Muitos CIOs têm dificuldades em comunicar o alto custo de produtos e serviços de TI para os executivos de nível mais sênior da companhia. O Technology Business Management Council (TBMC) trouxe, agora, um framework bastante inovador para servir de guia nesse tipo de conversa.
O TMBC é um novo grupo, sem fins lucrativos, que surgiu de um encontro realizado duas vezes ao ano pela Apptio e se converteu em um consórcio com 400 membros que inclui nomes como Rebecca Jacoby, CIO da Cisco, Tim Campos, do Facebook e Carol Zierhoffer, da Xerox. O objetivo do grupo é criar e promover melhores práticas para rodar a TI como um negócio ao encorajar colaboração e compartilhamento entre diferentes lideranças de TI.
Um dos primeiros projetos finalizados pelo TMBC é o ?Bill of IT?, uma espécie de conta da TI, na tradução literal, que consiste em um projeto que instrui profissionais de TI em como comunicar os custos de serviços e produtos de tecnologia para várias linhas de negócio.
?É uma noção completa que envolve mão de obra, servidores, storage e redes na composição de uma conta de materiais que oferecem ao negócio um serviço ou capacidade de forma que essas lideranças possam entender?, explica Chris Pick, presidente do conselho e CMO da Apptio.
Pick cita, por exemplo, que, em vez de simplesmente informar aos empregados da corporação sobre o investimento em um servidor top, o Bill of IT ajudar os profissionais de TI a comunicarem aos diversos departamentos que eles receberão um serviço de email padrão outro por um preço bastante razoável.
De acordo como o TMBC, o projeto Bill of IT pode ser baseado em uma de quatro variáveis: custo, preço, orçamento ou híbrido.
?Você pode criar uma fatura baseada em custos, em preços ou com base em planos e em como você irá antecipar as demandas de um negócio. Você pode também criar uma fatura baseada numa composição híbrida?, ensina Pick.
Como o Bill of IT define custos como despesas atuais por cada um dos serviços, preço entra como uma espécie de taxa por unidade predefinida para serviço (preço x quantidade), o que permite aos departamentos entenderem melhor o consumo de serviços de TI realizado pela companhia.
Comunicar custos de serviços e produtos de TI em termos de orçamento, entretanto, ajuda as unidades a calcularem os custos que irão aparecer ao longo do ano. E, finalmente, o modelo híbrido, que inclui combinação de custo, preço e medidas orçamentárias, é o modelo mais flexível e de mais fácil entendimento para as áreas de negócio.
Trata-se de um framework multifacetado para comunicação dos custos da TI que vai além do modelo padrão de cálculo de retorno utilizado pelas áreas de TI. ?O que o Gartner tem feito um pouco incorretamente em termos de mercado é definir processos para transparência financeira apenas com base em chargeback?, avalia Pick.
O projeto do TBMC vai um passo além ao reconhecer que os processos de faturamento podem ser baseados em consumo de produtos e serviços de TI (classificado em inglês como showback), consumo em uma unidade particular com preço fechado ou rateio (chargeback) ou ligando consumo com despesas gerais por produto e serviço (reconciliação automática).
Ao criar melhores práticas em como comunicar os custos de produtos e serviços de TI, a TBMC espera ajudar os departamentos de TI no cumprimento dos números. Primeiro por estar baseado em ?um framework de tomada de decisão que permite aos executivos uma visão da estrutura de custo?. Para Pick, os profissionais de TI estarão mais aptos a reduzir gastos e reconhecer como essas medidas impactarão na entrega e qualidade do serviço.
O framework Bill of IT também ?permite à TI otimizar o financiamento de produtos e serviços que realmente fazem a diferença na estratégia do negócio?, acrescente Pick. Além disso, ao criar essa plataforma, o TBMC espera ampliar a comunicação entre as áreas de negócio e a TI.
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