Tantos projetos, tanta má gestão. Esse é o refrão de muitos executivos de TI. Na verdade, mesmo com o auxílio providencial dos software de gerenciamento de projetos, os projetos de TI muitas vezes acabam demorando mais tempo do que o planejado e custando mais do que o previsto.
Embora nenhum dos projetos seja exatamente o mesmo, os problemas que podem afetar – e potencialmente prejudicá-los – são muitas vezes bastante semelhantes. E mesmo os bons gerentes de projetos podem cometer erros ao lutar contra um projeto grande e complexo – ou quando são bombardeados com solicitações de mudança.
Veja o que os executivos de TI e os profissionais de gerenciamento de projetos nos disseram que são os erros muito comuns e os conselhos para evitá-los.
Erro # 1: Não se reunir com a equipe inteira para estabelecer objetivos antecipados
“É importante para toda a equipe conhecer papéis e responsabilidades e entregas” desde o início, diz Shami Ahuja, diretor de prática ágil na empresa de consultoria de tecnologia Nisum . É por isso que é uma boa ideia realizar uma reunião inicial com todas as partes interessadas.
“Uma reunião de kickoff ajuda a expectativas – e torna a equipe mais auto-dependente e auto-organizada. Ele também instila um maior nível de responsabilidade e propriedade do projeto”.
Erro # 2: Não quebrar (grandes) projetos em peças menores
“Dividir [um] grande projeto em peças pequenas e gerenciáveis fará com que a equipe se sinta mais confortável e confiante do que seus membros podem resolver com sucesso”, diz Sid Soil, proprietário da DOCUdavit .
Para evitar que sua equipe se sinta sobrecarregada, “aproveite o tempo para entender cada faceta do projeto”. Em seguida, “quebre o projeto em pequenos pedaços e quebre essas pequenas peças em pedaços menores, se você puder”. E atribua cada tarefa ao membro do time mais adequado para realizá-los.
Erro # 3: Não priorizar projetos e/ou tarefas
“Muitos departamentos de TI têm vários projetos simultâneos em execução, tanto para clientes internos quanto para externos”, explica Cortney Thompson, CIO do provedor de serviços de data center Green House Data . E “muitas vezes, vemos funcionários dedicados a projeto que é uma prioridade menor, enquanto um projeto de maior visibilidade começa sair do trilhos”.
É por isso que é importante o gerente do projeto permitir aos membros da equipe saber quais as tarefas que devem priorizar e quando as prioridades mudaram. “Definir claramente as prioridades do projeto pode ajudar a economizar muitos problemas e dor de cabeça”, diz ele.
Erro # 4: Esquecer que o gerenciamento de projetos também é o gerenciamento de pessoas
“Muitos gerentes de projetos ficam atolados com foco no escopo, qualidade, custo e cronograma associados aos seus projetos” e esquecem as pessoas que estão realmente fazendo o trabalho, diz Irfan Kapasi, diretor-gerente de TI da CTG. A falta de gerenciamento adequado dos membros da equipe, ou o microgerenciamento deles, pode “levar a atrasos, impactar a qualidade e resultar em excessos de custos”.
Para evitar esse problema, “assegure-se de que todos entendam como e por que seu papel é importante para o sucesso do projeto e os cronogramas para check-ins periódicos”, aconselha. “Isso inclui patrocinadores, membros da equipe, executivos, fornecedores e outras partes interessadas. Desta forma, você pode garantir que todos compartilhem a mesma visão do projeto “.
Erro nº 5: Não se comunicar regularmente com os membros da equipe
“Embora ninguém refute a importância da comunicação constante para o gerenciamento de projetos bem-sucedido, uma vez que o projeto está em andamento, é fácil perder momentos para se reunir com a equipe ou fornecer atualizações para os principais interessados”, diz Bob Drainville, presidente da Timesheet Mobile .
“Estabelecer as bases certas para reuniões regulares, quem participará dessas reuniões e quem mais precisará ser envolvido ajudará a manter as coisas andando bem”. Drainville também enfatiza a importância de ter o número certo de pessoas envolvidas porque “muitas pessoas podem tronar as coisas mais difíceis”.
Erro # 6: Deixar as mudanças sairem do controle
“Alterações incontroláveis são difíceis de gerenciar porque, como o nome sugere, têm o poder de tornar tudo incontrolável”, diz Kofi Senaya, diretor de produtos da Clearbridge Mobile . “Pedidos adicionais e recursos adicionados extraem recursos e podem afetar o foco da visão do produto. E sem o controle adequado, [eles] podem afetar severamente o sucesso do projeto. “No entanto,” o escopo do escopo pode ser reduzido pelo forte gerenciamento de projetos e propriedade do produto “.
“Ao adicionar recursos [ou considerando mudanças] você precisa se fazer algumas perguntas”, diz ele. “Os novos pedidos de recursos se alinham com a visão do produto? As alterações propostas adicionam valor ao usuário final? São necessáriasr? Definir claramente os objetivos do produto e identificar fatores de sucesso pode ajudar a garantir que as solicitações de mudança e os recursos adicionados que não estejam alinhados com os objetivos não ameacem os cronogramas”.
Erro # 7: Não usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos
“Muitas ferramentas sólidas de gerenciamento de projetos, como Asana ou Trello, possuem ótimas representações visuais do status do projeto [a]”, diz Kean Graham, fundador e CEO da MonetizeMore. Para ajudar a manter os projetos sob controleo, “é importante usar essas ferramentas para saber onde o projeto está e garantir que evolua no ritmo certo para que termine no prazo e para identificar oportunidades de eficiência adicional [ou detectar problemas]”.
Além disso, “a documentação do projeto deve ser atualizada semanalmente”, diz Cerila Gailliard , um profissional certificado de gerenciamento de projetos e consultor. “Se surgir algo de importante [por exemplo, uma alteração na tarefa ou escopo ou prazo], o gerente de projeto deve atualizar a documentação dentro de 24 horas. Isso dará a todos no projeto informações precisas sobre o seu andamento. ”
Erro # 8: Falhar ao ajustar o curso quando as coisas dão errado
Como todo gerente de projeto sabe, às vezes, apesar de seus melhores esforços, as coisas dão errado ou o projeto falha. E “o medo do fracasso às vezes pode levar um gerente de projeto a um exercício de inutilidade na tentativa de salvar um projeto condenado”, diz Brandon Evans, diretor de tecnologia da Changepoint .
Por isso que é essencial “gerar relatórios transparentes e verdadeiros … [que] forneçam aos executivos interessados no projeto informações que permitam uma tomada de decisão oportuna”, diz ele. Desta forma, “se o projeto for estrategicamente importante, [e algo der errado], o negócio pode mudar o curso e [ajudar o projeto a se tornar bem sucedido ajustando [o] orçamento, recursos e / ou expectativas de entrega”.
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