Automação de processos robóticos será comum em finanças até 2020

A automação de processos robóticos (RPA, na sigla em inglês) será comum nos departamentos de finanças até 2020, mas as implementações provavelmente encontrarão falhas em três etapas principais, de acordo com o Gartner.

“Ao contrário de muitas novas tecnologias, o RPA tem o potencial de fornecer benefícios significativos para os negócios no primeiro dia. Para implantar o RPA, os líderes financeiros devem adotar uma nova mentalidade. A menos que os departamentos financeiros tenham uma abordagem mais ágil, é provável que eles experimentem falhas em cada fase da implementação e não percebam todo o potencial da tecnologia”, explica Johanna Robinson, vice-presidente administrativa e chefe de pesquisa financeira do Gartner.

O RPA promete acelerar e automatizar os processos de rotina, reduzindo a quantidade de erros, o que, por sua vez, permitirá que talentos busquem tarefas de maior valor, que não podem ser facilmente automatizadas.

Johanna compartilhou as três áreas principais da implementação do RPA, nas quais as falhas ocorrem com mais regularidade:

Estágio de planejamento

As implantações de RPA geralmente não atendem às expectativas porque são planejadas como um processo de ponta a ponta, em vez de se concentrarem em uma única atividade dentro de um processo. Um foco no mapeamento de todo um processo antes de automatizar uma única atividade atrasará significativamente a implementação e criará trabalho extra. Isso ocorre porque, uma vez que uma atividade tenha sido automatizada com êxito, o código pode ser aplicado rapidamente a outras atividades semelhantes dentro de processos iguais ou diferentes.

“Os departamentos de finanças podem começar relativamente conservadoramente com o RPA, concentrando-se em usar um bot contra várias atividades individuais”, Johanna. “Ainda é possível ver um ganho de produção de até dez vezes, comparado a um funcionário em tempo integral que trabalha durante o mesmo período de tempo.”

Dessa forma, as organizações podem obter ganhos imediatos de eficiência da RPA, sem investir muito tempo planejando, padronizando e implementando. Então, quando os ganhos forem percebidos e o piloto estiver funcionando bem, eles poderão passar para outras atividades e processos semelhantes de maneira ágil e iterativa.

O Gartner também recomenda que líderes financeiros se concentrem em identificar as áreas de responsabilidade necessárias para gerenciar o RPA, em vez de confiar em papéis tradicionais e fixos para esse fim. Os líderes do departamento de finanças devem responder pelas novas competências necessárias para o gerenciamento de RPA bem-sucedido, centradas no design de processos digitais. Essas são, em grande medida, competências difíceis de treinar e as organizações provavelmente precisarão de novos processos de contratação para garantir as habilidades certas para o trabalho.

Estágio de construção

Nesse estágio, as dificuldades voltam a ocorrer quando os líderes tratam a implantação de RPA da mesma forma que têm projetos de tecnologia legada. As implementações tradicionais de tecnologia confiaram em uma abordagem “big bang”, na qual a maioria dos casos de uso em potencial é mapeada e testada antes da implementação do projeto. Uma lista de requisitos é gerada e os fornecedores são solicitados a enviar suas propostas.

“Você não precisa descobrir todos os possíveis casos de uso e requisitos de uma solução de RPA antes de começar. Isso resultará em gastar mais tempo e dinheiro do que realmente é necessário”, comenta a especialista.

Estágio de teste

Confiar demais em equipes e fornecedores de TI para identificar os problemas e as necessidades de implantação de robôs geralmente causa falhas no estágio de teste. A equipe de RPA deve liderar o esclarecimento e a orientação do suporte necessário da TI e dos fornecedores nos momentos apropriados.

O Gartner recomenda definir claramente as responsabilidades das atividades do RPA para que as equipes de RPA e de TI lidem eficientemente com questões como a configuração e o monitoramento do desempenho do robô, com suporte de TI para a infraestrutura de tecnologia subjacente. Devido à natureza altamente iterativa da tecnologia RPA e às necessidades exclusivas dos negócios que aborda, os aspectos mais importantes do gerenciamento de robótica exigem direção interna.

“Os benefícios das implantações bem-sucedidas de RPA no setor de finanças incluem a redução de erros do trabalho manual e a redistribuição de funcionários em tempo integral para atividades de maior valor”, acrescentou Johanna. “Mas os robôs são tão bons quanto as pessoas que os projetam e gerenciam. Os CFOs devem iniciar qualquer implantação de RPA, garantindo que eles entendam a nova mentalidade ágil necessária para implementar a tecnologia, com as competências certas para gerenciá-la.”