E-mail desagradável? Pense bem antes de respondê-lo

Em algum momento você receberá um e-mail desagradável. Pode
vir do seu chefe, de um colega de trabalho, de um cliente, ou até mesmo de um
desconhecido. Mas independentemente da origem, pode ser como um tapa na cara. E são
grandes as chances de isso resultar em sentimentos feridos, raiva, e um grande
desejo de responder à altura.

Digo por experiência própria: durante a semana, recebi um
e-mail acusador me insultando, de um RP, que não havia gostado de algo que escrevi sobre um produto de sua companhia. Fiquei tão surpreso com isso [a
maioria dos RPs que eu conheço é totalmente profissional] que quebrei minha
própria regra. Imediatamente disparei uma resposta odiosa.

Isso foi um erro. Tendo lidado com e-mails mesquinhos ao
longo dos anos [e permitido a mim mesmo entrar em algumas discussões bem
dolorosas], eu aprendi algumas coisas sobre como lidar com isso:

1. Fique longe do teclado. Dê a si mesmo a chance de digerir
a mensagem, considerar o ponto de vista da pessoa que o enviou e esvaziar a cabeça.
As pessoas geralmente escrevem coisas em e-mails que jamais diriam pessoalmente
ou pelo telefone, e muitas vezes estão apenas querendo desabafar.

2. Espere pelo menos uma hora para responder, e tenha certeza
de que passou esse tempo focado em outra coisa. Se você deixar a raiva inicial
inflamar, não irá pensar claramente quando for responder, e as coisas podem
sair de controle. Pegue a estrada mais leve; seja superior.

3. Se você decidir responder [após considerar que algo bom
virá disso], finalize o ciclo de e-mails e pegue o telefone: “Gostaria
de conversar com você sobre seu e-mail e tentar resolver as coisas”. Na maior
parte do tempo, é um jeito rápido e efetivo de resolver maus sentimentos.

4. Se essa não for uma opção, tente essa: escreva a resposta
maldosa e malcriada que você quer, mas não envie. Escreva em seu processador de
texto; se você usa seu e-mail de cliente, um impulso momentâneo pode provocar
um clique no botão “enviar”. Escrever é uma ótima maneira de se acalmar e criar
alguma perspectiva sobre uma situação difícil.

Mais importante: lembre-se de que o e-mail pode ser uma maneira
pobre de comunicação, que pode ser facilmente má interpretada. De fato, mensagens
incompreendidas muitas vezes levam a discussões desagradáveis ​​que não aconteceriam
de outra forma. Uma das melhores maneiras de evitar isso é usar o emoticon de
sorriso. É uma maneira simples e efetiva de dizer “estou brincando”,
ou “não estou sendo sério.”