Conhecido por seu alto grau de informatização desde a década de 70, o Banco Central do Brasil (Bacen) sempre busca novas formas de aprimorar a estrutura para automatizar e aperfeiçoar seus processos de negócios. Recentemente, o Bacen deu um novo salto ao reconfigurar seu modelo de trabalho baseado em rotinas administrativas controladas em papel. A entidade apostou em um projeto de digitalização, batizado de Processo Administrativo Eletrônico – o e-BC, vencedor de As 100 + Inovadoras no Uso de TI na categoria Serviços Públicos.
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Marcelo Yared, chefe do departamento de tecnologia da informação (TI) do Banco Central, lembra que a autarquia contava com um sistema de controle em papel, mas com suporte eletrônico. Desde licitações, até a avaliação de uma nova instituição financeira, tudo era baseado em documentos físicos.
“Caso recebêssemos uma solicitação de abertura de um banco, por exemplo, o responsável deveria preencher uma série de fichas. Depois, as informações eram alimentadas manualmente no sistema, que gerava um protocolo. Os departamentos do Bacen então recebiam a documentação e atualizavam o status; uma atividade que envolvia de três a quatro pessoas”, detalha.
Um processo manual e moroso, que gerava, por ano, 40 milhões de folhas circulando pelos departamentos. Além disso, toda essa papelada deveria ser armazenada por 30 anos em razão de regras da entidade. Para se ter uma ideia, 1 metro cúbico comporta a guarda de 10 mil folhas, que demandava investimento da ordem de milhares de reais. Alguns documentos, por exemplo, contam com mais de 200 páginas. “O armazenamento desse volume também aspirava cuidados de saúde, já que o material poderia gerar fungos”, relata.
Yared e sua equipe assumiram, então, o desafio da digitalização dos processos para facilitar a vida da entidade e das organizações que se relacionam com ela. Para isso, buscou uma solução integralmente eletrônica, optando pela plataforma Documentum xCP da EMC, escolhida por meio de licitação, em um projeto de R$ 5 milhões.
O executivo explica que a ideia da eliminação da papelada do setor público é muito antiga, mas de difícil implantação. Assim, os principais desafios dessa mudança estiveram relacionados com a cultura do papel e a adpatação dos fluxos de trabalho para o meio eletrônico. Muito do sucesso foi garantido pelo apoio das diretorias e do chefe de departamento.
Nova era
Com a mudança, o executivo observa benefícios como modernização dos processos, eficiência, ganho de tempo e armazenamento digital. O projeto de digitalização tem sido conduzido nos últimos anos em 40 departamentos e já soma 6 mil usuários. Agora, a cada dez processos, seis são e eletrônicos. Além disso, cerca de 80 mil processos já foram migrados para o sistema digital.
A modernização do processo possibilitou mais colaboração dos departamentos, acredita Yared. Tarefas que dependiam de outros departamentos agora podem acontecer de forma simultânea. “O processo estava com cada um no papel. Hoje, todos trabalham no mesmo processo ao mesmo tempo, sem impactar na atividade do outro”, observa.
Essa digitalização elimina a guarda física de documentos, que agora estão em discos. Atualmente, o banco armazena cerca de 4 terabytes de informações. Além de reduzir consideravelmente o uso de papel, no aspecto ambiental o Bacen estima que salva por ano 160 árvores, número baseado em dados de revistas especializadas, que dão conta de que são necessárias cerca de doze árvores para a fabricação de 250 mil folhas de papel. Como próximo passo, Yared indica que a ideia é eliminar completamente toda a papelada e levar o sistema para os dispositivos móveis, promovendo ainda mais agilidade.