Tornar o planejamento simples e o acompanhamento dos projetos mais eficaz. Com essas diretrizes definidas, a equipe de inovação e TI da DSM |Tortuga enfrentou um grande desafio em relação à gestão do grupo. Depois de concluir o processo de integração das duas empresas, a companhia se viu frente à necessidade de criar um ambiente que pudesse abrigar todos os projetos corporativos, analisando dependências e impactos nas suas respectivas evoluções. Além disso, era preciso mostrar o resultado de todos esses projetos aos patrocinadores e, ao mesmo tempo, prover acesso aos stakeholders de maneira simplificada. Assim nasceu o GPS – Sistema de Posicionamento Global, que tem como função a gestão do planejamento.
A primeira fase teve início com um estudo detalhado junto à equipe de inovação e desenvolvimento de novas tecnologias. O desafio era criar um software capaz de entregar análises compactas aos apoiadores, em que problemas seriam facilmente localizados e resolvidos no menor tempo possível. Oferecer um ambiente amigável para que os stakeholders pudessem registrar históricos e gerenciar as suas atividades também era outro ponto importante. O principal, segundo o gerente de TI da companhia Valdemir Raymundo, era personalizar esse sistema a ponto de ele conseguir ser proativo. ?Diversos indicadores foram elaborados para que o sistema pudesse se comunicar e facilitar a interpretação das necessidades do projeto?, afirma.
Esses indicadores citados por Raymundo são baseados em tempo, ações e interdependências. Com base em registros no sistema é possível identificar problemas de andamento. Uma vez identificados, o sistema reporta aos envolvidos o que precisa ser realizado para que o projeto volte a exibir indicadores positivos. Nesse contexto, a interconexão entre as iniciativas é essencial, afinal, é a maneira mais eficiente de indicar quando há necessidades fora do domínio de um projeto específico. Por fim, para tornar a exibição dos indicadores intuitiva e amigável foi desenvolvido um sistema de cores utilizado em conjunto com os números. Depois de atualizar as tecnologias disponíveis em sua nuvem, foi implantada a primeira versão do sistema. A segunda fase foi de recolhimento de ideias e sugestões de diversas áreas para ampliar o potencial de planejamento.
O GPS recebeu investimentos de R$ 50 mil e combina tecnologias proprietárias (Microsoft SQL Server e .Net) e open source (jQuery, NHibernate). O caráter multiplataforma da solução a tornou disponível em PCs, tablets e smartphones. Nesse processo, a entrada da DSM colaborou para o amadurecimento da solução. ?Com um escritório especializado em projetos e uma ampla expertise em gerenciamento de projetos, muitos processos foram alterados no software?, explica o executivo. De acordo com ele, a maior dificuldade foi conciliar todas as necessidades dos interessados sem tornar o produto final complexo, indo contra um dos princípios do sistema, a simplicidade no uso.
A solução permitiu a racionalização do tempo e a redução no índice de atrasos nos projetos. ?No 3º trimestre de 2012 cerca de 38% das atividades relacionadas aos projetos finalizaram com atraso. No mesmo trimestre deste ano este número caiu para 20%?, mensura Raymundo.
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