Como a eficiência operacional pode transformar o negócio

Eficiência operacional é muito mais do que “bater a meta”. É transformar seus processos produtivos ou de prestação de serviços para atingir níveis de excelência e, ao mesmo tempo, reduzir recursos financeiros, mão de obra e insumos para isso. Sob esta ótica, a eficiência operacional é fundamental para o crescimento das empresas, ampliando seus resultados, sua competitividade, seu volume de negócios e número de clientes.

Um projeto de eficiência operacional, entretanto, desafia toda a organização. É preciso fazer mais com o mesmo e existe muita resistência das pessoas quando se fala em qualquer tipo de transformação. Frente a isso, é importante desmistificar que o caminho da eficiência é exclusivamente reduzir gastos. O mais importante é, na verdade, pensar diferente e encontrar mecanismos para garantir o engajamento das pessoas – isso é fundamental para que a empresa tenha sucesso em sua jornada de transformação.

Conforme mencionado por Ram Charan e Larry Bossidy no livro Execução: “As estratégias dão errado mais frequentemente porque não são bem executadas. As coisas que deviam acontecer não acontecem. Ou as organizações não são capazes de fazer com que elas aconteçam ou os líderes avaliam mal os desafios que as empresas enfrentam na conjuntura de negócios, ou ambos”.

Mas, afinal, o que faz com que um programa de eficiência realmente funcione? Com base na minha experiência na Algar Tech, que lançou um programa de eficiência operacional para gerar iniciativas perenes que entregassem os resultados orçados e viabilizassem a transformação da empresa e seu portfólio, selecionei alguns pontos que considero determinantes e que podem também apoiar outras organizações:

Patrocínio da alta direção

A decisão pela implementação do programa de eficiência operacional deve partir do mais alto nível da empresa. Como as mudanças permeiam toda organização – envolvendo design organizacional, descontinuidade de negócios, balanço de senioridade dos funcionários, alterações em processos (muitas vezes executados da mesma forma há anos), automação e digitalização – sem o “patrocínio do board” dificilmente as transformações necessárias ocorrerão, a velocidade de implantação será lenta e as decisões mais críticas não serão tomadas.

Time dedicado para execução do programa de transformação

A disciplina de execução do programa é fundamental para seu sucesso, conforme outra menção do livro de Charan e Bossidy: “Execução é um processo sistemático de discussão exaustiva dos como e quês, questionando, levando adiante o que foi decidido e assegurando que as pessoas terão sua responsabilidade específica pela execução. Isso inclui elaborar hipóteses sobre o ambiente de negócios, avaliar as habilidades da empresa, ligar estratégia a operações e às pessoas que irão implementá-la, sincronizando essas pessoas e suas várias disciplinas e atrelando incentivos a resultados”.

Exigir que as pessoas encontrem tempo para pensar de forma disruptiva, em meio a suas rotinas pesadas e exigências cada vez maiores em suas entregas, não é o melhor caminho. Por isso, é recomendável selecionar um time com a missão exclusiva de executar o programa. Definir a ambição, estruturar os projetos, dar velocidade e cadência na implantação, comunicar as mudanças, provocar a organização, mexer em pontos críticos e sensíveis e realizar o acompanhamento financeiro para garantir a captura dos ganhos são algumas das funções deste time.

É fundamental que o time seja multidisciplinar, com pessoas que tenham habilidades em processos, gestão de mudanças, gerenciamento de projetos, finanças etc. E o principal, na minha visão, é dedicar um executivo sênior que ficará responsável pelo programa em tempo integral. Quando iniciamos, na Algar Tech, o programa de transformação, esta foi a primeira ação que tomamos. Ao mobilizarmos uma estrutura dedicada, pudemos garantir que houvesse um olhar mais detalhado para as inovações necessárias, não só para a transformação convencional, como também para a digital. A responsabilidade primária da eficiência operacional passou a ser desse time e essa mobilização foi custeada pelos projetos que eles executaram.

Defina as “ambições”

Temos um jargão que diz: um bom programa de transformação começa com a definição de uma boa ambição. Comece por aí. Esta ambição vira meta e é refletida no orçamento da empresa e das áreas. A base para definir a ambição começa com um olhar global para toda base de gastos históricos da empresa. Geralmente se analisa um ano, definem-se grupos macro que o programa irá abordar (frotas, telecomunicações, energia, pessoal etc.), as principais alavancas que serão estruturadas e estimamos algo entre 15% a 25% de otimização, dependendo do grupo, da alavanca e o benchmark de mercado.

Muitas vezes, definimos a ambição sem nem ao menos saber quais são os projetos. É assim mesmo. A partir da ambição – que pode e deve ser audaciosa, mas também tangível para não gerar frustrações – começamos a buscar eficiência, os desafios são endereçados, os projetos surgem e os resultados começam a aparecer.

Comunicação e gestão de mudanças

Após a definição do time e da ambição, é necessário comunicar toda organização sobre objetivos e metas do programa, sua importância para o todo e não apenas para uma área específica. Comunicar com clareza onde queremos chegar e como nos estruturamos para atingir este objetivo.

Quando as pessoas começam a compreender esses objetivos, o propósito do programa e que a eficiência está ajudando o negócio a ser mais competitivo, atraindo clientes e gerando mais posições de trabalho, o alto engajamento é um resultado natural.

Programa de incentivo

Diferente de nossos ancestrais, conforme escrito por Yuval Harari no livro Sapiens: Uma Breve História da Humanidade, “Os caçadores-coletores não tinham dinheiro. Cada bando caçava, coletava e produzia quase tudo de que necessitava, de carne a medicamentos, de sandálias a necromancia.”. Nós, por outro lado, precisamos de incentivo.

Pensando assim, outro ponto fundamental para o sucesso do programa foi estruturar uma política inovadora e disruptiva de incentivo financeiro, onde os participantes poderiam ganhar salários adicionais de bônus.

A Algar Tech estruturou sua política da seguinte forma: quando o ganho realizado em um projeto específico excedia a sua ambição orçada, o limite de até 20% deste excedente poderia ser distribuído aos participantes.

Resultados

O programa de transformação da Algar Tech atingiu suas ambições nos últimos anos? A resposta é sim. Temos a certeza que a empresa se transformou e continua se transformando a cada dia. Está mais competitiva, forte e sustentável. Mas segue, é claro, buscando sempre atingir a excelência em seus processos, melhorando seu desempenho e contribuindo para a retenção, a fidelização e o crescimento de sua base de clientes. E você, quando começa a sua transformação?

*Carlos Henrique Vilarinho é CFO da Algar Tech