9 pré-requisitos para vender seu plano de terceirização de TI para o CFO

CFOs
e os escritórios de aquisição cada vez mais poderosos e fortemente envolvidos em decisões de outsourcing de TI. Mas
a prioridade da equipe financeira – a contenção de custos – podem
estar em desacordo com os objetivos da área e dos serviços de
TI.

“O
desafio é que o CIO e sua equipe muitas vezes não falam a mesma língua que o CFO e sua
equipe”, diz Daniel Masur, um parceiro do escritório
de advocacia Mayer Brown. “Eles não falam nos mesmos termos. Eles não usam os mesmos conceitos. E, como resultado, se desentendem.”

O
que é pior, a liderança muitas vezes é incapaz até mesmo de calcular os
custos atuais dos serviços de TI que deseja terceirizar – o
ponto de partida para qualquer conversa com o grupo financeiro.

O mais importante para ter uma conversa produtiva com o
CFO é conhecer profundamente como os serviços de TI suportam a estratégia corporativa e os riscos de a empresa  ser
atropelada por uma má decisão.

A
visão dos CFOs é a de que o departamento de  TI é um centro de custo,
embora CIOs e CFOs liderarem grupos cujas funções afetam toda a
organização. Todos os trabalhadores dependem da TI para concluir seus
trabalhos, e as empresas correm risco de insolvência, se não
permanecerem no orçamento. Trabalhar em conjunto para alcançar o sucesso
amplo deve ser uma meta para que CIOs e CFOs possam contribuir para que
a empresa tenha um orçamento mais consciente. Mostrar que entende a necessidade de negócio ajuda a desenvolver a confiança entre a área financeira e o departamento de TI.

Aqui estão nove passos a tomar antes de levar o seu pedido de outsourcing para o CFO.

1. Calcule seus custos atuais
Você
nunca vai ter um caso de terceirização convincente para a área  financeira se não souber os atuai custos para os serviços que pretende
entregar a um terceiro.

“É
impressionante como muitas vezes acabamos trabalhando em um acordo em
que a resposta para a pergunta qual é o seu gasto atual é
ninguém sabe”, diz Masur. “A
equipe do TI e o CIO precisam ser capazes de criar um caso de negócio à prova de
balas. Se não o fizerem, dificultarão a aprovação por parte do CFO , que continuará não confiando na equipe de TI.”

“CFOs não estão muito interessados em seu plano de transição da área de TI, detalhes da virtualização de servidores ou
da incorporação de computação em nuvem no seu ambiente futuro, mas vão
prestar muita atenção ao custo total esperado para o negócio ao longo
dos próximos cinco anos, como os custos são classificados (capital ou despesa),
como a projeção de custos se compara à situação atual, e como o desempenho
financeiro esperado se compara com modelos alternativos”, diz Steve
Martin, da consultoria Harmon Pace.

Uma
avaliação financeira sólida deve levar em conta todos os fatores e riscos
relevantes: inflação, deflação, gestão da demanda de crescimento, previsão de contração,  valorização da moeda, etc.

É importante, por
exemplo, considerar como o fornecedor calcula os ajustes de custo necessários e como isso vai impactar os custos ao longo do
tempo. “Fornecedores de outsourcing de TI usam taxas diferentes que
dependem do país”, diz Mark Ruckman, consultor de outsourcing da Sanda
Partners.

2. Pense como um CFO
“O CIO precisa compreender os objetivos de CFO”, diz Brad Peterson, sócio do escritório de Chicago do Mayer Brown. Líderes financeiros querem redução de custos, com certeza. Mas eles também estão interessados no diferido, nos custos fixos, custos variáveis, além da posse de bens.

“Os
resultados que você produz podem não serem visível nas
demonstrações financeiras, que é o que o diretor financeiro está olhando”, diz Peterson.

“A análise não deve incluir apenas o custo total
de propriedade, mas também levar em conta outras
considerações críticas para o CFO”, diz Martin Pace Harmon. “Essas considerações 
incluem implicações para a força de trabalho, o impacto sobre o risco do
negócio e o desempenho operacional – tudo o que tenha implicações
financeiras.”

Não sabe por onde começar? Buscando algum know-how financeiro para o departamento de TI. “A
TI precisa cada vez mais ter entre seus funcionários pessoas finanças”, diz Masur.

3. Considere diferentes cenários
“CFOs
estão focados em gestão de risco.  Mas muitas vezes nós vemos CIOs assumindo cenários otimistas quando fazem suas análises de outsourcing e casos de negócios, como se esses cenários pudessem ser mantidos por anos”, diz Peterson.

Enquanto
isso, o diretor financeiro está se perguntando o que acontece se a
empresa dobrar de tamanho ou vender uma unidade de negócio ou tiver que adaptar o negócio a  novas alterações regulamentares.

“CFOs normalmente são espertos o suficiente para
entenderem um dos principais benefícios pretendidos com a terceirização de
TI, ou seja, a flexibilidade de escala bem com o crescimento do negócio e
a desacelerações sob uma ampla gama de cenário “, diz Martin.

4. Quantifique os valores não financeiros
Geralmente a TI
quer mais do que redução de custos com o outsourcing de TI, mas a venda de
benefícios exige quantificação. “Se
o CIO quer que o CFO considere outros fatores além de custo, precisa articular e quantificar o valor a ser recebido”, diz Masur. “Não basta  dizer que a empresa estará atualizando suas
capacidades ou adicionando  recursos e funcionalidades. É
preciso fornecer a análise custo-benefício.

Líderes de TI tendem a tomar as decisões sobre os contratos de outsourcing baseados apenas em resultados de curto prazo, como a possibilidade de reduzir custos imediatos. Mas outras questões devem ser analisadas, como o ganho de vantagem competitiva, graças às melhorias nos processos de negócio.

5. Olhe fora da TI
A terceirização pode ser um ótimo negócio para a TI, contribuindo para cortes de custos, mas será que não impactar o orçamento do CFO em outro lugar? “Terceirização
– especialmente offshore – pode representar aumento de despesas para outras áreas da organização, tais como viagens,
auditoria, segurança, comunicações”, diz Adam J. Strichman, fundador da Sanda Partners . “Os CIOs precisam ser sábios para comunicar eficazmente como suas medidas de contenção de despesas podem provocar aumentos de custos para outros grupos.”

6. Aplique os princípios de Gerenciamento de Portfólio
O CFO pensa em tudo em termos de carteira financeira. Para o CFO, terceirização de TI é apenas um investimento a mais. “CFOs querem que o CIO use o pensamento de gestão de carteira”, diz Peterson. “Querem que o CIO reavalie periodicamente a terceirização, para reequilibrá-lo e considere diversificar fornecedores.”

7. Obtenha a assinatura do CFO em termos financeiros
Pergunte uma série de indicadores importantes para a empresa o CFO e o envolva no processo de levantamento de dados importantes para as análises financeiras sob diferentes cenários. “CFOs não gostam de ser surpreendido com uma taxa de vários milhões de dólares na véspera de uma grande transação.”

8. Meça e informe sucessos – e falhas
Os
CIOs precisam estabelecer métricas relevantes para o sucesso da
iniciativa, para reavaliações periódicas, se quiserem ser levados a
sério pelos CFOs. “Fornecer
desempenhos reais pós impactos do projeto – mesmo que isso nãoseja
solicitado – mostrando que os projetos superaram as expectativas, ou ficaram aquém em seus potenciais impactos e precisaram de correções, ou que os custos ficaram aquém dos esperados para toda
a empresa, e não apenas de TI, é fundamental para ganhar a simpatia do CFO”, diz Strichman.

Empresas envolvidas em relações de terceirização frequentemente comentem muitos erros. Elas documentam processos pobres, ignoram a importância do treinamento, aceleram demais o processo de implementação ou dão foco excessivo às economias. Estes erros resultam em uma abordagem bagunçada em que o prestador do serviço move suas pessoas, processos e sistemas em blocos entre a companhia enquanto descobrem uma forma de cortar pessoas e oferecer o mesmo serviço.

Mas existe um caminho melhor.

A primeira coisa a entender é que o terceirizador, assim como sua companhia, está no negócio em busca de dinheiro. Portanto, a prioridade é a mesma para ambos. Isto não é uma coisa ruim. Pelo contrário, é bom. Um terceirizador rentável é um parceiro saudável e é como um cliente que quer uma companhia sólida para trabalhar em conjunto. Em segundo lugar, a terceirização pode trabalhar bem ou mal, dependendo de como você gerencia isso.

Combine uma revisão mensal – com medições claras para indicar os progressos ou problemas – com uma revisão trimestral para tratar do relacionamento. Algumas métricas chave são úteis para o trabalho (capital versus gastos), projetos e orçamento, estatísticas de ticket, incidentes com impactos de negócios e satisfação dos clientes.

9. Tente estimar os custos ocultos
O montante total de um contrato de outsourcing não representa com exatidão o volume de dinheiro e outros recursos que uma empresa vai gastar quando delega serviços de TI a terceiros. Dependendo do que é terceirizado e para quem, estudos mostram que uma organização acabará gastando 10% mais para implantar o acordo e gerenciá-lo no longo prazo. Este número aumenta exponencialmente, entre 15% e 65%, quando o trabalho é terceirizado para o exterior, com os custos de viagem e as dificuldades de alinhar culturas diferentes somando-se a esse mix.

Entre os gastos adicionais mais significativos do outsourcing estão: benchmark e análise para determinar se a terceirização é a opção certa; pesquisa e seleção do fornecedor; transferência de trabalho e conhecimento para o outsourcer; possíveis demissões e problemas de RH; e dotação de pessoal e gerenciamento contínuos das relações de outsourcing. É importante considerar estes custos ocultos ao elaborar um business case para outsourcing.