Como desenvolver um planejamento estratégico de PMO

O Project Management Office (PMO) é essencial para desenvolver, manter e comunicar práticas eficazes de projeto, programa e portfólio. Ter um planejamento estratégico sólido para toda a empresa fornece às iniciativas de gerenciamento de projetos tudo o que elas devem alinhar e medir. Infelizmente, apenas 41% dos PMOs têm um alto nível de alinhamento com a estratégia da organização. Dada a probabilidade de falha do projeto , as organizações estão sob crescente pressão para desenvolver um planejamento estratégico para implementação de um PMO.

Se um PMO ou EPMO não tiver um planejamento estratégico alinhado com as metas operacionais gerais, os projetos correm o risco de desperdiçar recursos e tempo, e é improvável que produzam algum entregáveis. É vital que as organizações identifiquem objetivos operacionais de longo prazo, estabeleçam um PMO e, em seguida, desenvolvam um planejamento estratégico para este PMO que se alinhe aos objetivos da empresa.

Aqui estão nove etapas para ajudar sua empresa a estabelecer um planejamento estratégico efetivo para o PMO, que utilize talento, tecnologia e recursos para sincronizar atividades com metas de negócios e melhorar o desempenho geral.

1 – Estabelecer uma compreensão clara da visão e missão da empresa

Sem uma compreensão clara da visão, missão e objetivos da empresa é virtualmente impossível estabelecer um plano de sucesso para implementação do PMO. Para obter uma visão completa da visão e da missão estratégica geral da empresa, os líderes de PMO devem estar diretamente envolvidos nas sessões de planejamento executivo em nível estratégico. Essa é a única maneira pela qual um PMO pode realmente ser eficaz em sua abordagem.

2 – Estabelecer e priorizar metas do PMO

Os líderes de PMOs e a equipe executiva devem trabalhar juntos para identificar os objetivos da empresa e determinar o papel do PMO em atendê-los. Todos os objetivos devem estar diretamente vinculados a iniciativas de alto nível, em vez de se concentrar em projetos de nível departamental. A identificação de metas e a priorização de cada projeto resultante devem ser um esforço coordenado entre os executivos e a equipe de liderança do PMO.

3 – Avaliar recursos e capacidades do PMO

Para desenvolver um planejamento estratégico eficaz, todos os recursos disponíveis, incluindo talentos internos e terceirizados, devem ser avaliados. Os líderes de PMO devem examinar as capacidades e tecnologias do PMO e determinar as áreas de fraqueza ou áreas onde o PMO possa estar operando em uma posição de força. Ao fazer isso, os líderes de PMO podem advogar pelo tipo e quantidade adequados de recursos para apoiar de forma adequada e suficiente as metas da empresa, sem o risco de falhas que possam afetar a capacidade do PMO de fornecer resultados. Essa etapa é importante para garantir a aceitação total da equipe de liderança. Sem o total apoio da equipe executiva, ou as pessoas, os processos e a tecnologia necessários, o PMO simplesmente não pode efetivamente executar nenhum planejamento estratégico.

Líderes de PMOs também podem assumir outras funções além da responsabilidade de definir
processos e metodologias — como, por exemplo, participar da gestão
estratégica do trabalho, quer como facilitador ou como responsável pelos
processos de gestão de portfólio de projetos.

4 – Documentar o planejamento do PMO para atingir metas e reduzir riscos

Uma vez que a adesão total e o apoio ao PMO por parte da equipe executiva estejam garantidos, os líderes de PMO podem começar a formalizar um plano estratégico. O plano deve incluir a visão, missão e objetivos da organização; o papel do PMO e como ele pretende executar projetos de forma a atingir os objetivos da empresa; os recursos disponíveis e como eles serão utilizados; estratégias para lidar com fatores que podem impactar os resultados; e como o PMO medirá o sucesso.

5 – Monitorar e medir o desempenho
Estabelecer indicadores relevantes de desempenho do PMO para medir o sucesso é vital para determinar se o PMO tem sido estrategicamente eficaz. Esses indicadores ajudam a identificar onde o PMO pode ser deficiente e onde correções ou assistência podem ser necessárias. Pode também isolar problemas existentes em várias áreas – como recursos humanos, processos, orçamentos, controle de qualidade, como a tecnologia está sendo alavancada e assim por diante.

Além de identificar onde existem lacunas, os indicadores de desempenho podem ajudar o PMO a identificar os impactos organizacionais e ajustar o plano estratégico. Sem os meios para monitorar e medir o desempenho, o PMO não tem como identificar se está no caminho certo e não há como pegar bandeiras vermelhas com antecedência suficiente para evitar problemas maiores mais tarde.

6 – Recomendar alterações e melhorias
Não é suficiente identificar deficiências de desempenho. Um plano estratégico só pode ser bem sucedido se os líderes do PMO reconhecerem, recomendarem e implementarem melhorias para aumentar as chances de atingir os objetivos. Todas as recomendações devem ser avaliadas com a equipe executiva para garantir que todas as considerações tenham sido consideradas. A aprovação final também deve ser recebida dos executivos, pois mudanças no planejamento estratégico afetarão a empresa como um todo.

7 – Implementar alterações aprovadas
Nem todas as mudanças recomendadas ou melhorias serão aprovadas pelos líderes da empresa. Pode fazer sentido implementar algumas mudanças imediatamente, enquanto outras são mais apropriadas para implementar mais adiante. É importante priorizar e garantir o tempo correto para implementar essas alterações antes de executá-las.

8 – Avaliar as alterações conforme necessário
Como em qualquer outro planejamento, o planejamento estratégico do PMO deve ser reavaliado à medida que metas, hierarquias, recursos, políticas ou outras mudanças que envolvam toda a empresa possam afetar o sucesso ou o fracasso do PMO.

Muitos outros fatores também podem influenciar isso, como obstáculos regulatórios, mudanças no pessoal chave, mudanças culturais e muitas outras coisas. É aqui que os especialistas em gerenciamento de mudanças devem ser consultados para garantir que nada passe pelas brechas.

9 – Desenvolver e manter uma cultura de excelência e responsabilidade
Todos os membros do PMO desempenham um papel vital na manutenção de um alto padrão de excelência. Isso acontece por meio da responsabilidade, na qual cada membro entende e reconhece a importância de seu trabalho ao contribuir ou prejudicar o desempenho geral da equipe.

Usar este guia passo a passo para desenvolver um planejamento estratégico de PMO pode ajudar a garantir que seu PMO seja mais eficaz e melhor preparado para atingir as metas da empresa.