Empresas com sistemas despreparados não darão conta da Reforma Tributária

Por Tiago Amor

A Reforma Tributária ainda é discutida como se fosse um problema de imposto. O que vai mudar, quanto vai subir, quanto vai cair, quem ganha, quem perde. Mas existe algo mais urgente. A partir de 2026, o que vai separar empresas preparadas das despreparadas é a capacidade dos sistemas de executar o novo modelo sem travar a operação.

O que muda, em termos práticos, é a base do imposto sobre consumo no Brasil. Entram dois novos tributos do tipo IVA (Imposto sobre Valor Agregado): a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), como tributo federal, e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), o tributo compartilhado entre estados e municípios.

O cronograma cria uma falsa sensação de tranquilidade. Em 2026, o sistema entra em fase de testes, com alíquota pequena (1%) e abatida em outros tributos; em 2027, começa a substituição de tributos federais como PIS (Programa de Integração Social) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) pela CBS; e, entre 2029 e 2032, ocorre a transição gradual de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ISS (Imposto Sobre Serviços) para o IBS.

Até aqui, parece “só imposto”. Mas não é.

A Receita está colocando em funcionamento uma nova plataforma, atualmente em testes, para operacionalizar pagamentos e controles do novo modelo. E o ponto mais importante é o efeito disso dentro das empresas, já que a Reforma exige que o documento fiscal e os eventos da operação sejam processados com mais padronização, validação e integração entre sistemas.

Mudança exige modernização rápida e integração entre sistemas

A Reforma vai expor empresas que ainda operam com dados divergentes, integração frágil e conferência manual.

Visto a demora de atualização e revisão de processos, é possível notar que as organizações estão subestimando a complexidade de receber e processar notas no novo formato. A verdade é que se o ERP não souber ler e validar essas informações, o processo simplesmente vai parar e impactar diversas frentes.

Na prática, os problemas irão acontecer quando o recebimento não conseguir dar entrada porque o item não está corretamente cadastrado; quando a nota não corresponder ao pedido de compra e virar pendência; quando o título financeiro não for gerado (ou ser criado com erro) e o pagamento não seguir; quando a validação fiscal bloquear a liberação da mercadoria; e quando pequenas divergências, repetidas em escala, virarem uma massa de exceções impossíveis de corrigir uma a uma sem atrasar a empresa inteira.

Ou seja: a revisão de processos e sistemas é urgente para dar conta da Reforma Tributária.

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O que a Reforma Tributária exigirá

A preparação não consiste em só parametrizar imposto. É preciso fazer o básico bem feito, e em escala:

• Atualizar ERP e sistemas de emissão/recepção para suportar o novo padrão e suas validações;
• Garantir consistência de dados e cadastros, seja de produtos/serviços, fornecedores ou regras;
• Integrar áreas e sistemas (TI, fiscal-operacional, compras, financeiro e contábil), porque o imposto novo depende da consistência do processo inteiro;
• Automatizar fluxo e exceções, já que a conferência manual aumenta o risco de erros e atrasos;
• Capacitar o time: a mudança também demanda treinamento e atualização de equipes para lidar com novos sistemas e suas integrações.

Ou seja, 2026 vai cobrar mais do que conhecimento sobre a Reforma Tributária. Vai exigir maturidade operacional.

Repense processos e sistemas a partir de agora

Agir desde já definitivamente não é uma prevenção exagerada. É sobre proteger a continuidade do negócio diante da modernização nacional.

Quem começar cedo ganha margem de teste, corrige cadastros, reduz exceções e integra áreas antes do pico de pressão. Quem deixar para a última hora vai tentar modernizar em plena operação, pagando em retrabalho, atrasos e perda de previsibilidade.

Em 2026, o imposto ainda pode ser “pequeno” no caixa. O risco, porém, já será grande na operação. E é a operação que separa quem atravessa a transição com controle de quem fica para trás.

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