pergunta: esse projeto vai consertar o problema ou criar o resultado de negócio que esperamos? Por exemplo, clientes repetidos vêm como resultado da configuração de um novo sistema de CRM? Afinal, é para isso que os líderes do negócio financiam os projetos. É uma métrica fora do controle da TI, mas uma que importa.

Métrica como essa pode ser usada para intervenção precoce. É uma forma de saber se o projeto não terá sucesso mesmo que todas as exigências sejam cumpridas. Métrica como essa pode ajudar a modificar a abordagem de um projeto ineficaz ou cancelá-lo – de qualquer forma, a empresa se beneficia.

Um alerta: lean requer aprendizado e habilidade de dizer “Sim, estamos fracassando”. Provavelmente não vai ajudar empresas em que a cultura permite que gerentes protejam seu ego.

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