Sistema integrado: como definir prioridades

Era metade de 2011 quando a francesa Europ Assistance estudou a possibilidade de integrar seus sistemas legados e otimizá-los. Até aí tudo bem, o dilema veio à tona durante o processo de escolha da solução e, consequentemente, do fornecedor: usar um possível serviço na nuvem ou localmente?

Ao olhar para o mercado, a companhia não hesitou em avaliar diversas opções. Em conjunto com a área de negócios, a TI da Europ Assistance priorizou custo/benefício e o aspecto de missão crítica.

?Hoje uma boa parte de nossos negócios está relacionada com fornecedores externos e o pagamento desse pessoal é considerado algo crítico para nós, isso envolve qualidade de serviço. Com isso em mente, avaliamos que a nuvem não era atrativa, nem mesmo quando olhamos para a questão custo?, conta Jedey Miranda, COO e CIO da empresa.

O primeiro passo estava acertado. Agora, o executivo não poderia deixar de levar em conta a previsão de crescimento da empresa, buscar uma solução com condições de atender à Europ nos próximos cinco anos era um diferencial.

De acordo com Miranda, a companhia cresceu sete vezes nos últimos três anos e a projeção é dobrar nos próximos dois anos e meio. ?A preferência por uma solução robusta nos levou a implantação do sistema SAP ERP. Um dos pontos que tínhamos com um dos principais drivers era o tempo de implantação, já que nosso deadline era agressivo?, conta.

O executivo ainda destaca que a maior parte das soluções vistas por ele no mercado tinha um prazo longo, enquanto a SAP permitia uma implantação em três meses. ?Confesso que fiquei meio cético, achei que isso não seria possível, mas quando olhamos a metodologia do fornecedor [RDS – Rapid Deployment Solution],vimos que ela incorpora as melhores práticas e isso é um acelerador de implementação. A partir daí a gente viu que isso seria possível?. E de fato foi, segundo Miranda.

Desafios

A alteração de parte de seus processos administrativos e financeiros teve como desafio algo considerado normal em projetos dessa magnitude: um alinhamento grande entre as áreas de negócio e TI.

O segundo ponto foi a gestão de projeto ?extremamente próxima?, onde foram realizadas reuniões diárias de decisões dos próximos passos do plano.

?E evidentemente contratar a solução diretamente da SAP fez a diferença?, avalia. Além disso, o uso do RDS foi decisivo para que o processo se concluísse no tempo proposto, segundo Miranda.

Todo o grupo da Europ Assistance foi treinado para utilização dos módulos já implantados. Adicionalmente ao SAP ERP, a empresa também adquiriu a ferramenta de e-learning, que possibilita maior flexibilidade e eficiência na capacitação contínua dos usuários da solução. ?O mais interessante desse método é a oportunidade de gravar a sequência das telas do sistema, durante a utilização da ferramenta, registrando a experiência de uso e replicando o passo a passo para um novo usuário. Dessa forma, o aprendizado se torna mais lúdico e permite que qualquer pessoa realize aquela operação, após o treinamento e visualização da gravação?, destaca.

Resultados

Para Miranda, a implantação da solução foi um conjunto de fatores que está permitindo à empresa colher benefícios. O processo em si foi otimizado e resultou na redução do ciclo de pagamento, em uma gestão bastante melhor do processo todo, inclui-se contas a receber e a pagar, entre outros.

?Do ponto de vista de negócio, estamos bastante satisfeitos; do ponto de vista da TI, o uso da solução de mercado facilitou muito a nossa gestão de clientes internos e externos. Substituímos quatro ou cinco sistemas legados por uma solução única.?

Atualmente, a empresa faz alguns movimentos em relação aos próximos passos. Para ampliar o projeto, a Europ Assistance já analisa a aquisição do módulo SRM (Supplier Relationship Management) para a organização de fornecedores e prestadores de serviços.

De acordo com Miranda, a espinha dorsal dos negócios da Europ é a gestão dos seus cerca de 15 mil fornecedores. A expectativa é de uma aderência relevante. ?Por isso vamos expandir o uso do ERP para as demais áreas?, afirma.