Para uma melhor relação entre o CIO e o fornecedor de TI, é fundamental estabelecer as regras do jogo. E não há saída: com ampla adoção de outsourcing, é essencial não apenas negociar com a empresa, mas também elaborar um contrato a quatro mãos com o jurídico. E, para isso, algumas recomendações surgem à tona.
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Como a responsabilidade da TI em escrever as cláusulas técnicas, como níveis de serviço (SLA) e ajustes que devem ser feitos conforme o projeto é implementado. De acordo com o consultor Norberto Tomasini, da PwC, há modelos de contrato que permitem a modificação de minutas anexas de modo que esses ajustes sejam feitos sem levar tanto tempo de aprovação.
“É uma instrumentalização no contrato para que o SLA possa ser reescrito com anuência – sem que a total minuta seja mexida. Assim, você começa a trabalhar esse contrato na performance, o que pode ser até um benchmarketing de custo, esforço e volume”, explica, durante o debate do IT Forum +, que acontece nesta semana na Praia do Forte (BA). Ele reforça que é de total responsabilidade da TI levar a cabo essas questões.
Gustavo Bertacini, da Dori Alimentos, compartilha experiências à frente da companhia onde definiu muito claramente em cada contrato quais papéis da fabricante de alimentos e da fornecedora de tecnologia, bem como funções de equipes internas e externas. “Fica na mecânica do contrato, que tipo de protocolo existir”, detalha.
Com a colaboração de suas equipes e do jurídico ele aprendeu alguns artifícios que agilizam e derrubam a falsa imagem burocrática que esse tipo de documento tem. Um exemplo são aditivos, que agilizam a renovação de contratos. “Assinado pelas duas empresas, evoluem o negócio rapidamente porque não tem todas as condições para serem revistas, é só de volume. Foi o caso de nosso contato de impressão, quando vimos que íamos precisar aumentar a capacidade e trocar o hardware. Em menos de uma semana, estávamos com o equipamento disponível”, fala.
Sergio Barreto, do Grupo Cornélio Brennand, lembra a importância de negociar cláusulas de saída. Quando é o contrato de um serviço, pedir um aviso prévio e ausência de multa para a empresa contratante é mais fácil. Já quando envolve leasing de equipamentos de hardware,o cenário muda.
“A maior parte dos nossos contratos têm cláusulas de saída sem multa, apenas com aviso prévio de 60 dias, no máximo. O diferente ocorre com hardware, precisamos de algum nível de planejamento com exceção dos que envolvem equipamento, leasing”, justifica, chamando atenção para a importância de determinar muito bem qual será o fornecedor para evitar prejuízos.
Acima de tudo, Tomasini, da PwC, lembra que é importante a TI ter um papel pró-ativo em todos esses detalhes e não aceitar contratos-padrão dos fornecedores. “Lembre-se que um contrato será maximizado com o fornecedor, há metas para que ele renda ao máximo. Logo, aceitar um padrão de primeira só vai favorecer a ele”, diz.
Ao mesmo tempo, Bertacini, da Dori, e Barreto, do Cornélio Brennand, reforça que ninguém quer que a relação se rompa. Afinal de contas, o objetivo de contratos e de outsourcing é uma relação ganha-ganha, tanto para o fornecedor, quanto para o negócio – que escolheu a terceirização justamente para focar suas equipes em outras demandas.