CRM é coringa na otimização da produção industrial

As inovações do século passado permitiram uma velocidade alucinante da produção industrial. Isso possibilitou que uma grande quantidade de produtos fosse produzida em menor período de tempo. Contudo, volume não quer dizer venda e, sem uma boa previsão de demanda, há sempre o risco das indústrias gerarem uma produção acima do necessário e, com isso, ficarem com os estoques parados.

Produtos “encalhados” não afetam apenas a indústria de bens de consumo, como também a de bens duráveis. Se tomarmos como exemplo as montadoras de carros, um eventual excesso de estoque pode gerar um prejuízo milionário. De forma oposta, se não houver produção suficiente para atender a demanda, seus clientes ficam insatisfeitos, o que pode custar caro para a credibilidade da marca.

Dado esse cenário, um dos pontos facilitadores da otimização da produção industrial é, sem dúvida, ter em mãos a previsão de demanda, isto é, a quantidade de vendas feitas em cada período. Se a indústria sabe quanto irá vender, certamente terá ciência sobre quanto precisa produzir. Porém, jamais essa previsão pode ser feita pelo chão de fábrica. A orientação deve ocorrer via inteligência administrativa do departamento comercial.

Nesse contexto, as plataformas de CRM (Customer Relationship Management ou gestão de relacionamento com o cliente, em português) podem ser a ponte da comunicação entre a administração e a produção da indústria, gerando previsão de demanda por meio de relatórios de venda em primeira mão. Além disso, a ferramenta é capaz de organizar a aquisição de novos clientes, retenção dos atuais e promover a geração de ‘leads’ para futuras vendas, controlando os movimentos dos usuários antes da compra (marketing), durante a compra (vendas) e após ela (pós-vendas).

Ao acompanhar o ciclo completo de vendas de um produto, as indústrias conseguem desperdiçar menos recursos financeiros no processo e ajudar os clientes a comprarem melhor para que voltem a comprar mais. Confira, a seguir, como as principais funcionalidades do CRM podem auxiliar na previsibilidade de demanda de qualquer indústria:

Histórico de vendas dos vendedores

Uma boa gestão requer visibilidade e a maioria das ferramentas de CRM oferece uma série de benefícios focados nisso. Um deles é o registro de histórico de negociações, que pode ser analisado em tempo real e traz métricas específicas do processo de vendas. Com o CRM, não é preciso esperar o fechamento do mês para saber os resultados dos vendedores, uma vez que cada negócio finalizado é lançado no sistema assim que realizado. Ao tomar conhecimento do histórico de vendas, a equipe comercial tem todos os rastros da geração de receita em fácil visualização. Com isso, em sincronia com o chão de fábrica, a produção pode se moldar conforme a demanda. Se isso não for possível, pelo menos os gestores comerciais conseguem fazer projeções de vendas nos relatórios do CRM, mês a mês, baseadas no ciclo de vendas – ou seja, o tempo médio que cada venda demora a ser feita, desde a abordagem inicial até o fechamento.

Estatísticas da equipe de vendas

Dados como ticket médio, quantidade de negócios fechados, desempenho diário de vendas, ciclo de vendas, número de interações realizadas com os leads (follow-up) e taxa de conversão são calculadas automaticamente pelo CRM. A partir desses dados é possível criar um panorama mais amplo de sua equipe e antecipar a sua produção industrial a partir desse desempenho. Uma maneira prática de fazer isso é por meio da análise da taxa de conversão – representação do número de clientes prospectados que de fato efetuam uma compra, combinada com o ciclo de vendas.

Com esse dados, a previsibilidade de demanda se torna muito mais realista. Por exemplo, podemos considerar que uma indústria que possui taxa de conversão histórica de 2%, ao negociar com 100 empresas, ao final do seu ciclo médio de vendas deve fechar negócio com dois clientes.

Acompanhamento do funil de vendas

Assim como há o histórico de cada ação efetuada pela equipe de vendas, os gestores comerciais têm acesso ao registro de interações de todos os clientes cadastrados. Elas ajudam a definir o sucesso da venda, porque os CRMs contam com funcionalidade para executar o funil de vendas. O termo se justifica porque no processo de vendas inúmeros possíveis clientes são prospectados, mas a cada etapa que a venda avança, o número de ‘prospects’ que seguem no funil é menor, até chegar ao final do processo (venda).

Quando fazemos a divisão do processo em etapas, fica mais fácil prever os resultados futuros. Não apenas porque haverá dados mais confiáveis, mas porque a indústria terá maior conhecimento do que acontece durante toda a venda. Se boa parte dos seus clientes ficam animados durante a primeira abordagem, mas se perdem ao longo do caminho, isso pode ser prejudicial também para a produção. Um número alto de procura de um produto pode passar a falsa sensação de que há maior demanda. Nem todo interesse realmente se converte em venda. O funil de vendas, portanto, é uma forma de criar previsões mais assertivas e definir metas mais realistas a partir do comportamento do seu cliente, evitando que o estoque fique repleto de mercadorias paradas.

Automações comerciais

Assim como a robótica vem agilizando a fabricação e otimizando processos nos parques industriais, a automação tem permitido melhorias na velocidade de tarefas manuais na gestão das indústrias, visando acelerar a comunicação entre equipes multidisciplinares. Por meio de softwares de CRM é possível, por exemplo, definir o envio automático de e-mails com os relatórios de vendas diretamente para os responsáveis pela produção.

A final, não adianta seus vendedores e clientes gerarem toda a quantidade de dados e métricas citados anteriormente, se a produção não souber deles. Além disso, algumas plataformas contam com automação de propostas comerciais. Esse recurso diminui o tempo que seus vendedores gastariam elaborando orçamentos e permite que eles foquem seus esforços em fazer aquilo que eles realmente deveriam estar fazendo: vender e gerar mais demanda.

No mercado também há opções de CRM que permitem a automação de documentos. Dessa forma, a indústria consegue poupar até mesmo o tempo de elaboração de ordens de produção. No instante que o documento é criado, basta apenas oferecer uma automação que o envie para o chão de fábrica e, com isso, a empresa acaba estabelecendo um sistema de geração de demanda em tempo real. Aliado à previsão de dados, a produção industrial se transforma num mecanismo totalmente otimizado. Ou seja, os colaboradores saberão o que, quando e quanto produzir com o máximo aproveitamento dos recursos.

* Matheus Pagani é sócio-fundador e CEO da Ploomes