8 características de CIOs altamente eficientes

Com a variedade e o volume de responsabilidades que devem assumir, todo CIO visa a máxima eficiência em seu trabalho. Afinal, líderes de TI eficientes estão mais bem posicionados para evitar erros e, ao mesmo tempo, atingir as principais metas de maneira rápida e eficaz. Os CIOs eficientes também trabalham arduamente para gerar o máximo valor comercial, um atributo que os colegas de gerenciamento certamente notarão e apreciarão.

Ser eficiente significa produzir resultados de alta qualidade, sustentáveis e esperados dentro do prazo e do orçamento, diz Christopher Kowalsky, Professor Adjunto da Heinz College of Information Systems and Public Policy da Carnegie Mellon University.

CIOs eficientes trabalham duro para simplificar suas funções, concentrando-se em formas confiáveis de alcançar o máximo de resultados em um prazo mínimo, para que possam passar rapidamente para a próxima tarefa. Eles sabem que apenas algumas técnicas de eficiência podem ter um grande impacto em suas organizações e carreiras.

A eficiência da liderança é um compromisso ao longo da carreira. Aqui estão oito caminhos nos quais os líderes de TI criam eficiência em seu próprio trabalho, melhorando assim suas perspectivas de carreira a longo prazo.

1. Eles confiam em sua equipe de liderança

Os CIOs têm muitas responsabilidades, mas não podem fazer tudo. É por isso que é importante construir uma equipe de liderança talentosa e confiar em seus membros para lidar com tarefas específicas delegadas.

Jay Upchurch, Vice-Presidente Executivo e CIO da desenvolvedora de software SAS, diz que sua equipe de liderança lhe dá a liberdade de delegar tarefas e confiar que as tarefas atribuídas serão feitas no prazo e com alta qualidade. “Isso também me ajuda a focar nas grandes iniciativas e cria tempo para eu liderar”, explica ele. “Com o tempo, desenvolvemos confiança, além de um nível de ritmo e conforto que nos permite trabalhar juntos sem problemas”.

Upchurch acredita que a eficiência sofre sempre que um CIO sente que é importante conhecer todos os detalhes de cada produto ou serviço, entender todas as tecnologias emergentes e ler todos os livros de gerenciamento. “Se você gastar todo o seu tempo perseguindo essas coisas, perderá de vista as grandes prioridades da sua organização”, diz ele.

2. Eles planejam reuniões para máxima eficácia

Sempre que possível, CIOs eficientes agendam e planejam reuniões com antecedência, dando a si mesmos e aos membros da equipe bastante tempo para se prepararem. “Torne a agenda de reuniões uma parte pública e transparente da governança de TI”, aconselha Bill VanCuren, CIO da empresa de software e serviços NCR.

O calendário de reuniões deve manter um equilíbrio entre negócios, fornecedor/parceiro, escritório de gerenciamento de projetos e reuniões da equipe de TI, diz VanCuren. “Também mantenha espaços vazios no calendário para permitir surpresas ou reuniões de gerenciamento de crises que acompanham o trabalho”.

3. Eles criam um manual de operações

Todo CIO precisa construir um manual de operações, diz Anil Cheriyan, CTO e Vice-Presidente Executivo de Estratégia da empresa de serviços profissionais Cognizant. O manual deve estabelecer e definir agendas, conteúdo e métricas para todas as responsabilidades do CIO, incluindo demanda e entrega de capacidade de negócios, governança de investimentos, finanças, talentos e risco de segurança cibernética. “Estabelecer essa cadência regular imediatamente permite que o CIO supervisione com eficiência as operações do dia-a-dia”, diz ele.

Com um manual básico implementado, os CIOs estabelecem uma estrutura sólida para o gerenciamento diário. “Assim, eles podem passar mais tempo promovendo inovação com parceiros internos e externos”, diz Cheriyan. “Além disso, quando a cartilha está operacional, a equipe de TI está melhor alinhada a um conjunto comum de prioridades, expectativas e resultados”.

Sem uma cartilha, os CIOs tendem a perder o foco, diz Cheriyan. “Eles perdem de vista as prioridades e podem ficar presos em debates intermináveis sobre questões de baixa prioridade ou lidar com dinâmicas de equipe ruins resultantes de responsabilidades ou expectativas pouco claras”.

4. Eles cultivam futuros líderes

CIOs eficientes e eficazes constroem e mantêm planos de contingência para momentos em que eles, ou um líder/especialista importante, estão ausentes, diz Ola Chowning, Sócia da empresa de consultoria e pesquisa tecnológica ISG. “Pratique esses planos delegando inesperadamente”, aconselha ela. Identifique e selecione líderes em potencial de um grupo de candidatos.

O planejamento de contingência de liderança deve ser usado para construir novos níveis de liderança, dando responsabilidades de tomada de decisão aos membros da equipe de topo e um senso de responsabilidade. “Isso também libera o CIO para se concentrar nas decisões de maior prioridade enquanto constrói uma cultura de decisão de baixo para cima”, diz Chowning.

A linha do tempo de decisão é sempre mais rápida quando posicionada mais próxima do trabalho real e com a mesma frequência correta, diz Chowning. “Isso permite que a equipe se sinta confiante em sua capacidade de tomar decisões, limitando o dilema desnecessário e muitas vezes várias etapas que geralmente acontecem com a tomada de decisões hierárquicas ou em cadeia”, observa ela.

5. Eles se preparam

Brook Colangelo, CIO da Casa Branca durante o governo Obama, acredita fortemente em ‘read-aheads’ – agendas detalhadas e materiais preparados com bastante antecedência das principais reuniões. “Essas [notas] são obrigatórias para que você possa entender os problemas (…) antes de tomar qualquer decisão”, diz ele.

Colangelo, atualmente CIO da empresa de software e instrumentos de laboratório analítico Waters Corp., diz que sua organização dá ênfase à reflexão e à atenção plena. “Quando se trata de reuniões importantes, seja dentro de nossa equipe ou com outras partes interessadas, as read-aheads são cruciais para garantir que as pessoas tenham tempo suficiente para se preparar e refletir sobre como tomar decisões”. A abordagem também garante que os CIOs não percam tempo agendando reuniões repetidas para abordar tópicos que foram perdidos durante a rodada inicial.

6. Eles banem avarias

Responder de forma reativa a falhas, incluindo falhas em sistemas de TI, segurança, estrutura de equipe ou até mesmo classificação e governança de conteúdo, é uma perda de tempo infalível.

Os CIOs devem avaliar sistemas e processos muito antes de ocorrer uma falha, sugere Ellen Benaim, CISO da fornecedora da plataforma de geração de documentos Templafy. “Eles precisam fazer um balanço das ferramentas que causam impacto na eficiência geral, na postura de segurança e nos resultados de sua organização”, diz ela.
Benaim observa que também é importante aproveitar os novos produtos, serviços e políticas que podem substituir predecessores desajeitados e ineficientes. “Seja trocando uma planilha por uma ferramenta de colaboração de banco de dados para otimizar o gerenciamento de despesas em todo o departamento ou recorrendo a uma solução de habilitação de conteúdo para garantir a geração de documentos mais eficiente, os CIOs mais inteligentes contam com a tecnologia para acompanhar o ambiente de negócios acelerado de hoje e olhar para o caminho para se preparar para o que vem a seguir”.

7. Eles adotam a automação

A automação melhora a eficiência do CIO e da equipe, reduzindo o número de tarefas demoradas. À medida que as empresas se aprofundam nas tecnologias digitais sofisticadas, houve um aumento exponencial na complexidade enfrentada pelas equipes de TI e seus líderes. A automação pode tornar a vida mais simples e fácil.

A automação aumenta a eficiência reduzindo o número de tarefas repetitivas e possíveis erros. “Uma maneira de trabalhar mais automatizada e aprimorada minimiza a ocorrência e/ou o tempo necessário para corrigir erros”, diz Greg Bentham, Vice-Presidente de Serviços de Infraestrutura em Nuvem e Responsabilidade Social Corporativa da empresa de consultoria empresarial Capgemini Americas. “Além disso, painéis e visualizações automatizados, que devem fazer parte de qualquer iniciativa de automação de fluxo de trabalho, podem fornecer uma visão rápida da saúde e eficácia do ecossistema”.

CIOs eficientes percebem que o tempo é seu bem mais precioso. “Eles entendem que funcionários sobrecarregados com tarefas repetitivas e mundanas têm menor probabilidade de trazer inovação e criatividade para o local de trabalho, ou pior, podem ficar desengajados”, diz Bentham.

8. Eles se tornam Lean e Agile

Os CIOs precisam enfatizar a priorização do trabalho e evitar a troca desnecessária de tarefas, que é um grande assassino de eficiência, diz Steve Padgett, CIO da Actian, um provedor híbrido de gerenciamento de dados, integração em nuvem e produtos de analytics.

Tomando emprestado uma página de suas equipes de desenvolvimento, os CIOs podem aumentar a eficiência adotando técnicas ágeis e enxutas para lidar com projetos e tarefas. “Inicie uma tarefa e conclua-a, depois comece outra tarefa”, sugere ele. “Focar em uma tarefa de cada vez antes de passar para a próxima também se encaixa bem com outras práticas e processos de gerenciamento de TI”.

À medida que buscam a máxima eficiência, é importante que os CIOs considerem maneiras de levar os projetos adiante no menor tempo possível. “Os funcionários, da mesma forma, serão mais produtivos com menos reuniões para participar e mais tempo de foco”, conclui Padgett.