O conceito de paperless, ou
escritório sem papel, surgiu há mais de 30 anos e consiste na
eliminação ou redução do uso de papel na rotina administrativa com a
utilização da tecnologia para otimizar processos, facilitar a busca de
informações, economizar recursos e contribuir para a preservação do meio
ambiente.
Apesar de todas as vantagens, pesquisas revelam que a maior barreira para a implementação de uma política paperless
é a resistência das empresas à mudança. Embora os recursos de
tecnologia venham avançando, o futuro da empresa sem papel ainda é um
desafio, pois as organizações necessitam aperfeiçoar a gestão da
informação e mudar a sua cultura. O aumento no fluxo de informação das
empresas vem ampliando a geração de documentos impressos, sendo que a
maioria delas ainda depende do papel e há aquelas que aumentaram o uso
de impressões.
Ambientes empresariais paperless já são realidade em muitos casos. Segundo a Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM),
24% das empresas têm uma política específica para a eliminação do
papel. Dados da IDC Brasil revelam que o mercado brasileiro de
impressoras registrou uma queda de 13,7% nas vendas no primeiro semestre
de 2015, em comparação com o mesmo período do ano anterior. A redução
indica a desaceleração da economia e também comprova a tendência do
mercado para um ambiente paperless.
Em
outros tempos, ter um arquivo impresso era a garantia de contar com a
informação em qualquer hora e lugar, mas tudo mudou. Cada vez menos é
necessário imprimir algo, e até os dispositivos móveis podem armazenar
tudo, desde livros até comprovantes de operações bancárias. O ambiente paperless ideal
é aquele que já nasce digital, ou seja, a empresa investe em
tecnologias e processos que eliminam o papel em todas as etapas do
negócio. Com a Lei da Digitalização (nº 12.682/2012), os documentos
digitalizados passaram a ter valor jurídico, mas imprimir para depois
digitalizar ainda é uma opção que gera custos e muito trabalho. O
mercado já oferece soluções para gestão de documentos com assinatura
digital e carimbo do tempo, que asseguram economia, praticidade e também
valor legal para as empresas que desejam ser paperless.
Exemplos
positivos demonstram que essa política pode ser aplicada em empresas de
todos os portes e segmentos. Ao eliminar ou reduzir o uso de papel, as
organizações podem economizar recursos, agilizar processos, ganhar
espaço físico, facilitar o compartilhamento de informações e promover
mais segurança. Além disso, é uma atitude consciente que promove a
sustentabilidade. Segundo a AIIM, as empresas que adotam o conceito de paperless obtêm retorno financeiro em cerca de 12 meses.
Trabalhar em um
ambiente sem papel é um desafio, que requer planejamento, uso de
tecnologia adequada, treinamento e mudanças de hábitos. A opção certa
torna processos mais rápidos e seguros. Com o uso de software,
aplicativos e recursos online, é possível viabilizar essa transformação,
sendo determinante a compreensão das reais necessidades do negócio para
a escolha da tecnologia adequada para as atividades da empresa. A
tecnologia é uma aliada nesse processo de gerenciamento e armazenamento
de documentos e pode ajudar as empresas a aumentaram sua performance e
serem mais eficientes em um momento em que agilidade e redução de custos
é um diferencial competitivo.
(*) Rodolfo Granieri, Diretor Comercial do Grupo New Space
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