Planejamento: a diferença entre contratar bem e ter que contratar de novo

A contagem regressiva para 2020 começou. Neste contexto, a elaboração de forecasts (ou previsões), primordial a todo gestor, torna-se indispensável. A previsão permite reduzir custos com desperdícios e com a aquisição inesperada de recursos humanos. Nos processos de recrutamento, o forecast é igualmente importante. Isso porque se você deseja recrutar estrategicamente, precisa saber com antecedência quais talentos precisará contratar no futuro.

O planejamento permite que os departamentos de Recursos Humanos mudem suas dinâmicas de seleção, para que, em vez de etapas “selecionadoras de pessoas”, eles se tornem atividades estratégicas para geração de valor agregado.

Assim como em qualquer forecast, a previsão de contratações não é uma ciência exata. Essencialmente, é um processo baseado nos dados do período anterior (número de contratações, percentual de turnover) que permite antecipar o que será pedido no futuro, considerando a estratégia do negócio. Para ter uma previsão precisa mais detalhada, alguns pontos devem ser levados em consideração. Vamos a eles:

Estratégia do negócio

Primeiramente, é preciso conhecer os objetivos do negócio. Imagine que, nos próximos 12 meses, a empresa pretende triplicar as vendas. Então, é preciso atender à demanda da estrutura organizacional e garantir que existam, por exemplo, um diretor de vendas, um gerentes de vendas, vendedores externos, inside sales e equipe de pré-vendas.

Turnover de colaboradores

Ao planejar o crescimento dos próximos 12 meses, é preciso observar os desligamentos típicos (funcionários que saem voluntariamente ou que saem devido ao desempenho) e construir um plano de contratação para isso.

Contratações internas

Incorporar as promoções no plano de contratações também é necessário. A previsão precisa ser feita analisando posição por posição. Por exemplo, assumindo apenas a função de vendedores externos, imaginemos que a empresa deseja aumentar sua quantidade de colaboradores de 10 para 30. Se o turnover é de 30%, nesse período, significa que a equipe perderá 3 pessoas. Portanto, é preciso ter um plano para contratar 23 pessoas para atingir a meta de 30. Então, é preciso verificar a capacidade de promover internamente, a cada ano, dois profissionais. Isso significa que é necessário contratar externamente 25 novos vendedores.

O comprometimento com o forecast de contratações como parte de sua estratégia de recrutamento traz vários benefícios, entre eles:

Permite pensamento estratégico e planejamento de contratações de pessoas necessárias no curto e no longo prazo,, aproveitando ao máximo as oportunidades oferecidas por cada contratação feita.

Proporciona que a contratação aconteça no melhor tempo, ou seja, quando o quadro de colaboradores está completo e há tempo para pensar. Assim, é eliminada a pressão do tempo e o aumenta-se as chances de encontrar os melhores talentos.

Garante economia de recursos. Todos sabemos que, como compradores, quanto mais precisamos de algo, mais urgente é a nossa necessidade e mais propensos e dispostos estamos a pagar a mais por ele. O mesmo se aplica ao contratar.

Para várias funções, podemos desenvolver nosso próprio pessoal para que atuem no futuro, reduzindo assim a necessidade de ir ao mercado externo para postos que podem ser preenchidos internamente por meio do treinamento e do desenvolvimento do talento existente. O preenchimento de funções internamente aumenta a motivação e a retenção da equipe, economiza tempo e dinheiro e mantém a continuidade.

Para ilustrar a relevância do forecast de recrutamento, vamos usar um exemplo de um cliente do trampos.co, no caso uma empresa que fornece serviços para agências de publicidade. Este cliente precisava de um número certo de analistas de pré-vendas com conhecimento no mercado publicitário. O período de “rampagem” de um analista de pré-vendas que nunca havia atuado nesse meio era de seis meses e, até lá, o departamento de RH lutava para encontrar profissionais com experiência o perfil certos.

Porém, a área de Atendimento ao Cliente identificou que havia um número certo de profissionais que saiam da empresa após 12 meses na função. Ao mapear a demanda da área de Vendas, foi feito um acordo entre as áreas em que o Atendimento ao Cliente contrataria profissionais adicionais a cada ano (uma contratação relativamente fácil) e, após 12 meses atendendo os clientes e conhecendo este nicho de mercado, eram oferecidas a esses profissionais posições na área de Vendas da empresa.

O processo foi aprimorado com a introdução de um treinamento de vendas nos últimos três dos 12 meses em atendimento para preparar melhor os profissionais na mudança de perfil. A previsão funcionou bem tanto para os gestores de vendas quanto para os profissionais envolvido, e a empresa conseguiu assim contornar as dificuldades que vinha enfrentando.

*Por Tiago Yonamine, publicitário, designer e criador da plataforma de recrutamento TRAMPOS.CO e da escola de comunicação e tecnologia trampos ACADEMY.