10 regras para redução de custos de TI

A pandemia de Covid-19 testou os planos de continuidade e a resiliência de empresas em todo o mundo. Reduzir custos foi, certamente, uma das medidas emergenciais de muitas organizações ao se depararem com uma crise de saúde pública que, previa-se, levaria a economia junto. No entanto, por efetuar cortes de orçamento de TI sem planejamento, muitas empresas encontrarão dificuldade para se reerguer quando a crise passar. De acordo com a empresa de consultoria Gartner, os líderes devem adotar uma abordagem estruturada e programática para a otimização de custos.

“A Covid-19 transformou a forma como as pessoas estão gastando seu dinheiro, e muitas empresas, como companhias aéreas, linhas de cruzeiro e cinemas simplesmente não têm escolha a não ser cortar custos”, disse Chris Ganly, Analista Diretor Sênior do Gartner, durante sua apresentação no Gartner Symposium virtual IT/ Xpo® 2020. “Quando confrontados com o desafio de economia imediata de custos, os CIOs precisam determinar como abordar o corte de custos da forma menos prejudicial à saúde dos negócios a médio e longo prazo”.

Pesquisa do Gartner mostra que as organizações que continuam a investir estrategicamente em tempos difíceis têm mais probabilidade de emergir como líderes. Mas às vezes, tempos difíceis exigem ações difíceis.

Cortar ou interromper projetos ou serviços onde os custos já foram gastos ou incorridos são de valor limitado. Cortar coisas que não podem ser reiniciadas, que já foram investidas ou estão prontas para entregar, doerá quando a organização estiver pronta para acelerar novamente, diz a empresa.

O Garter sugere que os líderes avaliem suas opções de redução de custos de TI com as regras a seguir em mente.

Nº 1: Objetivo de impacto imediato

Elimine, reduza ou suspenda itens que terão impacto em semanas ou meses, não em anos. Os exemplos incluem despesas que são incorridas e pagas mensalmente ou trimestralmente na base do “pré-pagamento”, em vez de anualmente.

No. 2: Reduza, não congele

Foco nos custos que podem realmente ser reduzidos ou eliminados, não apenas congelados para o período atual, apenas para reaparecer mais adiante.

No. 3: Dinheiro é rei

Almeje os itens que terão um impacto real de caixa na demonstração de lucros e perdas, em vez de itens não monetários, como depreciação ou amortização. Por exemplo, a economia de custos em serviços em nuvem tem um impacto real no caixa, em oposição à redução de licenças de software no local ou ativos próprios, como hardware. A venda e o leasing de ativos também podem proporcionar economias reais de dinheiro.

No. 4: Planeje fazer uma vez

A maioria das organizações não corta profundamente na primeira vez, o que significa que muitas vezes precisam rever os custos e fazer de novo. Isso cria um ciclo destrutivo e improdutivo de incerteza, esforço e perda de produtividade. Isso é particularmente relevante para cortes de pessoal, onde os ciclos de redução contínua podem ser especialmente perigosos.

Nº 5: Inspecione cuidadosamente as contas

Trabalhe com seu parceiro financeiro para obter uma visão sólida dos detalhes do nível de despesas, como contas de despesas e contas importantes do balanço patrimonial, incluindo acréscimos de despesas e pagamentos antecipados. Use esta visão para identificar reduções de caixa específicas que terão um impacto imediato.

Nº 6: Mire despesas não gastas e não comprometidas

A menos que os pagamentos (ou compromissos) possam ser recuperados ou os pré-pagamentos devolvidos, o impacto mais imediato será nos pagamentos não gastos ou não comprometidos. Avaliar contratos de renegociação e cláusulas de rescisão.

No. 7: Capital de endereço

Normalmente, as despesas operacionais (opex) são as mais fáceis de impactar, mas as despesas de capital (capex) também podem ser reduzidas. Os dados das principais métricas de TI do Gartner mostram que 25% do orçamento médio de TI é gasto em capital, portanto, certifique-se de que toda a gama de gastos de TI seja considerada para reduções rápidas.

Nº 8: Custos irrecuperáveis são irrelevantes.

Quando se trata de economizar dinheiro, costuma-se dizer que “custos irrecuperáveis são irrelevantes”, o que significa que os gastos futuros devem ser considerados sem relação com os gastos anteriores ou “custos irrelevantes”. Do ponto de vista de uma redução rápida de custos, isso é verdade, mas ainda vale a pena considerar se a economia será mais do que o benefício que pode e será entregue ao continuar.

No. 9: Abordar custos discricionários e não discricionários

Gastos discricionários, como para novos projetos, capacidade ou serviços adicionais, costumam ser um lugar aparentemente mais fácil de cortar. No entanto, mesmo as despesas não discricionárias de “administração do negócio”, como infraestrutura e operações de TI, podem ser cortadas reduzindo o uso ou os níveis de serviço.

Nº 10: Lidar com custos fixos e variáveis

Os custos fixos são despesas que permanecem constantes, independentemente da atividade ou volume, como aluguel de escritórios, assinaturas e folha de pagamento. Para custos fixos, concentre-se na eliminação. Os custos variáveis mudam com a atividade ou volume; por exemplo, telecomunicações, empreiteiros e consumíveis. Para custos variáveis, concentre-se na redução e na eliminação.