A Shadow IT espalhou-se pelas empresas. Pode ser o iPhone pessoal do vendedor usado em uma viagem para acessar a soluções de relacionamento com o cliente (CRM) baseado na nuvem ou um servidor de teste adicional embaixo da mesa de um desenvolvedor, que conecta a tecnologia secretamente à nuvem.
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“Não importa a forma, ela existe por um único motivo: os funcionários/áreas não recebem os serviços de TI que desejam”, afirma Marcelo Ramires, CIO Latam da Michelin, que falou durante Intercâmbio de Ideias, no IT Forum+ 2015, realizado de 19 a 23 de agosto na Praia do Forte (BA).
O executivo lembrou que a TI tem o desafio diário de receber demandas urgentes e que muitos dos líderes da área apontam a imediata inviabilidade de atender à área de negócio em um curto espaço de tempo. Assim, as unidades acabam seguindo com os projetos sem a TI.
Esse cenário, diz, traz uma série de problemas: adiciona custos escondidos na organização, dificilmente melhora as práticas de gerenciamento de projetos usados e cria um ambiente que propicia animosidade entre as áreas de TI e as demais.
Ramires contou que viveu esses desafios e sua resposta para a Shadow IT foi não freá-la e, sim, legalizá-la na empresa. “Comecei a ver a Shadow IT como oportunidade”, diz, explicando que assim poderia contribuir e agregar ainda mais valor aos negócios e eliminar o gap existente.
“No começo de 2014, dediquei um profissional da TI para identificar iniciativas de Shadow IT. A partir de então oferecemos nosso serviço de consultoria para projetos, como facilitadores”, detalha.
Dessa forma, a equipe que está orientada para iniciativas de Shadow IT ajuda em todas as fases do projeto. “Os negócios a partir de então passaram a nos procurar e apenas no último ano somamos 70 participações em projetos e iniciativas”, conta, relatando que hoje a área voltada para as práticas tem mais pessoas e atua de forma separada da TI tradicional.
Como lição aprendida com a Shadow IT, Ramires relata que uma delas foi não dizer não. “Em vez disso, proponha alternativas e deixe a área de negócios escolher o que dá e o que não dá para fazer. Importante também saber que nesse caso a responsabilidade do projeto é dos negócios”, completa.
Entre os resultados obtidos pela oficialização da Shadow IT, que foi benéfica para a empresa pois criou uma TI Bimodal, uma ágil e outra mais tradicional, o executivo lista controle do ambiente, geração de novas demandas que não passariam pela TI e o departamento passou a ser procurado, reconhecido e elogiado.
E para quem tem receio de liberar a Shadow IT, o CIO da Michelin aconselha: “comece com pequenas iniciativas e se proponha a ajudar estabelecendo uma espécie de trabalho de consultoria”, finaliza.