Cinco passos para tirar férias do seu e-mail

A pesquisadora da Microsoft Danah Boyd é conhecia por tirar períodos “sabáticos” da sua caixa de e-mails durante as férias, e durante esse tempo todo os e-mails enviados a ela são redirecionados para a lixeira. Uma resposta automática pede para que o remetente reenvie o a mensagem após o período de folga. Assim, ela evita o castigo de quem passa um tempo ausente do escritório: uma caixa de entrada lotada de mensagens, das quais muitas já se tornaram irrelevantes.

Sempre que pergunto às pessoas se a atitude de Boyd seria útil para elas, a resposta é: “Eu seria demitido”.

Por isso, aqui vão cinco passos práticos para tirar férias do seu e-mail. Não é algo que você pode fazer todas as vezes que estiver fora do escritório, mas eu consegui fazê-lo duas vezes nos últimos dois anos e funcionou bem. Depois de tirar uma semana de férias, precisei lidar com apenas 20 e-mails (dos 400 recebidos). O responsável pela área de TI cuidou daqueles que necessitavam ação e fez um resumo sobre os outros.

Identifique um ajudante

Se você tem um assistente no trabalho, ótimo. Se não, identifique um colega de confiança para te ajudar, uma pessoa para quem você esteja disposto a prestar o mesmo tipo de ajuda no futuro. Se ela não for responsável pelo seu grupo de trabalho, certifique-se de que e-mails mais importantes cheguem à pessoa certa.

Separe seu e-mail pessoal do profissional

Se ainda não o fez, faça, e tenha certeza de ter um tempo razoável para avisar seus contatos para não enviar nada pessoal para o seu e-mail até o início de suas férias. Você não vai querer seu ajudante mexendo em mensagens pessoais.

Notifique os colegas

Isto é, tenha certeza de que eles saibam quem cuidará da sua caixa de entrada enquanto você estiver fora. E que eles entendam que não será você quem irá ler os e-mails. Eles saberão discernir se devem enviam aquele e-mail confidencial enquanto você estiver fora.

Crie regras

Quando criar a resposta automática avisando de sua ausência, crie também uma regra para o seu e-mail. No meu caso, além de encaminhar todas as mensagens para o meu ajudante, faço com que todos sejam arquivados em uma pasta chamada “Férias”, no caso de eu ter alguma dúvida quanto às informações passadas pelo ajudante. Ele também criou uma regra que movia todos os meus e-mails para uma pasta separada, para proteger o próprio inbox dele. No futuro, devo criar uma pasta compartilhada em vez de encaminhar as minhas mensagens.

Separe os e-mails por importância

Meu ajudante separou os e-mails baseados em seu conteúdo. Aqueles com prazo e que necessitavam ação, foram para uma pasta. Os importantes, mas não críticos (por exemplo, e-mails em cópia meramente informativos), foram para outra pasta.

Não há dúvidas de que utilizei um pouco da boa vontade das pessoas para que isso acontecesse, mas isso me permitiu ignorar completamente meu e-mail profissional durante uma viagem com minha família, sabendo que se algo muito importante acontecesse, eu receberia uma ligação do meu ajudante. Voltei ao trabalho totalmente renovado.

Houve outro benefício. Como sabemos, deixar alguém como responsável pelo trabalho não quer dizer que seus colegas irão entrar em contato com ele enquanto você estiver ausente. Este tipo de sabático garante que os e-mails importantes deles terão algum retorno.

Danah Boyd diz: “Eu não me preocupo em deixar os e-mails de lado, porque eu sei o quanto descansar é importante. Estar cansado é horrível. Quando estou assim, sou uma péssima funcionária, uma amiga horrível e uma pessoa de quem você não quer estar perto”.

É tudo verdade. O e-mail é um dos fatores mais estressantes da vida profissional moderna. Não podemos acatar os conselhos de Boyd para deletar todos os e-mails com um sorriso no rosto, mas podemos usar as dicas acima para conseguir relaxar, recarregar as energias e voltar ao trabalho de uma maneira menos impactante.