Cálculos de ROI bem feitos sempre ajudaram na aprovação dos projetos de TI
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Você deve estar pensando: conceber meios de demonstrar o valor da tecnologia corporativa tem ocupado os CIOs há 30 anos, desde que a profissão existe.
Bom, embora métricas como taxa de retorno interno e valor econômico agregado sejam aplicadas com sucesso variado, ROI e TCO continuam sendo baluartes. O que os diferencia?
Um cálculo de ROI quantifica os custos e os benefícios esperados de um projeto específicos em um prazo determinado, em geral três a cinco anos. O TCO, por sua vez, inclui apenas custos. Quando você pensa em TCO, não vê TI como um motor do negócio ou um ativo que pode aumentar o faturamento, o lucro ou o valor para o cliente.
As decisões de TI devem ser menos em torno da tecnologia e mais da capacidade de negócio que a tecnologia torna possível. Portanto, as propostas de TI devem ser mensuradas como outras idéias de negócio, por seu potencial de proporcionar velocidade, eficiência e inovação. O ROI proporciona uma maneira sólida de representar estas ideias.
O que impede boas projeções de ROI?
Muitas áreas de TI acham difícil prever com precisão o ROI de um projeto e depois não conseguem atingir os benefícios esperados quando o projeto é concluído. Às vezes, isso acontece porque os problemas inesperados surgem.
Em outros casos, os projetos descarrilam porque a equipe esqueceu de se preparar para as armadilhas comuns, como estas:
1. É perda de tempo
Às vezes, os líderes de TI apenas “sabem” que um projeto é uma boa ideia e decidem que comprovar com números é um desperdício de tempo. “Há uma tendência a ver o business case como um obstáculo para conseguir o dinheiro, porque você intui que é um bom investimento”, diz Peter Weis, vice-presidente e CIO da Matson. “Mas isso não é bom o suficiente”, adverte. “É importante aprender a fazer suas próprias projeções de ROI. “Não é mais aceitável supor que você vai ser perdoado por não saber finanças, porque você é de TI”, diz ele.
2. É tudo igual
Há grandes projetos, há pequenos projetos, e há projetos que não são opcionais, são mandatórios, muitas vezes por questões como conformidade regulatória. Não faz sentido tratá-los todos igualmente, mas algumas empresas fazem exatamente isso, disse Matt Wyman, vice-presidente de TI da The Chefs’ Warehouse.
“Se uma empresa tenta colocar todos os projetos na categoria de ROI, alguns problemas de alto risco podem ficar comprometidos”, diz ele.
“Os projetos de menor custo não passam pelo mesmo nível de escrutínio”. É melhor deixar que os gestores tomem essas decisões menores, acrescenta.
3. As unidades de negócios passam o bastão
O CIO tenta agradar a todos, mas às vezes os pedidos de líderes de negócios não dizem muito sobre ROI, diz Michael Smith, analista da Gartner. “Alguém vai dizer: ‘Precisamos de mais comunicação com os clientes’.” Isso expressa uma necessidade de negócio. “O profissional de TI pode avaliar algumas soluções de mídia social e chegar a um plano de implementação, mas todo mundo vai ter pulado a etapa em que você projeta um benefício mensurável de negócio”, diz Smith.
Em vez disso, ele deve trabalhar com pessoas de negócios e finanças para chegar a um determinado benefício do negócio mensurável.
Quanto de benefício para o negócio um novo projeto de TI será capaz de criar? Responder a essa pergunta não deve ser trabalho exclusivo da TI. Cálculos de ROI de um projeto de TI devem envolver toda a empresa. A TI traz a informação sobre custos, e contatos de negócios trazem as informações sobre os benefícios de negócios.
“Certifique-se sempre que os números foram fornecidos pelo departamento que será o patrocinando do projeto”, diz Peter Campbell, CIO da Rivada Mercury. Você nunca deve dizer qualquer coisa como “este projeto vai economizar US $ 10 milhões”, acrescenta. “Você está dizendo que a área de negócio beneficiada está prevendo isso. Ao começar a fazer previsões sobre os benefícios do projeto sem o apoio da área de negócio afetada por ele, você se coloca em risco.”
E não acabai aí…
Uma vez o projeto avaliado, aprovado e implementado com sucesso, você pode pensar que você está concluído. Errado. “A maioria dos executivos de TI pensa, ‘projeto feito; vamos para próximo”, diz Todd S. Coombes, CTO da California Earthquake Authority. Em vez disso, vale a pena voltar e perguntar se os benefícios projetados para o negócio realmente aconteceram.
“Em muitos casos, a resposta é não”, diz Coombes. “Mas as empresas não sabem, porque elas não têm essa visão retrospectiva.”
“Por exemplo, nós deveríamos reduzir nosso time to market através da implementação da solução de gerenciamento do ciclo de vida do produto”, diz Michael Smith, analista do Gartner. “Com certeza, nós reduzimos o tempo. Mas como sabemos que foi a solução que proporcionou isso? Talvez a empresa tenha contratado alguém que é muito bom no que faz.” Além disso, os benefícios de negócio podem demorar um ano ou mais para aparecer, de modo que uma análise seis meses após a conclusão do projeto provavelmente não será suficiente para a TI para medir o seu pleno efeito.
Fácil ou não, quanto mais detalhes o CIO puder obter sobre a materialização ou não dos benefícios esperados, melhor, dizem especialistas. E você deve compartilhar os resultados, bons ou ruins, com o resto da empresa. “No final do dia, todos nós estamos aqui para fazer o melhor que pudermos”, diz Coombes. “Se você não está compartilhando informações de forma transparente, você não está fazendo nenhum favor para a sua organização. Você precisa olhar para a informação factual real e usá-la para o bem da empresa.”
Redação
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Pamela Sousa
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