Toda empresa precisa realizar reuniões regularmente, seja para decidir os próximos passos, alinhar processos. Com a necessidade de falar com diferentes pessoas e o tempo apertado da rotina, é cada vez mais comum procurar alternativas para substituir a necessidade da presença física.
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Globalmente, as reuniões deixaram de ser em salas fechadas com apresentações longas pré-agendadas: mais de um terço delas acontece de improviso e quase metade delas acontece entre duas pessoas.
No Brasil, a maioria das reuniões (60%) ainda são pré-agendadas, sendo que o volume maior delas acontece entre colegas de uma mesma empresa (30%), seguidas pelas reuniões tipo 1 a 1 (28%), encontros entre colaboradores de empresas diferentes (21%) e reuniões 1 a 1 entre colegas de diferentes companhias (19%). Os dados são de um levantamento realizado pela LogMeIn, em parceria com a Ovum.
Ano após ano, as reuniões virtuais ganham destaque, com o crescimento significativo de 53% desde 2013. Atualmente, elas representam 25% dos encontros corporativos no Brasil. Num futuro próximo, estima-se que metade das reuniões ocorram virtualmente, aumentando a praticidade e diminuindo os custos das empresas.
De acordo com Gustavo Boyde, gerente de marketing da LogMeIn para América Latina, esse novo cenário é reflexo do comportamento conectado desta geração. Para ele, as interações corporativas on-line só tendem, já que hoje é possível participar de reuniões virtuais de quase qualquer dispositivo conectado, desde computadores, passando por tablets e smartphones até os novos relógios.
No Brasil, por exemplo, tablets e smartphones são usados como complemento aos computadores e notebooks utilizados nas reuniões, sendo que 49% das pessoas entrevistadas levam dispositivos móveis para os encontros de negócio.
Dentro outros dados destacados pela pesquisa estão: 32% das reuniões no mundo são virtuais , entre os jovens executivos, de 26 a 35 anos, este número aumenta para 38%.
Ainda segundo a pesquisa, dois terços dos colaboradores consideram que mais da metade das reuniões que participam não são produtivas. O atraso é uma das razões pelas quais as reuniões não geram os resultados esperados – e isso ocupa aproximadamente três horas na semana dos executivos em tempo perdido e baixa produtividade.
Com esta evolução no formato das reuniões, as ferramentas on-line se aperfeiçoaram para permitir uma experiência cada vez mais semelhante à de um encontro pessoal. Além da voz, a possibilidade dos participantes se verem por vídeo, compartilharem a tela de seu computador e trabalharem escrevendo juntos sobre uma mesma tela, fazem com que uma reunião virtual seja praticamente igual a uma tradicional, com a economia de deslocamento no trânsito ou avião, e a possibilidade de reunir pessoas de diversas partes do mundo em uma mesma sala virtual.