Cultura organizacional deve ser aliada da transformação digital

Quando surgiu, a transformação digital era um buzz, que depois virou tendência e, agora, é uma realidade. Na era da informação, o setor contábil já lida com a necessidade de transferir suas operações para soluções digitais e a repensarem a forma como realizam suas atividades para oferecerem serviços mais integrados, baseados em dados e personalizados.

Não é uma ação isolada – a tecnologia avança na velocidade da luz e, quando achamos que já aprendemos tudo sobre um novo ambiente ou software, é hora de mudar outra vez.

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Existem duas formas de lidar com esse tipo de desafio: com medo ou com uma atitude positiva e resiliente. Com certeza adotar uma postura otimista e positiva ajudará a passar por uma transformação digital de sucesso.

Para isso, é só dar os passos que fazem mais sentido para o negócio. Pense nas pessoas, não em tecnologia Devemos começar definitivamente pelas pessoas.

Os projetos de transformação digital não devem existir dentro de uma bolha. Eles precisam ter um propósito como: resolver um problema ou melhorar um serviço e beneficiar as rotinas dos funcionários. Se a companhia fizer isso de trás para a frente, forçando a adoção de uma nova tecnologia sem levar em consideração as necessidades de quem vai usá-la, o efeito será negativo, tanto para o clima interno, quanto para o cliente.

Pensando nisso, qualquer projeto de transformação digital precisa começar com uma avaliação profunda da cultura organizacional. Como é a sua empresa? O que é importante para os seus colaboradores? Quais são as suas preocupações? O que eles estão dispostos a mudar e o que desejam manter?

Essas perguntas ajudam a identificar as lacunas existentes nos softwares e processos e ajudam a guiar a mudança. Comece com “por quê?” e não por “o quê?”.

Todos nós já passamos pela experiência de adotar um sistema novo sem ter qualquer referência sobre os seus benefícios diretos. Se você não incluir as pessoas no planejamento e encontrar as respostas para as perguntas que mencionei, terá que pagar o preço que, nesse caso, é passar por um longo processo de capacitação para ajudar os colaboradores a se atualizarem e compreenderem o valor da nova tecnologia.

Para os contadores, a questão não fica apenas limitada às pessoas de dentro da organização – ela afeta os clientes e os seus colaboradores são as pessoas que melhor entendem o que esse público precisa. E é nessas necessidades que os projetos de transformação digital precisam ser baseados – como a nova tecnologia ajudará a tornar a vida das pessoas mais simples? Esse é o objetivo!

Abaixo seguem três fases fundamentais para uma avaliação cultural eficiente que ajudará a sua empresa a conquistar a tão sonhada digitalização.

Envolva todo mundo

Isso significa envolver todos os setores, passando pela alta direção, RH e as equipes na linha de frente. Quando você planejar com quem conduzirá esse processo, leve em consideração o impacto mais amplo da tecnologia que será adotada. Em um cenário ideal, seus funcionários estarão unidos e trabalhando em prol de um objetivo comum.

Portanto, não apareça com um software novo sem pensar como isso afetará outras áreas – será que o financeiro terá que mudar a forma de emitir cobranças? Qual será o impacto desses novos processos nas equipes que lidam diretamente com o cliente? Se for possível reunir representantes de departamentos diferentes em uma única sala logo no início do processo, maiores são as chances de identificar os pontos sensíveis.

E não é só isso. Envolver diferentes unidades de negócios irá ajudá-las a desenvolver um senso de responsabilidade em relação ao projeto e ao seu sucesso. Não pense apenas em quem está mais próximo ao projeto – considere a empresa por completo e peça contribuições de todos.

Quais são seus pontos de pressão?

Durante a fase de consulta, resista à tentação de entrar na sala com uma proposta pronta. Em vez disso, pergunte onde está o problema. Permita que os funcionários apresentem suas necessidades e preocupações. O que os clientes esperam deles e o que os stakeholders pedem sempre? Como a tecnologia pode ajudá-los com essas questões?

Nem sempre é possível conseguir o que quer, porém, as chances ficam ainda menores se não perguntar. O objetivo desse processo é obter o máximo de respostas, inclusive aquelas questões que tiram o sono da sua equipe ou as coisas que eles não querem mudar. São esses pontos que, em muitos casos, a liderança do processo de transformação digital pode não estar ciente. Ninguém consegue conhecer todas as partes do negócio e a única forma de descobrir é perguntando.

Pense em um projeto que atenda aos desafios do seu negócio

O processo de entendimento das necessidades internas só será útil se estiver comprometido com o desenvolvimento de um projeto sob medida. Não adianta nada saber exatamente o que os funcionários e clientes querem se no final a empresa implantará uma tecnologia que não tenha capacidade de adaptação.

Outro ponto relevante, é contar com um parceiro experiente na etapa final da fase de entendimento do projeto para que ele possa apoiar no planejamento e trazer uma visão de fora. As equipes não devem se sentir responsáveis pelo processo todo, do começo ao fim. Se a fase de consulta for conduzida de forma adequada, todos serão capazes de ter uma compreensão ampla e detalhada das necessidades da companhia.

No final, o mais importante é ter a consciência que a transformação digital deve ser liderada pelas pessoas, não pela tecnologia. As empresas que optarem por esse tipo de abordagem terão mais chances de trilhar um caminho menos acidentado.

*José Carlos Nascimento é diretor de recursos humanos da Sage Brasil