Sem tempo e com muita coisa para fazer

Muitos anos atrás eu escrevi a seguinte definição para a era digital: “Mais coisa para fazer, com menos pessoas e em menos tempo!” E isso, hoje, é a mais pura realidade!

O maior desafio profissional de cada um de nós é nos tornarmos mais produtivos. Porém, o desvio de atenção é o inferno que nos atormenta. Tantas coisas nos tiram a atenção e o foco, como as mídias sociais, as reuniões improdutivas ou desnecessárias, o alto volume de informação, nossa segunda vida atrás de dispositivos eletrônicos, dentre inúmeras outras.

Mas estamos na era da informação e não temos para onde correr, então, esse é o nosso jogo. E para vencer, sugiro algumas poucas e rápidas ações para melhorar sua produtividade:

· Comece configurando seu smartphone para não tocar ou vibrar para qualquer coisa. Eu deixo habilitado apenas para me alertar quando chegam chamadas, SMS e alertas do calendário (reuniões). Nem mesmo o WhatsApp, porque infelizmente é o que mais desvia a atenção. Se você achar que é pouco, configure o aplicativo do Wheather Channel para lhe avisar sobre nevascas e furacões, isso pode lhe tirar a sensação de perdas de alertas e se você vive no Brasil, garanto que não afetará significativamente sua produtividade.

· Ao receber um convite para reunião, pergunte-se se deve ir. Pergunte ao organizador se sua participação é imprescindível. Se for irrelevante, fuja dessa reunião.

· Organize seu dia com uma lista de atividades (to do list) e procure priorizá-las. Estabeleça uma meta para o dia e a cumpra ou supere.

· Descubra seu período de maior produtividade e o explore melhor. Para algumas pessoas é pela manhã, para outras à tarde, mas geralmente é o período em que você é menos interrompido.

·  Aprenda a dizer não. Se você não recusar algumas interrupções, pedidos de ajuda ou mesmo convites para tomar um café, etc., sua melhoria na produtividade será limitada.

·  Preste atenção e procure identificar outras coisas que lhe prejudicam a produtividade e mate-as (não aplique isso para seres vivos!)

·  Outras tantas poderiam ser citadas, mas como eu escrevi acima, o objetivo foi listar poucas que trazem resultados rápidos (se quiser sugira as suas nos comentários).

Planeje, entenda, estime e cumpra
Antes de assumir uma responsabilidade, entenda sua capacidade produtiva e negocie as condições da entrega. Entenda o que se espera do seu trabalho e os prazos críticos. Alerte sobre os riscos. E quando for questionado sobre a qualidade do seu trabalho, jamais use a desculpa do “estou sem tempo e com muita coisa para fazer”. Talvez seja mais sincero dizer: “estou sendo improdutivo e perdendo muito tempo com coisas irrelevantes” ou “estou com muitos grupos no whatsapp que enviam muitas mensagens, piadas e vídeos engraçados e não consegui finalizar em tempo e com qualidade”. Cada um faz sua interpretação do que a desculpa da falta de tempo e muita coisa pra fazer significa. Quando ouço essa desculpa, meu cérebro sempre traduz para “essa pessoa está tentando dizer que não soube planejar, sua produtividade está baixa e que é incompetente!”

Premiando a incompetência
Gosto muito se usar um ditado interno da Navita que é: “Não devemos premiar a incompetência!”. Usamos isso para separar os que passam muito tempo na empresa dos altamente produtivos. Quando uma mesma atividade é dada para dois profissionais distintos e um a faz em 4h e o outro leva 10h (considerando qualidade similar ou aceitável), a tendência é pensar que o segundo é melhor, mais comprometido e não é. Isso é premiar a incompetência. O que levou mais que o dobro para entregar, consumiu mais recursos da empresa, prejudicou a margem da área, é o melhor? Absolutamente não. Mas se você cobrar melhora no desempenho, é grande a chance dessa pessoa responder: “estou sem tempo e com muita coisa para fazer”.

Outro dia uma pessoa me disse que gostaria de escrever alguns artigos, mas trabalha demais, dedica bastante tempo à família, pratica esporte, tem vida social e, infelizmente não consegue. E me perguntou como eu conseguia achar tempo para isso e eu respondi que consigo porque estou sempre “sem tempo e com muita coisa para fazer”.

(*) Roberto Dariva é CEO da Navita