Sistema Firjan aumenta eficiência com plataforma de pregão eletrônico

Há muito tempo as compras por licitação são usadas pelo governo como forma de garantir o melhor uso do dinheiro público e o modelo é adotado por instituições que, por diversos motivos, precisam comprovar que as aquisições seguiram processos concorrenciais considerados adequados. O processo licitatório quando presencial, entretanto, acaba por tomar muito tempo e, para sanar esse gargalo, a saída tem sido investir em uma solução de pregão eletrônico. O Sistema Firjan recorreu a essa alternativa há três anos e tem colhido bons resultados.

Como lembra o Chefe da Divisão de Sistema da Informação, Marcus Vinícius Pavan, o modelo adotado pela organização segue algumas premissas da lei 8666, que rege as licitações governamentais. E essa inspiração não é a toa, a questão processual por lá tem que ser forte, já que as compras feitas pelo Sistema Firjan congregam as aquisições do Sesi, Senai, Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro, Centro Industrial do Rio de Janeiro e Instituto Euvaldo Lodi. ?É uma área de compra para todas (as instituições), para ter ganho de economia de escala?, comenta.

Até 2008, o processo licitatório seguia um ritual padrão: informações de estoque e finanças constavam no ERP e uma solução desenvolvida internamente compilava o cadastro da licitação, a partir disso, marcada a data, a tal abertura de envelopes era presencial. Ou seja, apesar de todo o backoffice contar com soluções tecnológicas, a disputa era presencial. ?Algumas delas duravam até cinco horas?, relembra Pavan.

A agilidade do processo só viria com a implantação da disputa eletrônica e eles buscaram isso a partir do segundo semestre de 2009. Algo que ajudou na decisão e implantação foi uma visita à Federação das Indústrias do Estado do Rio Grande do Sul (Fiergs), que já havia adotado o sistema e vinha colhendo bons resultados. Coincidentemente, a plataforma que venceu a concorrência do Sistema Firjan foi a WBC, da Paradigma, a mesma usada pela instituição gaúcha.

?Tínhamos duas opções: ou adaptava a solução interna para ter a função de pregão eletrônico ou buscava uma solução de mercado e nos interessou o fato de a Fiergs usar uma solução que atendia bem ao Sistema S?, diz Pavan. Mas diferente da federação gaúcha, a instituição fluminense optou apenas por implantar o módulo de pregão eletrônico ? a solução completa, escolhida pela Fiergs, tem módulo de cadastro, processo, descrição de produto, entre outros. ?Como já tínhamos o processo, nos faltava apenas a disputa eletrônica. (Com a implatação) fizemos a integração ao sistema caseiro de cadastro e ao ERP.?

Após o período de teste e maturação da plataforma, o pregão eletrônico passou a deslanchar na instituição. Apenas em 2011 foram 163 pregões, 124 a mais que em 2010. O valor das transações atingiu R$ 41 milhões e, de acordo com o executivo, o formato eletrônico trouxe, além da agilidade, a possibilidade de economizar no custo dos produtos e isso pode ser explicado por diversas variáveis. Muitas empresas deixavam de participar da concorrência pela obrigatoriedade de pregão presencial, com mais concorrentes, a chance de baixar o preço ficou maior.

Embora o sistema tenha se modernizado, o pregão presencial não foi totalmente eliminado, mas ele acontece apenas para compras específicas. Neste momento, o departamento de TI já trabalha na evolução do serviço, o que deve culminar com o abandono do sistema proprietário para cadastro das compras e inclusão do módulo ofertado pela Paradigma.