Empresa de B2B troca Microsoft por Gmail e Google Docs

“Somos early adopters”, anuncia Edouard Darbellay, diretor de tecnologia da Genexis empresa nascida em 1998 que, por meio de aplicativos espalhados em distribuidores e lojas, monitora a cadeia de suprimento e fornece informações e estatísticas às indústrias.

Até maio de 2008, o executivo passou muitas noites em claro pensando como resolver os problemas ocasionados por uma versão obsoleta do Exchange. “Teve um dia que não aguentei mais. Liguei para o meu diretor e comuniquei que iria migrar tudo para o Gmail”, recorda. Nesse instante ouviu seu chefe dizer: “Você é louco!”. O executivo pediu um instante de calma ao superior e explicou como funcionaria o processo. “Ele disse: então vamos tentar”.

As dores de cabeça do executivo passavam por um desgastante processo de gerenciamento do correio eletrônico da companhia com cerca de 55 funcionários. “Mais da metade de nosso recurso de TI era para gerenciar e-mails, fazer backup, resolver vulnerabilidades de um sistema desatualizado”, lista.

Quando calculou o total a investir em máquinas e licenças, a opção de colocar todo esse serviço nas mãos do Google pareceu a mais sensata. O CIO, então, entrou em contato com a gigante de buscas, nos Estados Unidos. A matriz norte-americana encaminhou a demanda à subsidiária brasileira para dar andamento ao processo.

A Genexis solicitou 55 licenças do Google Apps ao custo de US$ 80, por ano, para cada o usuário. Além da mudança da base de e-mails, a empresa incorporou no projeto todos aplicativos disponíveis na ferramenta como calendários e softwares de escritório, que passaram a padrão corporativo.

O processo de migração das informações contidas na estrutura antiga de mensagens e contatos, por exemplo, levou cerca de cinco horas. “Pensei que o processo levaria o final de semana inteiro. O time do Google chegou as 9h e, as 14h, todo sistema já havia sido mudado com entrada em operação já as 14h30”, recorda Darbellay, dizendo que, para esse projeto, nenhuma linha de código precisou ser desenvolvida.

“A parte Office (Docs, na ferramenta do Google) é um pouco mais lenta do que trabalhar no seu próprio micro e tem cerca de 90% dos recursos, só que permite compartilhamento de documentos”, analisa o diretor, que quando começou a rodar a ferramenta descontinuou com as licenças do pacote da Microsoft e iniciou um trabalho de educação de cerca de 40% da força de trabalho, que não estava familiarizado com o ambiente do Google.

Dentre eles, uma pessoa do time chegou a questionar o trabalho do CIO alfinetando com o argumento de que o gestor de TI não seria capaz de gerir o Exchange. “Quero provar para todo mundo que eu tenho mais o que fazer além de gerenciar e-mail”, rebateu, dizendo que hoje o projeto tem aprovação, inclusive, do presidente da companhia.

O executivo lembra um apagão sofrido nos sistemas do Google em meados de 2009 que deixou vários usuários do sistema sem serviço durante algumas horas. “Eles negam”, diz Darbellay, que completa: “Honestamente falando, quatro horas em mais de um ano, é bem menos do que as paralisações que tínhamos antes”.

Agora, a companhia avalia a possibilidade de integrar a ferramenta do Google a um software de CRM da Salesforce. “Entramos em contato para colocar o sistema deles”, antecipa, acreditando que as plataformas já estão compatíveis. O movimento só não foi concretizado ainda porque a companhia pretende trocar um parque com 60 servidores físicos por outras virtualizadas, construindo assim, uma nuvem particular para processar as informações que compõem o negócio da Genexis.

Não sendo uma empresa nascente, as incursões mostram uma companhia que aproveita gargalos tecnológicos no legado para por em prática a estratégia de cloud computing. Na visão do executivo, se tudo funcionasse 100% talvez as empresas vivessem numa zona de conforto. “Talvez não se aplique para tudo, mas acho o conceito de nuvem seguro porque pulveriza o risco”, avalia.

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