Em um cenário macroeconômico de crescimento tímido previsto para o próximo ano e um mercado cada vez mais dinâmico e exigente, um ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo, o uso de métodos tradicionais, tanto em projetos, como em atividades do dia a dia, já não trazem mais resultados satisfatórios. Eis o motivo de grandes empresas estarem utilizando a Transformação Ágil como estratégia, em um mundo em que “a cultura devora a estratégia no café da manhã”.
Não é difícil que você já tenha se questionado em como se reinventar, quais são as filosofias, métodos e práticas que vem sendo adotadas pelas organizações, qual antídoto pode diminuir as dores da mudança. Nesse artigo, gostaria de abordar alguns temas que elucidem este caminho.
Vou resumir despretensiosamente que Ágil é um conjunto de práticas explícito em um manifesto escrito em 2001 por profissionais de TI baseados em 12 princípios e quatro valores (possui raízes originadas em XP – programação extrema para desenvolvimento de software; Scrum – metodologia Ágil para gestão e planejamento de projetos de software; e FDD – desenvolvimento guiado por funcionalidades) e por aí vai.
O Lean também pode ajudar na Transformação Ágil. O termo emergiu nos anos 1990, embasado no Lean Manufacturing do sistema Toyota, pós Segunda Guerra Mundial, e evolui até a década de 1970, focado principalmente em minimizar desperdícios e em melhoria contínua.
Essas filosofias apresentam características comuns e práticas das quais podemos extrair o que há de melhor e adaptá-las nos âmbitos estratégicos e táticos, não somente operacionais. E, mais que isso, não somente na manufatura ou na tecnologia, mas também em diversos segmentos e processos, desde que não role aquele apego de que a filosofia somente pode ser aplicada à software, pois a transformação ágil pode ser para a organização como um todo.
Grandes companhias de todo o mundo vêm passando por transformações para se adaptar a um novo mercado e utilizando a transformação ágil para isso. Vivemos uma nova revolução industrial, a chamada Transformação Digital, migrando da estratégia à operação.
Uma pesquisa do MIT mostra que organizações ágeis cresceram 37% mais rapidamente e geraram lucros 30% maiores do que as empresas não ágeis. Oriundo também de práticas emergentes utilizando Ágil em escala, o framework SAFe viabiliza essa transformação em nível de portfólio. Os cases são inúmeros, podemos falar de um aumento de 20% a 50% na produtividade, time to market, de 30% a 75% mais rápido, 50% de defeitos reduzidos, entre outros benefícios.
Por que mudar?
Pesquisa do grupo Standish mostra um número impressionante: 31,1% dos projetos serão cancelados antes de serem concluídos. Outros resultados indicam que 52,7% dos projetos custará 189% das estimativas originais. Com sucesso, a média é de apenas 16,2% para projetos de software que são concluídos no tempo e no orçamento, e destes 73% com os requisitos originalmente definidos. Em outras palavras, gastam-se meses em aprovações e planejamento, e quando o produto é finalmente entregue pode não fazer mais tanto sentido, ou pior, sentido nenhum.
É hora de se preparar para as inúmeras mudanças tecnológicas que vem pela frente. Mas reflita: Qual sua visão de futuro? Airbnb, Uber, Spotify já estão no presente e são concorrentes da sua empresa hoje. Como inspiração para a mudança Jeffrey Immelt, presidente do conselho de administração da GE diz que “o maior erro é não se mover”, e Einstein tem uma famosa frase: “insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes…”.
Como realizar esta transformação ágil?
Mudança de mindset. Mas não existe fórmula mágica. Há uma jornada a ser percorrida. É preciso experimentar e adaptar-se às mudanças. É simplesmente hora de repensar a forma de satisfazer nossos clientes ao entregar produtos e serviços.
Destaquei abaixo seis tópicos que considero vitais para que qualquer processo de Transformação Ágil seja concebido com uma margem mínima de risco de insucesso:
1 – Priorize seu portfólio: Defina sua visão de futuro. Em nível estratégico, tenha clareza da visão, do cenário econômico e dos seus direcionadores estratégicos, e classifique-os: o que trará receita, o que reduzirá custos e o que lhe trará vantagem competitiva e melhoria contínua, se for o caso do seu run the business. Avalie o custo do tempo de espera, não se esqueça dos riscos, priorize o que é essencial e gere valor mais rápido.
2 – Reestruture: Sim. Sua empresa vai mudar, o modelo bimodal pode deixar de existir com o processo, ou não, tudo depende da abrangência da mudança, mas novos papéis vão surgir com certeza. Há exemplos de uso da estrutura em esquadrões, tribos e seções. Devemos sair pela tangente das barreiras funcionais e focar na entrega por valor. Mas, primeiro, experimente, entenda os impactos, principalmente na cultura organizacional, erre, aprenda, fique firme e continue!
3 – Comunique, comunique e comunique: A transparência e o board alinhado e comprometido com a Transformação Ágil são fatores críticos de sucesso. Utilize recursos visuais e interativos para que todos façam parte de verdade da mudança. Estabeleça cerimoniais primários, avalie a aderência e faça as adaptações necessárias. Faça uso ao máximo dos radiadores visuais de informação (canvas, painéis, kanban).
4 – Foco nas pessoas: Os colaboradores desta geração são exigentes e pretendem trabalhar em organizações flexíveis, com processos funcionando perfeitamente. Quando se sentem diretamente donos da mudança estarão mais satisfeitos. O comando e controle já não funcionam mais. Treinamentos são parte fundamental deste processo. Longos processos de aprovação só tomam seu valioso tempo, tempo que você poderia estar dedicando à estratégia. A área de recursos humanos vem se tornando aliada e também agente de transformação, dessa forma, conte com ela. A gestão agora é a Gestão 3.0. Exercite o ouvir. E trabalhe com sua equipe de RH para desenvolver as competências esperadas dos profissionais do futuro na sua equipe.
5 – Aprenda e faça ajustes: Simplifique, desburocratize, pense como nosso velho e bom PDCA (planejar, executar, checar e ajustar). Tenha ciclos de feedback e acione rapidamente as lições aprendidas. O sucesso das lean startups está aí: experimentos, feedback e adaptações rápidas. Defina métricas de leading e lagging (desempenho passado e futuro), você pode realizar uma rodada inicial e repeti-la posteriormente para comparar o quanto evoluiu.
Toda mudança irá alterar um status quo, e ao sair da zona de conforto um vale ou queda de produção precisará ser superado para que se alcance um novo comportamento pessoal e profissional. Se mesmo assim você se sentiu como eu, e enxergou que a mudança se faz necessária, acredita que o modelo atual já atingiu o limite de sua validade empírica, ou sua organização está passando pela transformação digital, tenha em mente que o Lean Change Management pode te ajudar na jornada de Transformação Ágil, principalmente no aspecto cultural. Assim, sua organização terá capacidade para se adaptar e dar respostas rápidas ao mercado cada vez mais dinâmico e exigente, sem mudanças radicais.
(*) Viviani Barcellos é consultora de business transformation na Adaptworks
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