5 problemas que tiram o sono de empreendedores quando o assunto é sistemas de gestão

Ao abrir novo negócio, os primeiros passos do empreendedor costumam ser determinantes para a saúde da empresa, do princípio a até dois anos – período em que, segundo o Sebrae, 25% delas fecham as portas. Francine Nonaka, CEO da desenvolvedora de software Dzyon S/A, elencou os cinco principais problemas que tiram o sono de empreendedores em relação a sistemas de gestão – e que afetam um dos momentos mais críticos da vida de um negócio.

“São reclamações recorrentes de empreendedores de startups ou pequenas empresas”, diz a executiva, e que “surpreendem por se basear em mitos ou se resumir a situações facilmente equacionáveis”, completa.

Novos empreendedores tendem a considerar que quando o negócio é ainda jovem e sem grande volume, qualquer aplicativo de gestão serve – especialmente os gratuitos ou genéricos de baixo custo. Acabam pegando programas com falhas, sem sinergia com especificidades do negócio e sem integração com outros sistemas da empresa. Alguns são quase impossíveis de entender e, normalmente, não há suporte técnico. Resultado: são abandonados e o gestor passa a tentar gerenciar usando planilhas feitas em casa.

Controlar a empresa com base em planilhas é até possível, mas perda de tempo e erros são inevitáveis. Se há mais de uma pessoa na empresa, há mais de uma planilha – o que leva dados a serem duplicados e atualizações se transformam em experiência frustrante e perigosa. Como não há forma de manter a consistência de dados entre documentos, uma boa estratégia pode dar em nada por falhas banais, como uma fórmula errada. Resultado: os gestores gastam energia e pessoal atualizando documentos e, mesmo assim, correm o risco do colega ao lado estar trabalhando na mesma coisa com resultados diferentes. O empreendedor perde a confiança nas informações de que dispõe.

Substitua “dólar” por qualquer outro insumo, imposto ou serviço necessário em um orçamento e terá um painel abrangente de como um item pode ser a diferença entre uma boa e uma má negociação. Aqui, a questão enfrentada é que tanto aplicativos genéricos quanto planilhas não oferecem uma condição básica para os negócios no século 21: atualização em tempo real. Sem isso, mudanças pontuais no mercado podem só ser sentidas quando tarde demais. Resultado: perda de negócios ou sua realização com prejuízo, o que leva o empreendedor a criar planilhas cada vez mais complexas (e mais propensas a erros) e a envolver mais pessoal em tarefas robotizantes.

Com mais pessoal envolvido e mais planilhas complexas em jogo, um ponto que sempre emerge em startups ou pequenos negócios é o de confiança não só nas informações, mas nos próprios colegas. É natural que nem todos os dados da empresa estejam disponíveis para todos os colaboradores. A solução é não dar acesso a certos documentos, mas e quando alguém não autorizado precisa modificá-los? A tendência é duplicar a planilha – e, em pouco tempo, a empresa tem centenas de documentos iguais com conteúdos diferentes. Além de gerar clima de desconfiança, não permite que o empreendedor tenha visão completa dos processos. Resultado: brigas em potencial, atrasos e desvios de objetivos em tomadas de decisão, muitas vezes feitas de forma aleatória.

Por vezes, mesmo com o caos instalado graças às planilhas e aplicativos grátis da web, o empreendedor teme usar softwares integrados de gestão – os chamados ERPs – por intuir que custam caro, exigem funcionários especializados e só fazem sentido para grandes empresas. Ao acreditar em um mito que remonta aos anos 90, é comum o empreendedor deixar de buscar alternativas, se contentando com o que já tem. Resultado: estresse para os administradores, que acabam gastando tempo e energia para remendar situações insustentáveis – e perdendo o foco do principal, que é ser empresário.