Como minimizar o risco da ‘replataformização’ das ferramentas colaborativas

Cresce a adoção de ferramentas colaborativas com o objectivo de promover um ambiente integrado entre indivíduos, equipes e processos. Hoje muitas empresas estão migrando as suas plataformas. A razão desta transformação pode ter diversas causas, tais como: desatualização da solução ou expiração do suporte da versão contratada; funcionalidades disponíveis versus funcionalidades exploradas ou necessárias; adoção de tecnologias colaborativas mais modernas em outros setores da organização; know-how tecnológico das equipes de suporte.

Independentemente da tecnologia a adotar, a “replataformização” de uma solução divide-se em três fases:

1) Auditoria: em primeiro lugar é necessário fazer um levantamento dos objetos de negócio a migrar, identificando aqueles que não são necessários na nova plataforma. Questões como segurança, criptografia, definição de grupos de usuários, formas de acesso e histórico devem ser definidas nesta fase. Aqui é indispensável o uso de metodologias e checklists que permitam suportar a realização desta fase e facultar o suporte às seguintes.

2) Uniformização do layout e dos dados: para todas as aplicações, nos casos em que a análise funcional esteja documentada, deve ser validado com os usuários se a informação é atual. Caso contrário, deve ser produzido um documento que identifique o âmbito funcional da aplicação. As características técnicas não devem ser alvo de análise nesta fase. É preciso também definir políticas de migração de dados e, sempre que possível, migrar os dados mais recentes (com menos de 1 ano). Nesta fase é muito importante identificar e remover informação desnecessária.

3) Migração: o processo de migração subdivide-se em migração do layout e migração dos dados. Na migração de layout pretende-se assegurar a reprodução de interfaces do usuário. Todas as funcionalidades comuns às aplicações devem ser documentadas e criadas bibliotecas partilhadas para as suportar. As funcionalidades devem ser reproduzidas e não ser alvo de redesenho ou modificação. Já a migração de informação dos dados armazenados contêm diversos tipos de referências, podendo o processo de extracção introduzir uma elevada complexidade. É necessário que exista um redesenho da arquitetura de informação, transformando os dados de negócio em árvores relacionais.

Não obstante, a abrangência tecnológica face aos objetivos pretendidos, a dependência de funcionalidades, ou o nível e qualidade de suporte, devem ser variáveis importantes na seleção do fornecedor mais adequado.

Para minimizar o risco associado à “replataformização” é fundamental também ter critérios rigorosos na escolha do parceiro certo para este projeto. A abrangência de competências e a experiência comprovada das equipas são fatores que nunca devem ser esquecidos.

(*) Carlos Reis é Manager, Applications Management, Capgemini Portugal