Como integrar o ERP e o CRM em 9 passos

Aumentar a produtividade e o engajamento do time comercial são ações fundamentais na maioria das indústrias e distribuidoras que planeja contratar uma ferramenta de CRM e querem integrá-la ao seu ERP. Ainda que não seja a prioridade inicial, entender as possibilidades e esforços envolvidos é primordial para que não haja surpresas mais adiante, afinal, esse tipo de integração demanda tempo e investimento financeiro considerável.

De acordo com Matheus Pagani, CEO e fundador da Ploomes, geralmente a necessidade de integração das plataformas, no setor industrial, ocorre a partir do momento em que o alto escalão visualiza a rejeição da equipe comercial com o ERP utilizado ou constata que deixou de atender as necessidades de gestores e vendedores.

Com a experiência de ter efetuado cerca de 50 integrações com ERPs, de grandes fornecedores a ferramentas menos pulverizadas, o especialista alerta que as indústrias interessadas em implementar essa operação precisam checar as limitações de integração antes de efetivar a contratação de um software de CRM. “Hoje, a maioria dos fornecedores disponibilizam uma documentação para integração disponível no seu próprio site. Dessa forma, é possível seguir adiante por conta própria e consultá-los para dúvidas pontuais. O ideal é sempre contratar empresas conhecidas no mercado pelo relacionamento próximo com os clientes”, esclarece.

Para ajudar as indústrias e distribuidoras a não enfrentarem transtornos nesse processo, Pagani lista o cronograma necessário para realizar a integração do ERP com o software de CRM de maneira eficaz e correta. Confira:

1. Definição do dono do escopo e líder técnico

O primeiro passo para que a integração aconteça da melhor forma é definir os dois principais responsáveis pelo projeto dentro da indústria. Geralmente, o dono do escopo é o gestor de vendas ou profissional de administração de vendas, uma vez que possuem boa visão dos processos internos e mínimas noções sobre tecnologia.

Já o líder técnico (na maioria dos casos o executivo de TI) é responsável por auxiliar o dono do escopo nas decisões e nas comunicações com os fornecedores do CRM. Ele também será responsável por preparar servidores de teste e homologação, assim como liberar acessos de rede a ferramentas externas. Ambos possuem, antes de tudo, responsabilidade de avaliar as soluções de CRM e escolher aquelas que permitam melhor comunicação com seu ERP.

2. Contratação do fornecedor do CRM

Escolha um CRM que foi feito para resolver os problemas da sua indústria. Por exemplo, caso a intenção seja centralizar toda a vida do vendedor em um novo CRM, o dono do escopo precisa escolher uma plataforma que permita gerar orçamentos e pedidos de venda para sua equipe. O líder técnico, em paralelo, precisa avaliar se o sistema contratado suporta cálculos de impostos, consultas em tempo real de alíquotas para evitar manter duas lógicas de cálculo, uma no ERP e outra no CRM e, claro, escolha uma plataforma com PDC (portas de comunicação) abertas.

3. Reuniões para definição de escopo

O primeiro encontro deve ocorrer internamente e nele serão definidos os casos de integração que precisam ser implementados. Após isso, é necessário se reunir com o fornecedor para validar o escopo. Esse é o momento para verificar se é possível implantar tudo o que foi definido na reunião interna. Utilize a experiência do fornecedor a seu favor.

4. Elencar os dados trafegados

Quais dados do ERP que precisam estar visíveis/disponíveis no CRM? Razão Social, CNPJ? A empresa também pode optar por dados mais complexos, como limite de crédito, descontos especiais, volumes de vendas etc. É necessário fazer internamente a definição para cada item presente na integração: clientes, produtos, pedidos etc. Depois desse processo, é preciso se reunir mais uma vez com o fornecedor para verificar se há possíveis limitações e complexidade elevada na extração dos dados requeridos.

5. Definição das PDC

Uma vez que seu CRM possui uma PDC bem construída e definida, é necessário determinar a preparação da PDC do seu ERP. Geralmente essa tarefa é efetuada pelo próprio fornecedor do ERP ou algum parceiro especializado. Se nenhuma das opções forem viáveis, o serviço pode ser conduzido pelo desenvolvedor da indústria. Entretanto,
essa é a opção mais demorada e arriscada, pois é indicado que o profissional escalado tenha experiência prévia com esse tipo de trabalho.

6. Escolha do desenvolvedor e desenvolvimento da PDC do ERP

Definida a responsabilidade da PDC do ERP, chega o momento de estabelecer o desenvolvedor. É comum que o especialista da PDC do ERP acabe se tornando também o desenvolvedor. Basicamente, ele irá criar o Middleware responsável pelo tráfego de dados. Nesse momento, é preciso que esse profissional e o líder técnico se reúnam periodicamente para garantir que tudo o que será desenvolvido do lado do ERP seja compatível com o CRM.

7. Preparação do ambiente

Finalizada a criação da PDC do ERP, chega o momento de preparar uma instância para desenvolvimento e testes do Middleware. A tarefa é liderada pelo responsável técnico com o auxílio do responsável pela PDC do ERP. Porém, esse processo também pode ser executado durante o desenvolvimento da PDC do ERP, já que existe a possibilidade do projeto ser liberado em pequenas partes.

8. Desenvolvimento e definição do servidor do Middleware

A partir desse momento, o desenvolvedor deve começar seu trabalho de fato. Ao longo do desenvolvimento, é bastante provável que bugs e necessidades de ajustes na PDC do ERP surjam. Portanto, o trabalho do lado do ERP não necessariamente acabou na etapa anterior. Finalizado o desenvolvimento, é preciso contratar um fornecedor de nuvem (Amazon, Google, Locaweb etc) ou alocar o Middleware no seu próprio servidor.

9. Testes

É recomendado que os primeiros testes sejam feitos pelo desenvolvedor e responsável técnico. Em seguida, eles passam a ser realizados pelo dono do escopo e pares envolvidos no projeto. O próximo passo é passar o ambiente para produção e deixar uma pequena equipe utilizar a ferramenta por uma semana em situações reais. Caso não haja necessidades de ajustes pontuais, basta depois liberar o uso para a equipe toda.