Mais de 2,5 mil profissionais da CGU passam a usar SharePoint Online da Microsoft

A partir de setembro, mais de 2,5 mil servidores e colaboradores da Controladoria-Geral da União (CGU) – órgão do Governo Federal responsável pela defesa do patrimônio público e combate à corrupção – localizados no distrito federal e nos 26 estados do País, passarão a usar a plataforma SharePoint Online da Microsoft como intranet e principal ferramenta de comunicação interna.

Com a adoção, que contou com o apoio da Brasoftware – uma das maiores e mais tradicionais parceiras da Microsoft no Brasil – no processo de implementação, o órgão tem o intuito de aprimorar o processo de compartilhamento e gerenciamento de conteúdo interno, tornar a intranet mais dinâmica e intuitiva, além de facilitar o trabalho e aumentar a colaboração entre os usuários.

Na nuvem

Como a ferramenta está na nuvem, a TI da CGU não precisará manter servidores disponíveis para suportar a intranet ou se preocupar com algum problema que a deixe fora do ar. “A TI teve um grande benefício com a mudança. Não precisamos mais nos preocupar com investimentos ou manutenção da infraestrutura de TI que era dedicada à plataforma antiga de intranet”, explica Denis Francis, chefe do serviço de prospecção de soluções da CGU.

A ferramenta, que promove o trabalho em equipe, foi escolhida por já fazer parte do pacote Microsoft Office 365 utilizado pela CGU. “Antes da implementação da nova tecnologia, era usado um software livre que, apesar de ter bastante conteúdo e informação, estava desatualizado e defasado. A Ascom, assessoria de comunicação social do órgão, visando modernizar e melhorar o ambiente da intranet, solicitou a troca da plataforma. Como o SharePoint atende a todas as necessidades e tem a vantagem de já ser integrado com os outros serviços da Microsoft como Word, Excel e Power Point, optamos por essa ferramenta”, explica Francis.

Um dos pontos principais para a mudança era tornar a intranet mais acessível tanto para os colaboradores quanto para quem gera conteúdo na plataforma. “O SharePoint é mais intuitivo tornando a criação de conteúdo, incorporação de fotos, vídeos e notícias mais fácil. Mesmo quem não é da área de TI ou comunicação, consegue trabalhar com a ferramenta”, conta Guilherme Fortuna, chefe da Ascom.

O projeto é uma evolução da utilização das soluções Microsoft na CGU. A busca por uma comunicação mais eficiente e unificada foi o que permeou as ações da Brasoftware e da Microsoft no órgão. “Realizamos diversas oficinas de capacitação com dicas e truques, e melhores práticas de adoção. O engajamento dos colaboradores sempre foi positivo, fazendo com que buscássemos inovações para aprimorar o trabalho. Após conversa com a equipe da Ascom, sobre o uso do SharePoint para conteúdo de intranet, apresentamos outros casos de uso, que a Brasoftware já havia realizado utilizando esta tecnologia, e a proposta foi aceita, incrementando a jornada de transformação digital da CGU”, conta Teófilo Machado, gerente de solução da Brasoftware.

Com mais de 30 anos de história, a Brasoftware auxiliou no treinamento das mais de 20 áreas da CGU que utiliza a plataforma. “Contamos com o apoio da equipe da Brasoftware no treinamento das diversas áreas que compõem a CGU como: RH, TI e compras, e nas adaptações de conteúdo para a nova realidade”, afirma Guilherme Fortuna, explicando que “após a conclusão do projeto, espera-se que haja uma diminuição no tempo gasto com a incorporação de conteúdos e criação de seções na plataforma. Cada departamento terá um local para dar visibilidade a seus projetos, permitindo uma colaboração maior dentro do órgão e gerando uma comunicação mais efetiva”, conclui Fortuna.