O que você faz com as pessoas que resistem trabalhar abertamente?

É claro, você pode deixa-los para traz e dar a volta. Não perca muito tempo tentando convencer os resistentes e lutando pelo valor das comunicações abertas, gerenciamento de conhecimento e visões claras de status. Se eles não veem o valor agora, eles verão conforme mais trabalho é realizado fora do e-mail e mais ações acontecem em tempo real. As mídias sociais atraem tanto leitores quanto participantes, oferecendo energia e engajamento das equipes, não por ser uma ferramenta inteligente ou por uma função rica. As ferramentas E2.0 abrem o trabalho para visibilidade de outras equipes, gerentes e colegas. Se as pessoas resistirem a essa mudança, com o tempo elas vão se engajar, assim como aconteceu com e-mail.

Se puder, deixe o discurso ?mudando a cultura corporativa? para mais tarde. As ferramentas E2.0 oferecem o há muito tempo esperado presente do gerenciamento de conhecimento. Se as pessoas compartilham status de projetos, eventos de trabalho e exceções à regra e compartilham questões de trabalho em tempo real, você começa a ter uma organização em aprendizado. A possibilidade de aprender com os outros amplia o contexto das equipes se todas as correntes de trabalho puderem ser facilmente indexadas a uma área central, apontadas para um URL, postadas em RSS, links etc. A enorme quantidade de tempo gasto tentando encontrar a pessoa certa ou evento é reduzida de forma significativa, e as pessoas começam a ver impactos mais abrangentes nos eventos dentro da empresa.

Mas um problema é que as pessoas não trabalham da mesma forma que socializam. Ter as mesmas ferramentas sociais de consumidor com o mesmo conteúdo não funciona. O local de trabalho não é aberto e gratuito. O trabalho tem elementos de competição individual e entre equipes, segurança, projetos discretos e gerentes fracos, tudo o que deve ser evitado. Oferecer outro Facebook no trabalho não parece uma proposta válida, especialmente se você adiciona e continua fazendo o resto do trabalho; é apenas uma coisa a mais. Se e-mail não mudar, reuniões não forem canceladas e ninguém receber de volta mais valor do que oferece, será um fracasso. De forma geral, as pessoas usam uma ferramenta quando ela oferece algum retorno. E isso exige um senso de confiança que os outros irão participar. Ou seja, começar é difícil. O primeiro post parece solitário, mas assim que o efeito da rede começa a surgir e as pessoas veem outras pessoas participando, as coisas começam a fluir. Atividade tem gravidade e energia, e isso atrai as pessoas. Você pode aumentar essa energia com sistemas inteligentes de automação e opções de participação direcionada.

Como mudamos de um Facebook interno relutante para um rico e aberto sistema de gerenciamento de conhecimento? A mudança pra um acelerador corporativo exige pensar em sua solução E2.0 como parte dos seu sistema de arquitetura. E2.0 pode ser a cola entre sistema e pessoas. Na estrutura corporativa, você quer que as pessoas reajam a dados em tempo real e você quer que elas compartilhem e aprendam com essas reações. Uma empresa regida por dados precisa ir além de relatórios e painéis e adotar os alertas graduais de sistemas, que não exigem interpretação.

Pense em seus aplicativos e sistemas como pessoas muito inteligentes a serem seguidas, pessoas que podem postar/tuitar condições baseadas em análises em tempo real, complexas e mergulhadas em dados que exigem múltiplos relatórios e interpretação complexa. A simples afirmação ?No atual ritmo de movimento, três lojas estarão sem estoque de XYZ em uma semana, e o centro de distribuição não tem estoque?, pode ser postada e seguida por qualquer número de pessoas: vendas, manufatura, gerenciamento, estoque etc. São dados acionáveis que podem ser discutidos, comentados, compartilhados, encaminhados e resolvidos com as ferramentas E2.0. As resoluções estão ai para o pessoal do futuro revisar. E a resolução pode ser compreendida e codificada para que da próxima vez, o sistema possa ir além à resolução e, em breve, os sistemas irão postar que ?Mais estoque de XYZ foi pedido na fabricante para uma pequena posição de estoque/inventário?. Automatizar partes do negócio que são repetitivas e focar em exceções analíticas pode ser o objetivo do sistema E2.0. Todas as mensagens de sistemas e as mensagens sociais podem ocorrer dentro da estrutura de uma ferramenta de colaboração corporativa.

O verdadeiro impulso para mudar o comportamento das equipes deve vir de diversas áreas ao mesmo tempo: gerentes de projetos, RH, IT, vendas e líderes do negócio em geral. Se a comunicação de projetos for feita em ferramentas de colaboração, status e pontos críticos são compartilhados. Os projetos não desaparecem em planilhas em discos compartilhados, cronogramas não são congelados em gráficos Gantt e esforços redundantes são rapidamente destacados. Levar as ferramentas Enterprise 2.0 para os gerentes de projetos abre os projetos para revisão e avaliação. Os projetos devem ser vistos e ouvidos por todos os interessados, todo o tempo.

Se os lideres do negócio participarem, especialmente gerentes sêniores, a conversa, de repente, pega fogo. Se as pessoas se preocupam com mídias sociais corporativas saindo dos trilhos corporativos, nada pode mantê-las mais nos trilhos do que a participação dos gerentes. Saber que as conversas e as correntes estão sendo lidas por diferentes níveis de gestão cria uma nova forma para os profissionais serem notados. Gerenciamento de reputação é gerada na maioria dos pacotes, para que as pessoas que têm mais gravidade, que têm os comentários mais ?curtidos?, se tornam exemplos em seus departamentos. A meritocracia herdada das redes sociais faz com que as pessoas que mais postam e participam de forma significativa sejam notadas no trabalho ou no mundo.

Por que não usar e-mail? Como Bill French disse: ?E-mail é onde o conhecimento vai para morrer?. E-mail não pode ser tão flexível e aberto por motivos óbvios. Você não pode fazer buscas e retirar informações do e-mail de outra pessoa, você não quer administrar centenas de listas de e-mail para cada questão do negócio, e você não quer que pessoas interessadas não encontre alguma coisa porque está preso no e-mail. Esqueça o envio de relatórios, porque a maioria dos relatórios exige interpretação e cinco outros relatórios para ser relevante. E os computadores são melhores para lidar com dados, definir condições e controlar padrões do que uma equipe sobrecarregada. Apenas veja a quantidade de relatórios que a empresa tem. Quantos relatórios são necessários para tomar uma decisão? Quantas pessoas conhecem todas as interações? E se todos pudessem conseguir valor em um evento, aprender com ele, reagir a ele e se tudo isso pudesse ser capturado e rastreado e buscado?

As buscas se tornam um importante benefício para redes sociais internas. Se você puder incluir seus repositórios de documentos, sistemas de software corporativos, intranet e redes sociais em uma ferramenta de busca, você cria o gerenciamento de conhecimento lite. Você seria capaz de se movimentar rapidamente e encontrar o que precisa em pessoas, documentos ou bancos de dados. Poderia ser melhor?

Lembre-se de manter a regra básica 1/10/100 em mente para seu projeto de rede social corporativa. É fácil se frustrar com centenas de usuários logados, mas poucos posts. Em geral, uma pessoa posta, 10 pessoas curtem ou comentam e 100 leem o post. Se mantiver essa fórmula na cabeça, será mais fácil julgar o valor da rede que criar. Muitos gerentes de sites veem comentários e curtidas como tão importante quanto o post inicial, porque mostram o engajamento, que é crucial para o sucesso.

Conforme o ambiente social corporativo cresce, uma equipe dedicada pode ser necessária ? o mesmo tipo de equipe que lida com comunicação intranet e fóruns de boletins corporativos. A diferença é que a facilidade de uso dessas interfaces estilo Facebook não exige treinamento, e a maioria dos seus funcionários mais novos vão facilmente ceder e postar informações de trabalho. Imagine estar fora do escritório um dia, mas poder acompanhar o status do negócio, de projetos, dos problemas com as mesmas ferramentas que você usa para conversar com os amigos. É o mesmo princípio, mas para o trabalho e não para amigos e familiares, e pode ser tão eficiente quanto.

E2.0 oferece status de projetos direto das pessoas (que é outro desafio), comunicados corporativos (não podemos viver sem eles), alertas de exceções em gerenciamento (ameaças/oportunidades de sistema) e índice dos eventos do dia. Também é muito interessante observar todos os grupos que os funcionários vão criar, todas as áreas de equipes abertas e fechadas. É significativo, para estrutura, ver as áreas reais de trabalho surgirem. Às vezes, grupos informais podem dar dicas para uma melhor organização lógica de equipes do que a atual. Se seus grupos quebrarem os silos organizacionais, talvez seja o momento de repensar a estrutura da empresa.

Então, apresente seus sistemas às ferramentas Enterprise 2.0. Crie alertas automáticos com padrões de interpretação de eventos/dados e deixe que as pessoas os sigam como seguiriam pessoas. Habilite buscas entre sistemas para que seja mais fácil localizar pessoas e ideias. Nenhum departamento ou equipe pode monopolizar as conversas na empresa ou controlar todos os grupos. Se der uma conta para cada um e adicionar alguns benefícios claros para mostrar o caminho, como RH ou alertas de exceções em gerenciamento, as pessoas vão convergir e começar a compartilhar informações de negócios em novas e interessantes formas. Não podemos participar da nova economia 2.0 usando métodos 1.0 de negócios.

Adaptado e traduzido do Capítulo 5 de The Collaborative Organization, de Jacob Morgan, Copyright 2012, McGraw-Hill Professional