Quando
pensamos nos objetivos internos ou
externos do gerenciamento de projetos, o sucesso das entregas é o objetivo primário dos clientes. Essas
entregas podem ser diferentes para cada projeto, dependendo da indústria, da
natureza do projeto, seu tamanho, estratégia da companhia e uma série de
outras variáveis. Entretanto há múltiplos fatores que pode
comprometer as entregas e, em última análise, a satisfação do cliente. Aqui
estão alguns deles:
1 – Definições de entrega imprecisas
Eis um dos
maiores fatores de risco quando se trata do sucesso ou fracasso dos
projetos. Muitas companhias têm sofrido as consequências de
falhar nos objetivos e entregas por causa da falta de resultados
tangíveis e
intangíveis claramente identificados ou definidos desde o início. Ter
apenas uma
vaga compreensão das necessidades do cliente ou da estratégia da
companhia é uma das principais causas das entregas malsucedidas.
Gerentes de projetos devem desacelerar nos estágios
iniciais para serem capazes de reunir todas as informações
pertinentes, de cada uma das partes envolvidas, de forma precisa, antes
de seguirem em frente.
2- Documente tudo, desde o início
Não
espere para começar a documentar o que foi e o que não foi acordado. A
omissão de documentos e de detalhes impactantes, como a estrutura de
divisão de trabalho (WBS – Work Breakdown Structure), planos,
recursos do projeto, cronogramas, orçamentos, documentos de
gerenciamento de
mudanças, relatórios de controle de qualidade, planos de testes e assim
por
diante, pode levar a um estresse desnecessário para os gerentes de
projeto, times
e especialmente as partes interessadas.
Mantenha
os documentos controlados por versão, atualizados, de fácil acesso e
utilize uma
linguagem simples para evitar má compreensão por parte dos envolvidos,
em todos os níveis.
Esse cuidado é parte do longo caminho para garantir que as entregas do
projeto sejam
atendidas com o mínimo de resistência e frustração. Tornar
mais fácil para todos os membros da equipe e participantes o acesso à
documentação necessária aumenta a probabilidade de se obter bons
resultados.
3 – Evite acordos informais
Entregas
que não são formalmente reconhecidas ou aprovadas podem gerar mal-entendidos e/ou discussão informal e terminar em mais
confusão, agravando o relacionamento e reduzindo a confiança. Quando documentar
prestações exigidas no projeto, certifique-se de obter as aprovações formais,
por escrito, para evitar qualquer questionamento mais tarde, depois que o
projeto já está em andamento. Nunca assuma nada antes de ter mais uma rodada de
avaliação com as partes interessadas, para garantir que nada se
perca. Esta é uma boa maneira de não só encontrar erros ou más interpretações,
mas também e de acordar os resultados pretendidos.
4 – Não faça suposições
Suposições
incorretas são maneiras de definir um projeto por um caminho errôneo, o
que
torna praticamente impossível alcançar resultados necessários sem muitas
interrupções e uma boa dose de retrabalho. Tal como acontece com todos
os projetos, os
pressupostos desempenham papel vital preparando o palco para atividades e
entregas. Tendo as suposições erradas, os
recursos, esforços e gerentes de projetos serão falhos. Fale com os
principais
especialistas no assunto, não apenas a respeito dos pressupostos, mas de
como eles foram determinados durante o processo de concepção do
projeto.
5 – Todo mundo precisa carregar seu próprio peso
Membros
da equipe que não conhecem bem o seu papel ao longo de várias
fases do projeto podem comprometer consideravelmente o escopo.
Certifique-se
que os membros da equipe podem entregar no tempo e que estejam
totalmente
comprometidos com o projeto, e que estejam capazes e dispostos a
realizar o
trabalho exigido deles. Antecipe e construa um buffer suficiente para
permitir uma boa dose de absenteísmo, considerando férias e outros
fatores que possam provocar atrasos. Considere a possibilidade de
recorrer a recursos de
back up em caso de necessidade. Haverá momentos em que tudo isso pode
ser
antecipado, no entanto, resultados ainda são impactados negativamente
devido a
membros da equipe que simplesmente optam por postergar suas tarefas por
uma ou outra
razão. Alguma contingência pode reduzir de forma significativa o impacto
de outros
membros da equipe, mas deve ser construído desde o inicio do projeto.
6 – Pendências
Prosseguir sem alcançar
resultados anteriores pode ser problemático por razões obvias. Entregas
que
possuem pendências devem ser identificadas e sequenciadas. É importante
reconhecer
que existem dependências quando se trata de resultados, bem como do
enorme impacto que podem gerar se forem desconsideradas. A cada revisão
de etapa, instrua os membros da equipe a revelarem as informações
negativas. Com palavras, ações e expressões, encoraje-os a serem
realistas em relação a prazos e riscos.
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