ValeCard reduz despesas de tecnologia em 30% com apoio da Totvs

Fundada em 1995, na cidade de Uberlândia (MG), a ValeCard conta com soluções para gestão de benefícios, financeira e de frotas. A companhia tem cerca de um milhão de usuários dos seus serviços/produtos e 20 mil clientes ativos na base. Os cartões ValeCard movimentam aproximadamente R$ 2,2 bilhões por ano. Com números tão expressivos e uma operação pulverizada pelo Brasil, era natural buscar uma forma mais simples e eficiente de administrar os negócios. Pensando nisso, a empresa implantou o fluig, plataforma de transformação digital da Totvs e personalizou o nome, que passou a se chamar Easy.

A chegada do fluig permitiu à ValeCard uma redução de despesas com tecnologia para gestão de processos em 30%, já que a ferramenta de processos anterior era cara e pouco efetiva. Integrada ao ERP da Totvs – que controla todas as áreas da empresa – a plataforma está presente, por exemplo, no departamento de TI.

Todos os chamados para o setor são feitos via workflows. A comunicação interna com os seus 1,2 mil colaboradores diretos e indiretos espalhados pelo Brasil também é facilitada com o uso da tecnologia. A área de recursos humanos utiliza o módulo Social para aproximar departamentos e engajar os funcionários, tudo isso de maneira moderna e intuitiva sem os antigos comunicados, por e-mail ou impressos.

Um dos destaques do projeto é o ganho de tempo no atendimento ao cliente. O call center conta com 200 profissionais em uma operação apartada e, na dinâmica do dia a dia em determinados casos, é necessário contatar outras áreas para entender o caso e resolver a situação. Anteriormente, essa comunicação era feita com uma outra ferramenta, mas a falta de usabilidade e dificuldade para implantar novos processos, tornava essa atividade dificultosa.

“O fluig, que chamamos de Easy internamente, é uma ferramenta pronta para as conexões que precisávamos. Antes, levávamos cerca de seis meses para mapear e implantar um projeto, hoje são apenas dois meses. Quando falamos de uma empresa grande e operação diversificada, a famosa ‘colcha de retalhos’ é um desafio enorme. Com um ERP com muita potência, aliado à uma plataforma simples e intuitiva, eliminamos os sistemas paralelos”, diz Pablo Assis, Gerente de Sistemas e PMO da ValeCard.

Para o futuro, estão previstas a implementação de algumas funcionalidades mobile. A novidade vai apoiar toda a equipe gerencial, que se desloca com frequência, a administrar as suas demandas de onde estiver.

Em conjunto com a Totvs, está sendo estruturado o processo de venda móvel dentro do fluig. Na dinâmica atual, o vendedor faz a negociação, anota tudo, vai para escritório imprimir o termo e volta para o cliente assinar. Depois disso, ele se desloca novamente até empresa e faz o lançamento da venda. Se ele está fora da cidade, esse registro pode demorar de dois a três dias para constar no sistema e iniciar, de fato, o atendimento ao cliente. São cerca de 70 vendedores distribuídos nas 13 filiais pelo País.

“O fluig é o aliado das empresas para a jornada da Transformação Digital e projeto da ValeCard comprova isso”, afirma Mario Almeida, head de fluig, Analytics & Consulting da Totvs.